电子档案管理工作经验总结多篇.docVIP

电子档案管理工作经验总结 ( 精选多篇 ) 第一篇：电子档案管理工作经验总结 随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。 这样以来， 工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。 鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。 一、电子文件归档前的准备工作分析 充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档 案管理 thldl.org.cn 的重要前提。电子文件的非直读性特征决 定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度， 并做好制度的宣传工作， 进而为电子文件的归档、 验收工作提供 可靠的制度保障。 以 cad 文件的归档为例， 归档人员首先要按规 定填写电子文件归档通知单， 通知单上必须有工程负责人、 经手 人以及审核人的签名。 严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了 归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段， 将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。 这样就可以在提高归档质量的基础上， 提高电子文件归档的效率。 由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。 因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。 二、电子文件归档过程中应注意的问题分析 在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、 计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件， 有 ecel 表格、 ) 上和传统档案有差异 电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生 和发展，都会影响电子文件的长期可读性。 税务档案管理部门可 以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份， 但最终的 解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合， 税 务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换， 以通 用、统一的格式存储接收到的电子文件档案， 以便将来计算机技 术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。 （三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同 因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以， 档案管理部门在接收到文件同时， 可以马上给每份文件编制一个 唯一的文件号， 并给出相应的分类号和档案号， 根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具， 方便检索查询信息。 用户只须给出文件分类号或主题词， 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件， 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。 （四）电子文件查询利用方式和传统档案不同 只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员， 工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息， 并要进行借阅登记和缴纳查询费用。 三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响 （一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用 计算机后， 电子文件取代了以往的文字材料， 它是由拟稿者直接 写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办 公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件 与档案之间不再有明显的界限。 纸质档案的管理工作经过长期实 践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制 度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点， 也是文书工作 和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交 档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时 更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的 依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也 不能只是“办理完毕， 具有保存价值”的文件， 还应包括该文件 的读取软件甚至操作系统。 （二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代， 因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需 要，但在当今电子文件的环境中， 文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多