会员礼品管理规定.docxVIP

广西联华超市股份有限公司文件 广联总字［2009］第 号 关于会员礼品的管理规定 第一条 为规范门店会员礼品管理，加强会员礼品的监控，避免公司经营风险，特制定 本规定。 第二条 本规定适用于所有会员礼品兑换门店及配送中心。 第三条会员礼品进销存不进入业务系统，采用手工立帐的方法进行管理。 第四条 所有会员礼品兑换门店及配送中心、 客户管理部必须建立Excel《会员礼品进销 存台账》，涉及会员礼品库存数量增减的分配、调入、调出单据，必须由门店、 配送中心递交客户管理部进行存档，并由客户管理部根据单据进行礼品库存账 面数据的调整。会员礼品账面数据以客户管理部为准，由于门店、配送中心未 上交单据造成的帐实不符、帐账不符，将作为会员礼品盘点盈亏进行相应的处 罚。 第五条 配送中心会员礼品的收货处理： 1、 配送中心设立专区贮存会员礼品，并由资产管理员负责进销存台账。 2、 由会员专管员负责会员礼品的订货，配送中心收货后，根据每次接收会员礼品 的随货单及收货时间，进行《配送中心会员礼品流转表》库存增加的账面调整。 3、 客户管理部会员专管员根据供应商递交的随货单及请款单， 进行客户管理部《配 送中心会员礼品流转表》库存增加的账面调整，调整时间为随货单注明的收货时 问，保证配送中心账面数与客户管理部账面数一致。 第六条 会员礼品的发放： 1、 会员专管员根据门店会员礼品兑换情况及库存情况不定期进行会员礼品的分配， 并以A模“工作请示”的方式由客户管理部审批后向配送中心及门店发布分配 表，进行分货。配送中心及门店通过“工作请示”进行查阅。 2、 配送中心按照分配表发货，并打印《配送中心会员礼品领用单》一式三联， 《配 送中心会员礼品领用单》随货发到门店，门店签收后自行保留一联作为《门店会 员礼品进销存台账》库存调整的凭证，另两联交配送中心收回，其中一联作为配 送中心礼品台帐凭证。另一联在两个工作日内交由会员专管员作为客户管理部台 账凭据 3、 兑奖门店要认真查阅工作请示中的会员礼品分配表， 如有发现配送中心漏送和错 送的情况要及时联系会员专管员和配送中心。 4、 门店在进行会员礼品收货时，必须认真检查其是否届于可正常兑换的礼品，若发 现有破损及质量问题的礼品可拒收，并由配送中心及时联系会员专管员进行处 理。若是由于门店保管不当造成的损失，门店自行承担。 第七条会员礼品的调拨： 1、 会员专管员根据礼品库存分布情况，以发文的形式通知门店进行会员礼品的调 拨。接到通知后调出门店按照发文要求打印调拨单一式三连，联系配送中心完成 调拨。 2、 调拨单需双方签字确认，第一联调入门店存根，第二联调出门店存根作为《门店 会员礼品进销存台账》库存调整的凭证，第三联在完成调拨后两个工作日内必须 由调入门店交到会员专管员处存档，并以此联调拨单作为调整客 户管理部台账 的凭据。 3、 无会员礼品调拨通知，各店不允许进行会员礼品的调拨操作。若门店有调货需求 时，必须电话知会会员专管员，凭客户管理部的调拨通知方可按流程进行调货。 第八条会员礼品的兑换： 1、 兑奖门店必须将会员礼品展示在显眼处， 并标注所需兑换分值及会员礼品展示区 的字样。 2、 顾客必须持身份证及会员卡兑换礼品。门店会员负责人首先核对其身份证及会员 卡姓名，然后进入易客系统消除相应积分才能将会员礼品送出。并告知顾客会员 卡内剩余的积分。并严格填写《门店会员礼品兑换台账》。 3、 门店必须派专人负责会员礼品的库存管理，除兑换时需填写《门店会员礼品兑换 台账》夕卜，每日必须填写Excel《门店会员礼品进销存台账》。 第九条 会员礼品的盘点： 1、每月最后一天由审计稽查部促督门店、配送中心进行会员礼品的定期盘点。为 保证客户管理部账面数的完整，门店、配送中心必须在每月最后一天盘点前， 将所有当期发生的、除自行保留外的全部单据递交客 户管理部进行账面数调 整。 2、 盘点单位首先自行打印出会员礼品盘点表（一式两份），将盘点结果填写完毕后， 必须由初盘人、复盘人及门店店长签字确认其盘点结果，门店、配送中心自行保 留一份盘点表，并丁盘点结束后市内门店 1个工作日内，市外门店3个工作日内 将其中一份盘点表递交会员专管员统计盘点结果， 同时盘点单位必须在盘点结束 后1个工作日内将电子版上传客 户管理部。 3、 会员礼品盘点结果允许相同分值的礼品进行盈亏互抵，非相同分值的会员礼品无 论盈亏均由店长、配送中心经理承担其盈亏结果。盘点结果在盘点结束后五个工 作日内上报客户管理部经理、营运总监签字确认，由人事部负责从责任人的工 资中扣除相应盘点差异金额。 4、 门店及配送中心必须将每月末当天的 Excel《会员礼品进销存台账》打印后，附 上所有当期单据按月进行装订存档，以便进行核查。 5、 审计稽查部配合进行会员礼品的现