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电子文件控制程序 一、目的 二、范围  对公司内所有质量系统文件的编制、审批、发放、修订、废止、销毁等管理作业进行控制，使文件标准化、系统化，为质量管理体系运行提供依据，防止无效及作废文件的使用，起到沟通意图和统一行动的作用。 适用于质量管理体系范围内与文件有关的所有活动。 三、定义 四、职责 五、权责单位 各部门 管 代 各部门  电子文档 技 术 室 综合办公室 质 管 室 No 六、流程 需求 编制  可形成或不可形成纸面的电子文件或记录，如： 3D图纸、影音、仿真等负责外来产品图纸 / 标准 / 技术文件等的管理及有效性评审。 负责行政类文件的行文、传递和管理及有效性评审； 负责质量手册、程序文件和作业文件的管理及有效性评审； 七、作业内容 1.1 各部门依据现行的文件状况每年评审一次，以确定文件：如系统文件不足 / 需修订 / 部门协调用 / 需废 止等情况向文件主管部门提出文件需求； 1.2 文件主管部门报请管代批准后组织实施和文件有关的相关活动。 2.1 编制： 2.1.2 质量管理体系文件编号规定 2.1.1 文件架构以金字塔方式分为下列四阶： 质量手册 Q/D-ZS-2012（年号） 第一阶系统文件 手册 程序文件 Q/D-CX+（条款号） -2012 （年号） 作业文件 Q/D-ZY+（条款号） -2012 （年号） 第二阶程序文件 程序书 质量记录 JL+（条款号） -01 （顺序号） 第三阶作业文件 标准书 记 第四阶记录文件 质量记录 名 称 公司 手册 程序 作业 录 代 号 Q/DZS CXZY JL 2.1.3 部门代码 2.1.4 技术文件编号 技术室 01 作业 / 检验指导书 Q/D.ZJS （作业 / 检验指导书） -XX（序号） - 年号 五、权责单位 No 六、流程 各部门 2 编制 各部门 编写人 修订人 2 修订  车 间 02 控制计划 Q/D.KZX（控制计划） -XX（序号） - 年号 检验室 03 Y—样件，试生产— SS，生产— S。 理化室 04 PFMEA Q/D.PFMEA-XX（序号） - 年号 质管室 05 模具协议 Q/D.MBX（模具技术保证协议） -XX（序号） - 年号 市场部 06 七、作业内容 页 次 第 2页共 3页 2.1.5 文件编制、审核、批准及管理权责表 文件种类 编 制 审 核 批 准 管 理 质量手册 质管室 管 代 总经理 质管室 程序文件 部门主管或指定专人 部门主管 管 代 质管室 作业文件 技术室或指定专人 室主任 / 部门主管 部长 / 管代 / 主管副总 技术室 记录表格 使用部门 依各程序文件及作业指导书的相关规定 质管室 ①编制者不能为审核者； ②当跨部门而主管无法决定时，审核需与相关部门会 编审批的原则 审。 ③第三阶文件当跨不同部门或主管无法决定时，核准者为管理代表。 2.1.6 文件版本 . 修订号：如： A.0 即 A 版未修订； B.1 即 B 版第 1 次修订； C.2 即 C 版第 2 次修订；以此 类推。 2.1.7 编写：编写者于接获通知后 5 个工作日内，编制文件初稿，呈部门主管审核。 2.2 修订：原编写者于接获通知后， 5 个工作日内进行修订；若有需要，得与相关部门研讨修订意见。填写 “更改单” 并说明下列事项：①原文件需修改的页次与叙述；②修改后的叙述；并呈部门主管审核。 2.3 废止：当旧文件不完善或不符现况需求或文件修订篇幅太多，宜废止而编制新的版本。 技术室 废止 2.4 管理：依〝文件收发登记表〞 至各部门收回后， 完成审批手续后， 以碎纸机 / 手工销毁 / 烧毁或划×记 2 以示作废该文件。经废止的文件，若有参考的必要时可不必回收，但必须于文件每一页上盖红色““ 已 质管室 销毁 作废积累知识保存 ”章；纸张背面若有空白处可回收使用的，该废止的文件不可公开参阅并不得作为依 据文件。留存的作废文件应确定留存期限，并要登记、建帐、单独保管。 3.1 审核：相关单位主管于 3 个工作天内，依不同的需求进行审核，若通过，进入流程 4，若未通过，则 回到流程 2 部门主管 3.2 审核要求：确定是否有相同或类似文件，若有，则签注意见并批示不准；若无则可批准。 3.3 临时文件：但若遇以下时机可指定编制暂行文件：①客户暂订的要求；②因急需暂时更动标准；③C研究开发之试作；但临时文件应盖红色 “临时” 印章。 3 审核 技术室 五、权责单位 No 六、流程 主管部门 4 分发/ 补发  技术室接到顾客的产品图 / 技术协议 / 规范 / 更改通知单等文件，应组织相关人员评 评审时间 审，评审不超过 2 个工作周。 完整性、清楚性、有无自相矛盾、顾客