4.3档案管理制度(OK).docxVIP

目的 为加强档案管理，保证文件资料的完整和安全，使公司档案有据可查，便于使用； 档案分类及保管责任人 财务档案 各类财务报表、会计凭证、退税备案、单证备案等各类票据，保管责任人为财务部 单证档案 报关资料、收汇资料、订仓资料等，保管责任人为单证部 人事档案 人事资料，各类协议、员工信息等，保管责任人为人事部 业务档案 这是回传的购销合同、验货报告、进仓通知单、订单样品相关描述规定（如有则附上）等，保管责任人为行政部 档案管理 财务档案 应在第二年1月底前《按会计档案管理办法》将各类财务凭证统一进行整理归档，重要票据及特殊重要的材料存于财务部保险柜内； 单证档案 应在第二年3月底前将各类单证、报关资料立卷并保存至公司××档案室，保管期为3年； 人事档案 应在接收整理后立即归档 业务档案 应不定期整理后立即归档，其中，购销合同保管期限为3年，验货报告保管期限为2年； 各部门保险柜或带锁柜存放各部门的重要文件； 凡属归档范围的文件材料必须收集齐全，内容完整，字迹工整，图像清晰，签字手续完备； 业务档案向总经办移交时应按规定进行，履行交接手续； 借阅规定 本公司各部门有关人员，因工作需要查阅档案资料，应在相关档案所属部门内查阅，不得抄录、复制，不得翻阅、摘抄利用范围以外的档案，若特殊情况需借离保管部门的，需经行政副总审批并办理登记手续； 在查阅档案时，不得任意涂改、撕页、勾划、折角等，要保证档案完整无损，借阅档案后需妥善保管，保持原有形状，暗器归还，不得转借他人或外单位人员查阅，注意严格保密； 档案保管部门正对档案秘密，有权对借（查）阅部门或个人进行询问，属秘密级及以上档案，需总经理或相关副总批准后方可查阅； 档案借阅须严格执行以上借阅规定和公司保密制度，慎防公司重要机密失密； 总经办负责最终解释。