路桥建设公司行政事务管理制度.doc

路桥建设公司行政事务管理制度 第一条 总则 1.为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特制定本规定。 2.本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品发放管理、办公用品仓库管理等。 第二条 档案管理 1.归档范围： 公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。 2.档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。 3.档案的借阅与索取 (1)总经理、副总经理、部门经理、办公室主任借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档； (2)公司其他人员需借阅档案时，要经主管部门批准，并办理借阅手续。 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制；一般内部档案经办公室主任批准方可摘录和复制。 4.档案的销毁 (1)任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料； (2)若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁；一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。 (3)经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。 第三条 印鉴管理 1.公司行政印鉴由办公室主任负责保管。 2.公司行政印鉴的使用一律由部门填写印鉴使用申请表，经总经理签字许可后，管理印鉴人员方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。 3.公司所有需要加盖行政印鉴的介绍信、说明、证明等对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询、存档。 4.公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经总经理签字批条方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 5.加盖行政印鉴后出现的意外情况由批准人负责。 第四条 公文打印管理 公司公文的打印工作由办公室负责。 第五条 办公及劳保用品的管理 办公用品的购置发放 (1)每月月底前，各部、室负责人将本部门所需要的办公用品制定计划提交办公室。 (2)办公室指定专人制定每月办公用品采购计划及预算，经总经理或分管副总审批后，交由办公室负责将办公用品购回，并与办公室相关人员办理清点交接后，由办公室根据实际工作需要，有计划地分发给各个部、室，由部、 室负责人或指定专人签字领回。 (3)除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的，须经分管副总批准方可领用。 (4)公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部、室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作需要。 (5)负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、存购适当、妥善保管。 (6)负责购发办公用品的人员要建立台帐，办理好办公用品入库、出库手续，领用出库一定要由领取人员签字。 (7)办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗，严格按照相关规章制度办事，不允许非工作人员进入库房。 第六条 办公及劳保用品的管理 1.办公物品的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。 2.采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单，与办公室办理交接手续时要当面点清数目，检查包装是否完好，如发现短缺或损坏，应立即拆包清点；如发现实物与入库单数量、规格不符时，保管员应向交货人提出并通知有关负责人。 3. 办公及劳保用品等物品入库后，应当日填写帐卡。 4.严格执行出入库手续。价值较高、数量较大的办公物品出库必须填写出库单，经公司分管副总批准后方可出库。 5.办公及劳保用品等物品一律不得外借，特殊情况须由总经理或副总经理批准，方可办理外借手续。 6.严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、核计准确，不得随意涂改。 7.办公及劳保仓库内严禁吸烟，禁止无关工作人员入内，库内配备必要的消防设施，做到防火、防盗、防潮。 第七条 附则 本规定如有未尽事宜或随着公司的发展谋些条款不适应工作需要的，各部门可提出修改意见交办公室研究并提请总经理批复。 2.本规定解释权归办公室。 用印审批表 日期： 编号： 申请用印部门 　 用印经办人 　 用印主题内容 　 使用印鉴种类 　 份数 　 审批人意见 　 用印登记表 序号 日期 用印类别 用印件主题 用印份数 用印部门 用印人 批准人 备注