试论秘书的协调艺术.docVIP

试论秘书人员的协调艺术 摘 要 协调关系是秘书人员工作的重要职能之一。秘书人员讲究协调艺术是对秘书工作基本方法的创造性运用,是一种高超的处事技巧。本文主要从对秘书协调艺术重要性的认识出发,探讨了秘书协调艺术应把握的基本原则和方式方法。 　　关键词:秘书；协调艺术；原则方法 　 一、秘书人员为什么要把握协调艺术 　　协调艺术在秘书工作中具有十分重要的意义,对秘书人员而言,掌握好并能灵活运用协调艺术是做好秘书工作的基本前提。 （一）有利于更好地确保政令畅通 　　从秘书工作全局性来看,由于人们所处位置和利益关系的不同,对形势发展和工作性质的认识也有差异,在理解和贯彻领导决策过程中,也必然会出现一些认识上的分歧和行动上的不一致,这便需要秘书人员通过协调来统一大家的思想,协调各方行动,以确保决策、政令的顺畅。 （二）有利于更好地提高管理水平 　　伴随知识经济时代来临,传统的管理模式正朝着从单一到系统、从人治到法治、从经验到科学的转变。各职能部门之间、政府与企业之间、企业与企业之间难免利益的差异导致各自为阵、步调不一,矛盾来临,难以尽快解决,就会影响工作效率。秘书部门作为综合部门具有沟通协调的便利条件,不仅上通领导下连基层,而且在机关各职能部门中横向贯通,起着上传下达、下情上传的中介作用。秘书的协调,体现在既能全面领会领导决策对工作的总体计划和各个阶段的重点,又能充分了解执行基层的具体情况及实际存在的困难和要求。及时发现问题,及时实施综合协调,就能有效地确保组织整体和谐运转,减少不必要的内耗,提高整体管理水平。 （三）有利于更好的转变政府职能,改进机关工作作风 　　随着政治经济体制改革的纵深发展,政府行为的重点已转向培养和发展市场上。实践证明,哪一级地方政府职能转变得快,哪里的工作效率就高。市场经济的发展、促进了秘书工作由过去单凭老经验办事向科学化管理转变。各级政府机关转变职能,务必善于吸收现代科学的管理方法,走向规范化、制度化和科学化。纷繁复杂的新形势、新环境,各种利益群体之间的冲突将限制工作效能的提升,秘书部门的协调工作,有利于各部门步调一致、目标统一、上下同步、改进机关工作作风,使政府职能转变真正落到实处。 　 　二、秘书协调艺术应掌握哪些基本原则 （一）善于捕捉有利的协调时机 　　在协调工作中,时机把握得好,可事半功倍;时机把握得不好,则事倍功半。当协调对象精神愉快、工作间歇、心情平静时,容易接受别人的意见和建议。当矛盾显现、条件成熟、是非分明时,上级政策、方针明确时,协调易于取得成功。各相关方面意识到协调需要时,感到共同利益和共同目标的实现必须协调时,协调能够很快取得成效。这就需要秘书人员敏锐地捕捉信息。要具有观察问题、发现问题的能力。要善于发现偶然线索,抓住有利时机和条件,并加以利用,进行协调。 （二）协调活动中要善于换位思考 　　在实际工作中,由于各自所处的位置不同,看问题的角度也不一样,可能产生很大的分歧。在这种情况下,协调人员不要简单地重申和强调自己的看法和意见,要理解对方,使自己和有关人员都平静下来。应该尝试着将自己置于对方的位置,以对方的处境、情感及观点来考虑和解释共同的问题,以期求大同存小异。 （三）协调工作要服从全局　　 秘书人员必须有全局观念。局部服从大局，就是指协调处理全局与局部关系时，必须照顾全局。秘书人员在协调中如果不讲大局，就失去了协调的依据和方向。在实际工作中，许多部门、单位往往容易站在自己的立场上，维护本部门、本单位的利益。因此，秘书在代表领导作沟通协调的工作中，要积极引导部门在工作目标、思想观念和实际步骤上达成共识，把本部门的利益、工作目标与全局的利益、目标结合起来，各部门之间互相协调和适应，不搞自我封闭，摒弃“只管自扫门前雪，哪管他人瓦上霜”的自私狭隘的心理，为全局工作做出贡献。同时,秘书应该设身处地地位部门考虑，作适当的利益平衡，方能稳定大局。 　 　三、秘书人员应如何把握协调艺术 　　作为秘书,要高度重视协调工作,认真研究协调艺术,掌握协调的规律和方法,真正成为领导放心、机关信赖的“协调通”。 （一）大事要“硬”协调 　　大事是对全局起决定作用的中心工作，是主要矛盾在单位建设中的表现和反映。为此，在进行协调时，秘书要力争做到以下三点。首先，要认真贯彻落实上级的“硬杠杠”。在大事的协调处理上，上级的路线、方针和政策都有明确的内容、标准和要求，这是协调时不可逾越的红线。秘书只有做到烂熟于心，才能在协调时认真执行这些硬性规定，准确无误地落实好上级的相关指示。其次，要弘扬不屈不挠的“硬骨头”精神。紧紧依靠规章制度办事，并不意味着所有的问题都会迎刃而解。在协调工作中，秘书经常会遇到一些意想不到的情况。此时，秘书一定要坚定立场，维护规