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11. 根据本部门《归档范围和保管期限表》，准确划分案卷的保管期限。重要文件和一般文件的保管期限判定应准确，尽量减少误差。 六、保管 期限 1. 明确有一名领导分管档案工作，配备兼（专）职档案工作人员，并将档案工作责任纳入其岗位职责，负责本单位文件的立卷归档工作。做好交接，做到人员调整变 动工作不脱节。档案人员队伍相对稳定，人员变换能及时补充，并能及时将调整结一、加强 果报档案室备案。 领导，明 确职责 2. 实行“四同步管理”，把档案工作列入议事日程，在布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。 3. 认真参加学校档案工作有关会议和业务培训等活动。 4. 已归档文件材料不得缺少印件、附件、签发稿、底稿；复函不得缺来文；表彰不得缺少表彰决定；出国考察不得缺少考察报告；审计不得缺少审计报告；转发不得二、归档 缺少被转发件；要求下级单位上报材料的文件，不得缺少各单位上报材料或汇总表 文件齐全 。会议应归档文件材料：纪要、领导讲话、通知、请示、日程、代表名册、交流材完整与归 料等。培训班应归领导讲话、培训通知、日程、名册、证书样式。 档率 5. 归档率：按照本部门当年《应归档材料汇总表》和《归档范围表》收集齐全完整；应当年归档的材料不允许跨年度归档，不可抗力因素形成无法归档的客观原因在“备注栏”写出说明。 6. 同一问题、同一会议文件，必须同时归档。按卷归档的，文件材料数量过多，可三、分类 分成若干卷，但要连续编卷号。按件归档的，同一问题应同时归档，并连续编制件与组卷 号。 7. 组卷按文件材料多少选择与卷脊厚度适宜的案卷封皮。 8. 按照文件之间有机联系、重要程度或时间顺序进行排列。正文在前，附件在后；四、文件 印件在前，签发稿、底稿在后；批复、批示在前，请示在后；结果在前，起因在 排序 后；转发文件在前，被转发文件在后。会议文件排序：请示、批复、通知、日程、名册，会议产生的其他文件按本次会议日程表排序。 9. 卷内文件应顺序编页号，页号书写位置应显著，页号书写要认真。单面文件书写 在页正面的右下角，双面书写的文件在背面左下角。横印 A4或 16开表格，原则上应先将“表头”朝装订线放好，在相应位置编写页号。如果表头位置装订空间小，页 五、编制 脚空白多，则应将页脚朝向装订线，以防装订线压住文字。空白页不编页号；不得页号 出现漏编和重号，不得在字迹中间编写页号。 10. 页号应用铅笔编写，不得使用打号机打印页号，页号书写应清晰准确，一经确定不要涂改。 评分要求 项目 山东农业大学档案工作整理细则 文件责任者可用通用简称，文件标题、日期、页号著录准确，附件不得编件号。七、卷内 除“白头”文件的“文号项”可不填写外，其它各项不得空。无标题文件或文件原目录与文 标题无法反映文件内容的，需另拟标题，自拟标题用 [] 标注。 件著录 13、所有归档文件应在档案管理系统内正确著录。著录完成后应将归档文件逐份上传原文电子版，并与档案原件互为镜像。 破损文件与小页纸应用 A4或16开纸张托底、粘贴。 八、文件 载体与用 15. 归档文件载体和字迹材料益于长期保存，文件反面不得出现与归档文件内容无关 笔 的字迹。用光敏纸接收的传真件，应复印后再归档。修改用笔应用墨汁、炭素墨水或蓝黑墨水书写。不得用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝或红墨水书写。 案卷题名能够确切地反映出卷内文件内容和成分，即责任者、问题、文种三要素 。案卷题名能够概括卷内文件内容，并体现一个完整句式，字数尽量在40字以内。 责任者用全称或通用简称，有上级单位应用上级单位名称，卷内文件作者超过三个，应选主要作者。责任者之间用“、”。 问题部分的拟写，应准确揭示卷内文件所反映的內容，做到概括、准确，文字简九、案卷 练、通俗，问题表述不能超过 4个，问题之间用连词 ( 按“和”、“及”、“与”顺 封面序)。 文种的拟写，应标明卷内主要文件的文种，文种不得出现在标题中间。顺序：第一个文种应是案卷标题中最后一个文件的文种，其次按标题内容顺序标注，文种之间用“、”号。 案卷封面各项内容著录正确、规范。 案卷封面要统一打印。兼职档案员与档案馆约定时间在专用打印设备打印卷皮。 按件归档的文件，系统著录完成后，将档案实体送交档案馆初审；审核通过后， 十、归档 在文件首页右上端空白位置加盖归档章，并填写相关内容。其中，保管期限可分别 章 简写为“永、长、短”。首页右上端无空白位置的酌情左移。 十一、备 23. 需要说明情况必须在《备考表》中注明。所注明情况应用钢笔 ( 蓝黑钢笔水 ) 书写或打印；立卷人、审核人、立卷时间应用钢笔 ( 蓝黑钢笔水 ) 或签字笔填写或用印章 考表 。 文件材料装订后，要做到整齐、美观，下侧基本与案卷封面底边对齐。 A4、16开横印表格文头应朝装订线。 需