客户服务程序办理业主收楼工作.docVIP

客户服务程序 : 办理业主收楼工作 客户服务部负责业主办理收楼手续，以保证业主顺利入住。 办理业主收楼的工作程序主要包括：办理收楼手续、介绍日常服 务、协助用户验收、处理用户资料等。 （一）确认业主办理收楼手续须带备如下资料： 1、发展商发出《收楼通知书》 、《收楼证明》； 2、《广州市房地产买卖合同》原件； 3、本人身份证原件及复印件 ( 如业主未成年请带户口本 ) ； 4、办理入住需交的费用 ( 见附表 ) ； 5、如需委托他人代收楼，请被委托人携带身份证原件和复印 件及收楼委托证明 ( 收楼委托证明须经公证才有效 ) ； 6、联名购房的业主，请一起前来办理收楼手续。 . 若其中一 名业主不能前来 , 则须出示收楼委托证明 ( 收楼委托证明须以经公 证才有效 ) ； 7、未成年业主由法定监护人代办有关收楼手续； 8、如外籍人士，港澳同胞请携带本人护照原件；如委托他人 需有中国司法部门委托办理内地公证文书的香港律师楼开出的 《委托书》或广州公证处开出的授权委托《公证书》 ； 9、公司业主的，需《营业执照》 、《商业登记证》《法人代表 证明》、《法人代表授权委托书》 、《董事会记录（授权委托） 》、公 司印章； 10、凡业主 / 住户每人需两张免冠小一寸彩照交管理处，以便 第 1页 共 4页 日后办理业主 / 住户证。 （二）发给业主相关资料 1、需业主签收的《临时管理公约》 、《业主手册》、《装修指南》、《使用说明书》、《质量保证书》； 2、需业主签订的《区域防火协议书》 、《业主收楼确认书》 、《入 住承诺书》； 3、需要业主填写《业主联络资料登记表》 、《业主 / 住户情况 登记表》。 （三）向业主介绍相关文件 详细解释管理公司各项基本规章制度 ( 包括：用户室内装修规 定、大件物品放行规定、管理费收缴规定、业主证办理规定等 ) 及 各种表格 ( 如《物品放行条》、《动用明火申表》等 ) 的使用方法。 （四）业主须缴纳的费用 1、预缴三个月物业管理服务费； 2、水电周转金； 3、专项物业维修资金； 5、约定的其它费用。 （五）验收 1）客户服务部工作人员与业主到单元验收，将结果记录于《收楼验收表》； 2）业主确认水表、 电表、气表读数， 签收钥匙后， 填写《收楼确认书》； 3）如果单元须进行返修工程或其它需要，业主须填写《遗留工程申报表》、《钥匙托管承诺书》 。 第 2页 共 4页 （五）新业主 / 住户资料的日常处理程序 客户服务部前台助理初审业主、住户交回的资料和文件，并将资料存档。具体文件处理方法如下： 发展商致业主的收楼通知书 --- 原件存档购房合同书 ---- 复印件存档 业主身份证复印件或代办人身份证复印件 ---- 原件存档 （六）操作流程图 办理业主收楼手续流程图（图 1） （七）相关记录 《业主联络资料登记表》 （表 1） 《业主 / 住户情况登记表》（表 2） 《收楼确认书》（表 3） 《锁匙托管承诺书》 （表 4） 《区域防火协议书》 （表 5） 《入住承诺书》（表 6） 《遗留工程申报表》 （表 7） 《车辆出入证登记表》 （表 8） 《收楼验收表》（表 28） （八）客户服务中心业主档案管理规程 客户服务中心业主 / 住户档案管理规程 1、业主 / 住户档案的管理工作由客户服务部物业助理 （前台） 负责。 2、客户服务部物业助理（前台）将当日的业主 / 住户资料、 往来文件按房号归档。 第 3页 共 4页 3、小区业主 / 住户资料按单元一户一档建立，统一存放在业 主/ 住户资料文件柜内。 4、业主 / 住户档案内存放现有用户资料，产权转让原业主资 料另造册存档。 5、每个业主 / 住户档案的排列顺序为：按其发生时间排列， 如下： A、业主收楼通知书 B、业主 / 住户联络资料登记表 C、业主 / 住户身份档案资料（业主 / 住户身份证复印件） D、业主 / 住户情况登记表 E、单元验收表 F、收楼确认书 G、锁匙托管承诺书 H、区域防火协议书 I 、入住承诺书 J、质量反馈表 K、装修申请表、装修各类表、图 L、装修整改通知书 M、管理处发客户函 N、其他资料 6．客户服务部物业助理（前台）每月根据业主的联系途径、 联系人等变更情况，及时更新档案内业主资料。 /P 第 4页 共 4页