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参观交流接待工作办法 　　 　 体系文件 名 　称 工作指引 编 　号 　文件标题 参观交流接待工作办法 　1.0 目的 规范公司各部门/科室参观交流接待的操作，体现规范化的管理与良好的企业形象。 　2.0 适用范围 适用于公司及各部门/科室的参观、交流接待管理。 　3.0 职责 部门/岗位 工作内容 人力资源部职责 负责公司层面各类接待和参观交流工作的具体安排与组织。 　负责为其他部门组织的一、二级参观接待提供协助。 　各部门/科室/科室职责 各部门/科室负责本部门各类接待、参观和交流的具体安排与实施。 　4.0 定义 　 无 5.0 方法和过程控制 5.1 接待级别 接待级别分为一、二、三级： 　一级：各级政府重要官员、公司重要客户的主要负责人、重要企业高层领导的接待 、重要项目招标方组织的考察； 　二级：一般政府官员、同行企业领导、关联企业人员及其他社会团体的接待； 三级：公司或各部门/科室/科室业务往来的日常接待。 　5.2 接待级别的确定 人力资源部参观接待负责人根据参观、交流或外来人员的具体情况确定接待级别，一级接待需报人力资源部负责人审批。各部门/科室可根据参观接待所确定的接待级别安排具体接待工作。 　5.3 接待准备 5.3.1 人力资源部接到一、二级接待信息后，准备所需的欢迎标识、资料。 　5.3.2 一、二级接待如需参观医院，人力资源部参观接待负责人需填写《参观接待登记表》以邮件/电话形式，至少提前一个工作日通知医院相关科室按参观接待标准做好现场接待准备。 　5.4 　接待实施 5.4.1.接待地点在公司的，按以下程序进行： 　A．一级接待 ①前台工作人员提前 1 小时提醒办公区/各科室内所有人员，做好办公环境整理、保持环境清洁。 　②前台工作人员负责提前 30 分钟将欢迎标识放置于指定位置，人力资源部相关工作人员提前 10 分钟将相关设备（电脑及投影仪）调至待机状态，准备公司简介、画册等接待所需资料，并提前 10 分钟调试好接待室的室内空气温度，如室内有异味应提前半个小时进行 　气味处理。 　③客人到达前 5 分钟通知公司相关接待人员到正门口迎接。 　④前台工作人员提前 10 分钟将走廊及公司门厅的照明灯全部打开，并检查该区域环境卫生，发现问题及时提醒保洁员处理或自行处理。 　⑤前台工作人员和保洁员提前 15 分钟将会议接待所需的名牌、果盘、茶点、烟灰缸等物品摆放整齐，同时接待负责人应到接待室检查现场布置情况，特别应重点检查主、客位的名牌位置及摆放顺序。 　⑥后勤司机接送参观人员时，应主动上前为客人开启车门，示意客人“请”；若到访客人自备车辆，则由后勤司机安排客人的车辆按指定位置停放，车辆停放后，前台工作人员应热情安排客人司机在大厅接待处休息并备好茶水。 　⑦接待完毕后，由现场最高负责人及相关人员欢送参观人员直至离开公司。 　B．二级接待 ①前台人员提前 10 分钟将门厅照明灯打开，来访客人到达公司大堂时，应及时通知接待人员到大堂迎接客人。 　②人力资源部相关负责人员提前 15 分钟将电脑设备安装并调试好，准备所需资料（简介、画册等）。 　③前台工作人员及保洁员提前 20 分钟将会议所需名牌、果盘摆放整齐。 　④相关部门接待负责人按指定的接待路线带领客人参观；接待结 　束后，接待人应将客人送至正门离开。 　C．三级接待 ①客人到达公司大堂，前台人员应礼貌地询问客人的要求，让客人在接待大厅等待，并及时通知接待人员。如属简单业务交谈，接待人员可到洽谈室接待，一般不得将客人带入办公区，以免影响其他人办公。 　②客人需要参观公司办公区的，在不妨碍其他人员办公的情况下，由接待人员负责安排参观。 　③接待结束后，接待人应指引客人从正门离开。 　D．重要招标项目招标方现场考察接待 ①接待实施按 5.4.1（A）程序及要求进行。 　②人力资源部接到重要招标项目招标方现场考察信息后，应提前半天以上通知公司在岗全体人员，提出相关 BI 要求及注意事项。 　③若考察人员询问非参与项目投标人员或参与接待人员有关公司问题，被询问人员应礼貌大方，对基本的简单的问题可作简洁的回答，对把握不准、理解不透或涉及公司发展战略、经营方针、人事变动、薪酬标准等问题可委婉不予正面回答或请客人询问人力资源部/运营中心。 　5.4.2 接待地点在医院业务开展区域的由接待部门参照此实施程序。 　A．人力资源部接待负责人接到来电、来函、上门要求参观时，应了解参观部门/科室名称、人数、参观时间、路线、联系人及联系 　方式等，根据来访人员的职位、重要性确定参观级别，确定是否予以安排参观。如接待需填写《参观接待登记表》以邮件/电话形式至少提前一个工作日通知相关部门/科室负责人。 　B．各部门/科室应制定参观路线和参观介绍词，并报人力资源部备案。各部门/科室应