机关办公室接电话礼仪和技巧实用.docxVIP

PAGE PAGE # 机关办公室接电话礼仪和技巧实用 作为一名机关人员，就必须要了解接听电话和打电话的礼仪技 巧，避免一个不小心闹笑话哦！下面是 为大家整理的机关办公室接 电话礼仪和技巧，希望能够帮到大家哦！ 1.打电话 在打电话之前，请做一下准备，将所要说的问题和顺序整理-下, 这样打起电话来就不会罗嗦或遗漏。 拨通电话后，应当先自报家门和证实一下对方的身份。 如果你找 的人不在，可以请接电话的转告。这时可以先说一句： “对不起，能 不能麻烦你转告XXXhellip;hellip; ”然后将你所要转告的话告诉 对方，最后向对方致谢，并且问清对方的姓名。切不要“咔嚓”一声 就把电话给挂了。即使你不要求对方转告，你也应说一声： “谢谢， 打扰你了。” 如果你打的电话是要通过总机转接的，应对总机值机员说一个 “请”字，“请转XXX分机”。 打电话的时间，要考虑到对方是否方便。最好在早上八时后及晚 上十点前，午间最好也不要打电话。 打电话时，要适当控制声音和语气，不可大声嚷嚷，高声笑谈， 也不能一惊一诧，也不能鬼鬼祟祟，无端吸引他人注意，影响他人工 作。话筒要轻拿轻放，不宜用力摔挂。 PAGE PAGE # 2.接电话 当听到电话声响起时，应迅速起身去接，拿起昕筒，可先自报一 下家门：“您好!这儿是XXX部门，请讲。”作为接话人，通话过程中 要仔细聆听对方的讲话，并及时作答，给对方积极的反馈。通话结束 时，接话人应等对方挂上电话后再放下话筒。 如果电话找其他人，应弄清对方是谁，找谁，以便与其联系，并 告知对方“稍等片刻”，并迅速找接话人。如果呼喊距离较远的人， 可用手轻捂话筒，然后再呼喊接话人。如果接话人不在，打电话的人 要求你转告的话，你应做好电话记录，记清：1?打电话者的姓名、单 位;2?转告的具体内容；3.是否需要回电，以及回电号码、时间；4?对方 打电话时的日期、时间。记录完毕后，最好向对方复述一遍，以免遗 漏或记错。 同时有两个电话接待，而办公室内只有一人时， -般可先接听首 先打进来的电话，向其解释并征得同意后，再接昕另一个电话，并让 第二个电话留下电话号码，告之稍后主动与其联系。然后再迅速接昕 第一个电话。如果两个电话中有一个较另一个更为主要， 则应先昕重 要的一个，一般先听长途再昕市内的、先昕紧急的再昕一般的。切不 可同时昕两个，与一个交谈，而让另一个在线上空等。 当接到拔错的电话时，应礼貌地告诉对方“您打错了” ，对方若 说“对不起”，你可以回答“没关系，再见！” 机关办公室接电话技巧及时接听 接电话时，电话铃一响，无其他特别要紧的事情，都应主动接电 话。一般电话铃响3下，必须接电话。拿起话筒后，应立即说“您好！” 然后通报自己的单位名称，根据情况还可报上姓名，如“这里是 times;times;times; 组织部办公室，我是小冯”。电话铃响了较 长时间后才接电话，应首先向对方致歉：“您好，对不起，让您久等 了。”如果接到拨错的电话，应当客气地告诉对方打错了，不要使对 方尴尬。 文明应答 对方打来电话，一般会自己主动介绍。如果没有介绍或者你没有 听清楚，就应该主动问：“请问您是哪位？我能为您做什么？您找哪位？” 当对方说明要找的人后，应说“请稍等”，然后找受话人。如果受话 人虽在，但有事无法分身，可礼貌地向对方解释并提出建议，以免浪 费对方时间，如“王先生现在正忙，您过 5分钟再来电话吧？”如果 对方要找的人不在，可以礼貌地解释并提出建议，如“王先生不在（不 在的原因），我能帮您什么忙吗？” 认真倾听 在接电话的过程中，应避免打断对方的讲话，可视情况用“嗯”、 “是的”、“对”、“知道了”等作答。没有听清听懂，致歉后再请求对 方重复。对重要的内容应记录，并请求对方重复确保无误。在电话交 谈结束时，应谦恭地问一下对方：“请问您还有什么事情吗？”当确认 对方已经讲完之后，方可结束通话。挂电话时，切忌没有致结束语就 挂机或是挂机动作突然、用力过大，使对方产生误解。 接听细节 从拿起听筒到放听筒，整个过程都有礼仪规范，不可疏漏任何一 个环节。接听电话时，应注意嘴和话筒保持 4厘米左右的距离；要把 耳朵贴近话筒，仔细倾听对方的讲话。讲话时，声音不宜过大或过小， 吐词清晰，保证对方能听明白，绝不能叼着香烟、嚼着口香糖。要多 用“您好”、“请”“谢谢”、“对不起”、“不客气”等文明用语，而不 能用失礼的“喂”来称呼对方；当对方要找的人不在时，接电话人也 不要主动打听对方的来意。 —IrrT 声曰亲切 拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现 在脸上，它也会藏在声音里。你在微笑，电话就会传递你的微笑 ；你 是快乐的，电话也会传递你的快乐。亲切、温情的声音，会让对方对 你产生良好的印象。如果绷