智能卡管理工作规程.docxVIP

HZ-WF(KF)-WI-01 智能卡管理工作规程 1.0 目的  作业手册 版本状态： B /0 发布日期： 2017年 11 月 1日 规范智能卡办理流程，为业主（住户）提供更好的服务。 2.0 范围 适用于惠州公司各物业服务中心的智能卡管理工作。 3.0 术语及定义 智能卡：通用于小区门禁系统、停车场系统的智能 IC 卡。 4.0 职责 4.1 物业服务中心（前台）负责智能卡办理、授权、发放及资料管理。 4.2 客服主任负责智能卡申请审批及停车卡授权和收费情况的核查。 4.3 项目财务负责费用的收缴，并每月对月卡收费和授权情况进行核查。 4.4 分公司行政职能负责对接物业公司内部员工及外单位车辆停车卡登记、办理、回收工作。 4.5 秩序维护部负责智能卡的核实及临时卡的管理。 5.0 工作规程 5.1 工作要求与内容 5.1.1 智能卡申请办理只能为业主，非业主申请办理的须得到业主书面授权同意方可办理。 5.1.2 若是租户办理智能卡，应先查明是否办理租户资料登记表，如有办理租户登记应先与业主 确认后方可办理，没有办理租户资料登记表应先办理登记后，再办理智能卡。 5.2 智能卡办理流程 控制环 业主 租户 车位使用人 内部人员 节 制作 申购智能卡按采购程序报批，新制作的空白智能卡由指定专人保管。 领用 客户服务部根据需要领用智能卡，并完善领用、核销登记手续。 建账 领用的智能卡均应在进行登记、编号，确保每张智能卡编号的唯一性。 核实业主资料， 凭房屋租赁合同和 发卡 确认业主或家属 租户身份证复印件 身份，并登记。 核实身份， 并登记。  业务部门与购买车位 （长租车 位）、租用车位的客户签订 《车位 服务协议书》《车位租用协议书》 需部门负责人 后方可办理发卡。 需由车主本人办 审批授权，并 理，非本人办理需出示车主书面委 登记。 托和行驶证， 并向车主核实， 作好 登记。 第1 页 共4 页 HZ-WF(KF)-WI-01 智能卡管理工作规程  作业手册 版本状态： B /0 发布日期： 2017年 11 月 1日 授权时效不超过 1 授权时效不超 授权时效不超过 过 1 年，到期 授权延 年，且不超过租赁 3 年，到期前重新 授权时根据协议约定期限， 到期前 期限，到期前重新 前重新核实并 期 核实并登记后办 重新核实并登记后办理延期。 核实并登记后办理 登记后办理延 理延期。 延期。 期。 挂失解 核对本人身份和登记信息后办理。 挂 注销 智能卡损坏、遗失等应及时注销并登记。 回收 内部员工工作变动不再需要智能卡时，应及时收回取消授权，并作好登记。 注： 1）住户、租户等外来单位工作人员、内部员工发卡情况应分开登记。 2）发卡后应告知领卡人使用方法、使用期限及卡丢失后及时挂失等注意事项。 3）房屋产权转移，智能卡应及时变更登记资料。 4）车场卡应严格执行“一车一卡”制度。 5.3 门禁系统密码控制 5.3.1 大堂门、 单元门的开启密码物业服务中心每季度更改一次， 更改后的新密码应提前一周发 到住户信箱或电话、短信通知； 5.3.2 新密码不得以张贴或公告形式通知。 5.4 钥匙、智能卡管理要求 5.4.1 部门须指定专人 / 岗位对钥匙、智能卡的保管、领 / 借用等进行日常管理； 5.4.2 钥匙、智能卡管理过程须同步更新、维护电子台账； 5.4.3 部门指定的专人 / 岗位每季度对管理钥匙和客户钥匙进行一次盘点，核查钥匙数量、领 / 借用、损配及实物管理情况等，并不覆盖存档； 5.4.4 部门指定的专人 / 岗位每季度对智能卡进行一次盘点，核查智能卡数量、登记信息、领用 及当前实际状况，与智能卡管理系统保持一致，并不覆盖存档； 5.4.5 部门负责人应至少每季度对钥匙、智能卡管理情况进行一次检查，检查应留存记录。 6.0 记录表格 6.1 《智能卡发卡 / 异常情况登记表》 6.2 《智能卡季度整理表》 第2 页 共4 页