房地产公司公文管理办法模版.docx

公文管理办法 总 则 为使本公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化,特制定本办法。 公司公文是公司在经营管理和市场开发过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展规范化、科学化经营管理活动的重要工具。 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 公文管理工作必须严格执行有关保密制度，确保企业机密。 公司综合部是公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作。 公文种类 公司公文种类主要有： 决定、决议：对重大事项或行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。 通知：发布规章制度，转发上级和不相隶属部门的公文，传达要求下级各部门办理和需要周知或者执行的事项，人事任免等用“通知”。 通报：表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。 报告、请示：向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”；向上级请求指示、批准，用“请示”。 批复：答复下级请示事项用“批复”。 会议纪要：记载、传达会议情况和议定事项，用“会议纪要”。 函：对不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请示批准和答复审批事项，用“函”。 工作计划：进行本年、季、月、周工作安排用“工作计划”。 公文格式 公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程序、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。 （一）公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 （二）发文字号，包括本公司（部门）代字、年份、序号。联合行文应将主办单位排列在前，只标明主办单位发文字号。 （三）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。 （四）秘密公文应分别标明密级（“绝密”、“机密”、“秘密”）和保密期限。 （五）紧急公文应分别标明“特急”、“急”。 （六）主送单位指公文的主要受理机关，应使用全称或规范化简称、统称。 （七）公文如有附件，应注明附件顺序和名称。 （八）成文日期以负责人签发的日期为准。 （九）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应使用全称或规范化简称、统称。 （十）文字从左至右横写、横排。 公文用纸由公司综合部根据国家要求统一格式，左侧装订。张贴的公文，用纸大小，根据实际需要确定。 发文办理 公司内设机构（各部门）不得对外正式行文。 发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。 草拟公文应当做到： 符合国家法律法规和公司规章制度、规定。如提出新的政策规定，应加以说明。 情况确实，观点明确，表述准确，内容全面，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应写明具体的年、月、日。 结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 拟制公文，由具体分工的业务职能部门负责起草，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。当各方意见不能统一时，应报请上级领导协调或裁定。 公文送负责人签发前，须由综合部进行审核，确定行文是否必要、妥当及符合要求。 以本公司名义制发的上行文，由公司董事长或总经理签发；以本公司名义制发的下行文或平行文，由总经理或总经理授权的其他负责人签发。 公文正式印制前，综合部应进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备、附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 收文办理 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、承办、催办等程序。 收到公文，综合部应当进行登记并审核，及时提出拟办意见送负责人批示或交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。 审批公文时，对有具体办理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和签批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有办理事项的，圈阅表示已阅知。 送负责人批示或者交有关部门办理的公文，综合部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，防止漏办和延误。 公文归档和管理 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档公文应根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，保证公文