XH-CX-001文件管理程序.docx

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江阴鑫辉太阳能有限公司 文件管理程序 编号:XH-CX-001 版本:A/0 编制人/日期: 审核人/日期: 批准人/日期: 2010-08-16 发布 2010-08-28 实施 江阴鑫辉太阳能有限公司发布 文件制/修订记录表 制/修订日期 制/修订后 版本号 制/修订内容 制/修订人 审核人 2010-8-16 A/0 初次制定 口牡 吴芳 陈斌 需要参加培训部门: 会签部门 生 产 部 工 艺 部 设 备 部 质 量 部 动 力 部 生 产 计 划 研 发 部 人 力 资 源 部 采 购 部 物 流 部 安 环 部 销 售 部 行 政 部 网络信息部 财 务 部 企 管 部 1目的 为建立对本公司关于质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理体系文件的管理,使所用的相关文 件均能被有效的控制,达到文件对实际操作的适宜性、文件管理的一致性、文件更改的可追溯性等目的,从 而实现质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系的政策与目标,确保其有效进行。 2范围 本程序适用于质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理体系的所有文件,其编制、审核、会签、 批准、下发、更改、作废、销毁、管理及保存等作业,按照本程序执行。 3相关文件 4定义 DCC : Document Control Center (文件控制中心)英文首字母缩写简称。 手册:质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系的范围 ,质量管理体系/环境管理体系/职业 健康安全管理体系方针和目标, 以及质量管理体系/环境管理体系/职业健康安全管理体系职责和权限 。 程序:为完成某项活动所规定的方法。 程序文件:描述程序的文件称为程序文件。 作业规范:在各程序运行中使用的操作规范、材料技术规范、作业指导书、控制计划等。 表单:用来作为工作内容、测试结果、改进措施和效果等的记录。 外来文件:供应商/顾客提供的资料等。 5职责 最高管理者负责质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理体系手册的批准。 管理者代表负责组织质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理体系程序文件的会签。 各部门负责相关文件的编制、签核、更改和使用等流程。 DCC负责有关文件的受控、下发、回收、销毁等管理流程。 6环境 无 7职业健康安全 1/6 文件分类以及编制 管理体系文件分类 体系文件由四个层次组成,即:管理手册、程序文件、作业文件和记录。 管理手册是对江阴鑫辉太阳能有限公司管理方针及管理体系的整体描述, 是实施和保 持体系的正常运行应长期遵循的纲领性文件。 程序文件是实施管理方针、 目标、指标的具体措施,是对产生质量/环境/职业健康影 响的活动进行策划和管理的基本文件,是管理手册的支持性文件。 作业文件是实施程序文件所涉及的具体活动的描述,是程序文件的支持性文件。 记录是验证管理体系的运行结果是否达到预期目标的客观证据, 是体系有效性的可追 溯证明文件。 文件的编制 各部门根据质量管理体系 /环境管理体系/职业健康安全管理文件的要求 ,为确保过 程的有效策划、运行和控制而编制文件。 编制部门在编制文件之前填写《文件增减 /更改申请表》批准后,方可编制文件。 文件的编制格式根据 DCC合出的模板,参考文件编制模板,由 DCC统一管控。 文件的编号体现出该文件的类别、层别、所属要素,具体编号方法如下。 管理手册的编码规则 XH-SC- XXXX I 发布年份 I管理手册 鑫辉太阳能有限公司 程序文件的编码规则 顺序号(三位数字)鑫辉文件能有限公司作业文件的编码规则XH-CX- XXX8.1.2.4.3XH-XX-XXX顺序号(三位数字)部门代码鑫辉太阳能有限公司顺序号(三位数字)部门代码鑫辉太阳能有限公司电池部XHC-XX- XXX 顺序号(三位数字) 鑫辉文件能有限公司 作业文件的编码规则 XH-CX- XXX 8.1.2.4.3 XH-XX -XXX 顺序号(三位数字) 部门代码 鑫辉太阳能有限公司 顺序号(三位数字) 部门代码 鑫辉太阳能有限公司电池部 XHC-XX- XXX XHM-XW XXX 顺序号(三位数字) 部门代码 鑫辉太阳能有限公司组件部 部门代码 NO. 部门 代码 NO. 部门 代码 1 动力部 FC 9 设备部 EQ 2 行政部 AD 10 生产部 MF 3 安环部 SE 11 销售部 SM 4 采购部 PU 12 财务部 FN 5 工艺部 PE 13 物流部 LG 8 网络信息部 IT 14 人力资源部 HR 7 研发部 RD 15 质量部 QA 8 企管部 EM 16 生产计划 PP 记录的编码规则 记录编号由文件的编号加顺序号两部分构成。 文件名-RXX I 顺序号(两位数字) 定义记录的文件名(手册,程序或作业文件) (

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