汽车配件采购作业流程.docVIP

采购管理制度及操作步骤 一、 目标为了深入加强企业制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制无须要开支，确保采购工作正常化、规范化，特制订此制度。二、 工作程序（一） 采购标准1.采购是一项关键、严厉工作，各级管理人员和采购经办人必需高度重视。2.采购必需坚持“秉公办事、维护企业利益”标准，并综合考虑“质量、价格”竞争，择优选择。3.配件采购应尽可能采取月结方法为付款条件和供给商洽谈。 （二）采购申请1.采购之前，采购经办人依据所购物件品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。 2.紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，方便立即处理。3.若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成无须要损失。（三）采购步骤 1、询价、比价、议价 （1）经办人员应对厂商报价资料进行整理并经过深入调查分析后，以电话或其它联络方法向供给厂商议价。 (2)通常最低采购量超出请购量，采购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确定后上报。 (3)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间缓急，并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料，需精选三家以上供给商进行产品书面比价，经分析后进行议价，议价结果书面上报主管领导。 (4)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按通常采购程序优先办理。 2、订购 (1)采购经办人员接到经同意“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供给商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”，材料需按款号标明分包包装。 (2)各采购经办人在采购之前必需把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。 (3)采购物料定单必需写上企业统一要求PO单号报总经理审批后复印一份交和财务。3、整理付款 （1）材料仓库应根据已办妥收料入库单单，经和供给商送货查对无误后，于第二日将原始单送会计部门。 （2）缺交应补足者，请购部门应依据实收数量，进行整理付款。 （3）超交应经主管同意后，才能依据实收数量进行整理付款，不然仅依订货数付款。 (四)采购经办人职责1. 建立供给商资料和价格统计。2. 做好采内参市场行情常常性调查。3. 询价、比价、议价及定购作业。4. 所购物品品质、数量异常处理及交期进度控制。5. 做好平时采购统计及对帐工作。（五）采购方法通常情况，采购部门依材料使用及采购特征，选择下列一个最有利方法进行采购： 1．集中计划采购：凡含有共同性材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。 2．长久报价采购：凡常常性使用，且使用量较大材料，采购部门应事先选定供给厂商，议定长久供给价格，同意后通知请购部门依需要提出请购。 3.未经企业主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供给商；如有更适合供给商而需要替换原供给商，采购部必需提交书面变更供给商陈说材料，取得书面同意后方可变更。 4.询价、议价结束后，需企业主管领导书面同意方可定价，不然企业不予认可价格；由此引发后果由责任人负全责。 5.采购作业协议签署由企业指定或授权委派专员负责，不然视为无效。 6.工程等大额材料协议签署由分管采购副总经理以上级她人员办理。 （六）采购实施1.“物品申请表”同意签字且到财务部立案后，办理借支采购金额或通知财务办进汇款手续。2.采购人员按核准“采购定单或物料申请表”向供给商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.全部采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。（七）采购付款方法1.物品采购不管金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，总经理核准签字后方可报销。 2.物料采购付款必需见供给商提供送货单及本企业开出入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。（八）采购经办人行为规范1. 采购人员应本着质优价廉基础标准，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。2. 采购经办人应尽职尽责，不能接收供给商任何形式馈赠、回扣或贿赂；若因严重渎职或违反标准作出不合适行为者，给解聘，情节严重者提交公安机关处理。三、附采购步骤图： 企业生产物料采购步骤 采购定单审批步骤 采购部人员填写企业采购定单并编号”财务部同意采购部門主管同意 采购部人员填写企业采购定单并编号” 财务部同意 采购部門主管同意