办公区域S管理与执行统一标准.docVIP

修订版次 修订内容 生效日期 A0 第一次发放 - A1 第一次修订 - A2 第二次修订 - 办公区域7S管理和实施标准 部门 审核 署名 日期 发放 文件编号 编写人/部门 控制章区 总经理同意 第 PAGE 1页 共 5页 FRM-QMD-001-A0 1．目标 为落实企业办公区域7S管理和控制工作，提升企业整体形象，提升工作效率。 2．适用范围 本措施适适用于企业办公区域。 3．职责和权限 企业全体人员及各办公区域责任部门。 4．内容 4-1、区域划分 办公大楼二层全部划为办公区域，具体为大、小会议室，培训室，阅览室，样品室，试验室，业务部，财务部，电房（网管中心）。其中不包含董事长室，总经理室，各副总办公室，总经办，外联部。 4-2、区域管理 4-2-1、 □本部门前一月或前数月内多种统计，报表等装订成册保留，为便于保留、查阅及追溯，要附上封面。封面内容最少应包含名称，部门，时间（X年X月），编制人及审核人等相关信息，并放置于指定区域。若文件数量较少(如一月一张)可按三个月或六个月时间进行整理。若因为本部门保密需要可不附加封面。 □文件柜内文件夹按从大到小，由高到矮次序依次排列，文件夹侧面贴上标签，注明文件名称，如：XX作业指导书，XX程序书等。标签大小、长短要和文件夹侧面大小、长短相符。标签字体一律为“宋体”，上下侧各留部份空白距离，文件夹内第一页要有本文件夹文件清单，并注明在第几页，对应地在每份文件第一页贴附小标签注明页数。若因为本部门保密需要可不附加标签。 □文件柜要注明使用部门，便于其它部门人员查找相关文件。若文件柜放置在单一部门由该部门使用则不需张贴文件柜使用部门。 □文件柜顶部不许可放置任何物品，不许可有灰尘。 □取用文件后，文件柜门随手关闭。 □带玻璃门文件柜内除了放置纸质物品，本部门珍贵物品，样品，测试仪器及治具外，其它物品一律不许可放置。放置物品时不可零乱无章，做到整齐、有序，取用方便。标准是一个间隔放置一个物品。 □较重文件放在文件柜下层，轻文件放在上层，避免文件柜受压变形。 □数量较多未使用空白表格，A4纸等纸质材料放在文件柜下层，数量较少者可用单独文件夹夹取，放置在文件柜上层。 □文件柜、文件夹、办公设备等标签在张贴时注意张贴牢靠，起翘面积不可超出总面积十分之一。 □文件柜内书刋，资料，规格书，产品目录等按从大到小，从高到矮，从厚到薄次序依此放置。 4-2-2、办公桌管 □桌面、座椅、办公设备、用具等不可有灰尘。 □笔、便签纸等小型办公文具不使用时放置在笔筒或办公桌托盘内，不可散放在桌面。 □个人使用手机能够放置在桌面上，关闭铃声，使其处于振动状态。 □饮水杯、矿泉水瓶等许可范围内饮水及容器放置在办公桌旁矮柜上。 □个人使用物品如纸巾等放置在抽屉或柜子里。 □横排文件框要求上层放置已处理文件，中层放置在处理文件，下层放置待处理文件。竖排文件框注明各隔层放置文件类型，易弯折文件要用类似票据夹文件夹夹好。 □电脑主机依据办公桌卡位位置不一样而不一样，显示器则放于办公桌中间位置。 □台历，电话机，笔筒，计算器，装饰用花卉等办公和装饰用治具依据办公卡位朝向放于桌面右边(或左边)位置，保持整齐，有序，不可零乱放置。 □办公座椅在离开时要放置整齐，挨近桌边放置。 □电脑使用电源插板要安装于离地面一定高度位置。多种线路要用扎带捆扎，保持整齐。线途经长要将其卷起，不可散放。 4-2-3、 □办公室人员要求坐姿端正，不可翘二郎腿，不可大声喧哗，更不能在办公场所和同事争吵。 □上班时间必需穿着企业要求服装，按企业要求佩戴厂牌(具体实施措施参行政部制订相关制度）。 □办公区域不许可穿人字拖，和工鞋类似拖鞋，工鞋及静电衣。 □在和她人交谈（或通电话）时要使用一般话，并注意音量大小。说话时尽可能使用诸如“你好”、“请”、“谢谢”、“劳驾”等礼貌用语。 □打呵欠时请用手遮挡，看见地板上有纸屑等杂物请弯腰捡起放于垃圾篓，有同事文件掉落地上也请帮忙捡起归还。 □有电话响起无人接听时，由最靠近电话同事进行接听，记下来电人姓名，部门及事由，立即转告当事人。 □和同事一起行走时，不许可勾肩搭背，保持企业整体形象。 □在指定吸烟区吸烟，并将吸剩烟头熄灭后放于指定容器内。 □垃圾篓用黄黑线进行划线定位，并套上垃圾袋，假如垃圾桶已满则下班时将其清理。 □个人衣服要叠好放置，静电衣一律放于企业指定鞋柜，其它衣服放于柜子或抽屉里。 □中午下班或短暂离开所在办公区域(出办公室)时，将电脑显示器电源关闭，晚上下班后如无特殊情况，一律将主机和显示器电源关闭。人员中途离开较长时间(超出3小时)须将电脑主机及显示器电源全部关闭。饮水机、打印机等在下班无人使用时必需关闭电源。 4-2-4、 □办公区域看板保持整齐，过时信息立即清除。看板悬挂在墙上，