缺陷产品召回档案管理规范2021-山东.docVIP

ICS FORMTEXT 03.120 FORMTEXT A14 FORMTEXT DB FORMTEXT 37 FORMTEXT 山东省地方标准 DB FORMTEXT 37/T FORMTEXT XXXX— FORMTEXT XXXX FORMTEXT FORMTEXT 缺陷产品召回档案管理规范 FORMTEXT Specification for management of defective products recall archives FORMTEXT （送审稿） FORMTEXT FORMTEXT XXXX - FORMTEXT XX - FORMTEXT XX发布 FORMTEXT XXXX - FORMTEXT XX - FORMTEXT XX实施 FORMTEXT 山东省市场监督管理局发布 DBXX/ XXXXX—XXXX PAGE 12 目次 TOC \h \z \t前言、引言标题,1,参考文献、索引标题,1,章标题,1,参考文献,1,附录标识,1,一级条标题, 3,附录章标题, 3 前言 2 1　范围 3 2　规范性引用文件 3 3　术语和定义 3 3.1　归档文件 3 3.2　整理 3 3.3　缺陷 3 3.4　召回 3 4　档案管理基本要求 4 5　档案分类及内容 4 6　管理要求 5 6.1　档案立卷 5 6.2　档案编目 5 6.3　档案保存 5 6.4　档案借阅 6 6.5　归档电子文件 6 附录A（规范性附录）　档案分类及编码 7 附录B（规范性附录）　档案卷宗封面 9 附录C（规范性附录）　缺陷召回信息表 10 附录D（规范性附录）　卷内目录 11 附录E（规范性附录）　备考表 12 前言 本文件按照GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。 本文件由山东省缺陷产品召回标准化技术委员会提出并归口。 本文件起草单位：山东省市场监督管理局、山东省标准化研究院、山东省产品质量监督检验研究院。 本文件主要起草人：孙莹、李明、苏本玉、肖雅楠、许世明、刘欣欣、杜娟、高青、于振、魏洁、李晓蕊。 缺陷产品召回档案管理规范 范围 本文件规定了山东省缺陷产品召回档案的收集、分类、归档、卷宗制作、查阅、保管等。 本文件适用于山东省缺陷产品召回技术机构缺陷消费品召回活动档案资料的管理。 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。 GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 22 归档文件整理规则 DA/T 38 电子文件归档光盘技术要求和应用规范 术语和定义 归档文件 archival document(s) 在缺陷产品召回整个活动（从产品缺陷信息获得到召回活动效果评价结束）中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。 整理 arrangement 将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。 缺陷 defective 因设计、制造、警示等原因，致使同一批次、型号或者类别的产品中普遍存在的危及人身、财产安全的不合理危险。 召回 recall 生产者对存在缺陷的产品，通过补充或者修正警示标识、修理、更换、退货等补救措施，消除缺陷或者降低安全风险的活动。 档案管理基本要求 缺陷产品召回技术机构负责档案的管理、保存、维护等各环节工作，应确保档案的完整、准确与安全。 缺陷产品召回档案管理工作应与其他各项工作同步推进。 档案管理应贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度。 档案整理应遵循文件的形成规律，保持文件间的有机联系,保证纸质文件和电子文件协调统一。 档案分类及内容 根据缺陷产品召回工作流程，档案主要包括：缺陷调查档案、产品召回档案、召回效果评估档案。（见附录A） 缺陷调查档案主要有： 消费者缺陷线索报告信息表； 事故及危险报告信息表； 境外召回报告信息表； 消费品调查分析通知书； 消费品缺陷调查通知书； 消费品缺陷调查报告 生产者调查分析报告； 生产者调查分析材料专家评估意见； 异议文书； 产品检测报告； 顾客投诉、产品伤害信息材料； 其他情况材料。 产品召回档案主要有： 缺陷消费品召回通知书； 缺陷消费品责令召回通知书