发电公司档案管理制度.doc

发电有限公司档案管理制度 总则 为规范AA发电有限公司（以下简称公司）档案管理，确保文件资料、音像、实物、电子公文档案，真实反映公司各项工作的活动内容和成长发展历程，有效保护和开发利用档案资源，维护公司利益，促进档案管理标准化、体系化、科学化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《神华集团公司档案管理办法》、《神华国能集团公司档案管理办法》及相关国家档案管理规范标准，结合公司实际，制定本制度。 本制度规范了档案管理人员岗位职责、档案收集归档要求、归档时间、档案整理、档案管理、档案统计、档案鉴定与销毁、档案保密、档案借阅利用、电子公文档案管理、检查与考核等内容。 本制度所称档案是指公司自筹建以来在生产、研发、经营活动、企业管理和公关宣传等活动中直接形成的具有保存价值的各种形式（文字资料、印刷品、电子资料、光盘、数据盘、实物等）的账册、凭证、报表、合同、技术资料、宣传册、各类方案、声像、荣誉实物、证件等（以下简称文件称材料）不同类别的历史记录，是维护公司历史面貌、合法权益的历史凭证。 本制度所称文书档案是指反映公司日常管理、生产经营过程中产生的不同形式的文字资料的总称。 本制度所称科学技术档案是指反映公司在科学研究、生产运营、项目建设活动和设备仪器运行、维护及其管理工作的文字、图表、声像等不同形式文件材料的总称。 本制度所称音像档案是指记录和反映公司有关管理、经营等各项工作内容，具有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。 本制度所称实物档案分为二类：一类是指荣誉档案，包括公司在各项工作中所获得的奖牌、奖杯、锦旗、证书等；另一类是指具有保存价值的各类实物，如领导人题词、名人字画、友好往来的赠品等。 本制度所称电子公文档案是指以数字形式产生的公司文件，它必须对公司管理、经营具有参考和利用价值，并且依赖计算机阅读、处理、并可在通信网络上传输的电子文件。 本制度适用于公司档案管理。 组织与职责 公司档案管理实施公司统一领导，办公室归口管理，各部门分工负责、齐抓共管的管理体制。 公司档案管理组织机构包括档案管理领导小组、档案管理办公室和各部门。 档案管理领导小组组长由公司总经理、党委书记担任，成员为公司领导班子其他成员、总经理助理、副总师。 档案管理领导小组下设档案管理办公室，主任由办公室主任兼任。 档案管理领导小组的主要职责： 督促公司相关人员学习和落实国家和地方政府关于档案管理的标准、法规等有关规定。 指导完善公司《档案管理办法》并进行审批。 审定公司档案管理过程中需领导小组审批的资料文件。协调解决档案管理过程中需要领导小组协调的问题。 审定档案组织实施目标，审定档案发展规划和年度工作计划。 审定公司档案管理工作开展所需经费的财务预算和计划。 审批档案的鉴定和销毁相关材料。 档案管理办公室的主要职责： 学习国家和地方政府关于档案管理的标准、法规等有关规定。 负责组织制定《档案管理办法》并不断修订完善。 负责各类档案材料的保管、利用、鉴定、销毁等工作。 上报领导小组档案管理过程中需要解决协调的问题。 编制档案组织实施目标，发展规划和年度工作计划。 参加产品鉴定、科研课题鉴定、建设项目验收、设备开箱；检查项目进度，同步检查项目档案的收集、归档情况，并定期召开项目档案整理情况会议，及时将项目档案整理情况以会议纪要或工程联系单的形式下发施工单位予以整改；组织工程验收时，同步进行档案验收。 各类档案实行一年一次的定期检查、统计。 负责档案借阅工作。 负责档案室的安全保卫工作，库房清洁整理工作。 指导公司各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。 监督指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。 按五型企业要求对档案部门的工作进行考核与奖惩。 各部门是公司档案管理配合部门，主要职责： 学习国家档案相关制度，执行档案管理办法，对档案管理工作提出意见和建议。 负责本部门职责范围内归档文件材料的收集和整理归档工作。 负责本业务领域内的档案借阅申请。 负责本业务领域档案鉴定配合工作。 确保归档的文件材料完整、准确、系统。文件材料的整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 财务部门在支付工程结算款时必须有档案室出具的竣工文件材料接收验收单，方可进行工程结算。 财务部门在支付工程尾款（质保金）流程中，必须由档案室签字确认竣工文件全部接收后，方可进行支付工程尾款（质保金）。 档案管理人员岗位责任制 认真学习、贯彻《档案法》、《保密法》，刻苦钻研档案工作业务知识，了解熟悉公司的历史，不断提高自己的工作水平和能力，做好本职工作。 督促和协助各部门做好平时文件材料的收集工作，并进行档案的指导监督。 对保存的档案，按照不同的保管期限，分门别类进行系统的排列，对于破损或字迹模糊的档案