行政工作指南.docxVIP

— 青岛盛文物业管理有限公司 行政文员工作流程 一、例行工作 1、 周工作： 每周五早进行物业公司巡场，中午整理巡场记录。 每周五下午进行物业公司例会，次日将会议记录电子版利用 OA转发参会人员。 2、 月工作 每月1日开始进行上月考勤制作， 4日向集团人资王 丹(8096-6671 )和公司会计上报作为工资计算依据。 每月1日将栾涛上报的物业公司仓库明细报集团财务 本部宋焕(8096-6670 ) o 每月3日前向集团人资管延磊(8096-6672 )上报公 司上月各科室工作总结汇总，作为公司绩效考核部门得分的依 据，3日前需要自财务处获取上月物业费等收入和支出状况的具 体数字。 每月3日前需要将上月所有王总最终核准的支出项 (包 括业务报告书、支出决议书、借款单)列明细作为本月的《待支 出决议明细汇总表》报姜董办公室梁晶晶处( 8096-6615 )。 每月7日前制作公司绩效考核结果汇总，上报集团人 — 精品 文档 — 资管延磊(8096-6672 )和公司会计作为工资计算依据( 6日需 要将办公室所有人员、各科长当月的绩效考核表打印出来，找每 个人签字，然后将考核表分别交给袁科、王总) 。 每月17日前盘点办公用品库存， 并在询问办公室人员 后，列办公用品采购明细，连同办公用品库存盘点表报集团人资 姜仕桂(8096-6672 )处进行购买。 每月25日前给集团人资管延磊 (8096-6672 )上报公 司各科室下月工作计划汇总，其中综合管理科的收入、支出的具 体数字参见当年的工作计划财务附表 1 ,不用参考财务的当月资 金计划。 每月28日左右向各科长索要物业公司次月的排班表 (维修、配电室、保安、保洁、办公室)经王总签字后，复印两 份分别报集团人资王丹(8096-6672 )、总裁办辛贤淼 (8096-6605 )备案。 每月袁科会将集团、工艺品城、康斯汀、盛科文化四 个部门的物业费以“工作联系单”的方式报给以上四个公司，由 行政文员送给以上四个部门，并跟进收单部门申请物业费的进 度。 集团——辛贤淼 8096-6605 工艺品城——姜霏霏 8096-6686 - 一一 一 — — 精品 文档 — 康斯汀一一任总；盛科文化：李静 8965-5570 二、日常工作流程 （一）文件审批流程 1、涉及到金额的相关文件 在公司日常工作中，最常见的涉及到金额支出的公文有以下 几种形式：业务报告书、支出决议书、借款单。 业务报告书 单纯的业务报告书是主要为了向上级部门说明某项事宜，并 不存在以单纯的业务报告书就可以申请款项，它只是申请款项的 一个“说明书”，物业公司的业务报告书内容一般包括：申请款 项的用途、某项事情的立项报告、物业费优惠的相关事宜等，如 提报人仅仅给了你一份业务报告书： 金额小于等于1万元的，由王总签字即可完成该份文书的审 批流程； 金额大于1万元小于10万元的，在王总签字后，还要由姜 董签字才能完成该份文书的审批流程。 金额大于10万元的，在王总、姜董签字后，还要由王董签 字才能完成该份文书的审批流程。 注：单纯的业务报告书需要原件存档， 将复印件交予提报人。 支出决议书 支出决议书通常是和业务报告书同时出现的，当它们同时出 现时，代表该业务报告书所申请的款项已经由收款方开具了发 票，在支出决议书上，不仅要有提报人和王总的签字，还要有财 务会计陈鹏的签字，会计签字代表对该项支出发票的审核已通 过。接下来的流程同业务报告书一样，经王总签字后，金额小于 等于1万元的，此刻就已完成该份文书的审批流程；金额大于 万元小于10万元的，在王总签字后，还要由姜董签字，金额大 于10万元的，在王总签字后，还要经姜董签字，最后由王董签 字方可。在核准方签字后，代表上级领导已对该项支出批准，接 下来的最后一道程序就是将“支出决议书 +业务报告书”送至财 务本部，由陈部长审批，只有经过陈部长审批后拿回的文件，才 可以让提报人最后从公司财务拿到相应款项，即领导具有款项的 审批权，陈部长具有款项的支付权。 当然，支出决议书也有单独存在的情况，当支出决议书单独 存在时，其审批流程和刚才所提到的附业务报告书的支出决议书 审批流程一样。支出决议书单独出现的情况不多，仅仅是一些简 单的款项支出，用支出决议书就可以说明款项的用途的时候就不 需要附业务报告书了。 借款单 借款单的出现是在收款方尚未出具发票，但我们需要把这笔 款项先行支付给对方的情况下使用。 借款单不能单独出现，所有借款单均需附业务报告书，借款 单上需要有提报人和王总签字，并简要说明该笔款项的用途。审 批流程也是经经王总签字后，金额小于等于 1万元的，此刻就已 完成该份文书的审批流程；金额大于 1万元小于10万元的，在 王总签字后，还要由姜董签字，金额大于 10