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北京市档案馆民国档案文件级目录著录难点及对策 姚行 摘要：本文分析了民国档案文件级目录著录难点，如辨识文字难、理解内容难、概括内容难、判断责任者难、识别文种难等，并结合北京市档案馆民国档案著录实践有针对性地提出了解决相关难点的对策。 关键词：民国档案 文件级目录 著录难点 北京市档案馆馆藏中华人民共和国成立前的档案主要为民国档案，为响应国家档案局建设“国家开放档案信息资源共享利用系统”的号召，从20XX年起北京市档案馆开始了民国档案文件级目录著录的工作探索。经过几年的实践，特别是从20XX年开始以项目外包形式开展文件级目录著录以来，北京市档案馆积累了比较丰富的经验，本文结合北京市档案馆实践，对民国档案文件级目录著录难点及其对策进行研究。 一、开展民国档案文件级目录著录的难点 （一）辨识文字难 1.字迹潦草。民国档案文件多为手工书写，风格因人而异，人为因素大，书写工整、赏心悦目的档案相对较少，多数字迹潦草、杂乱无章。北京市档案馆所存民国时期的档案大多数只以文件定稿形式存档，上面保留着圈圈点点、勾勾画画、增字减字、修改润色的痕迹，有的甚至全文乱七八糟、字迹潦草、识别极难。 2.字迹褪色。民国档案形成距今已超过70年，当时所使用的纸张化学性能不稳定、质量普遍较差，并且受动荡社会环境影响导致保存不善，部分档案存在字迹褪色的现象。个别字迹变浅尚可通过前后字句联想猜测，但有些文件内容严重模糊，想要识别其中的文字变得异常困难。 3.字形字体复杂。民国档案字形上包含繁体字、简体字、异体字，字体上有楷书、草书、隶书等，字形夹杂，字体繁杂。有的同一个字简繁体不同，在草书中，写法更是多达数十种，有的字词撰稿人笔误、简写、缺笔少画，更是让人费解、难以辨识。著录人员只有经过较长时间的积累和锻炼，才能准确识别档案中的文字。 （二）理解内容难 北京市档案馆馆藏民国档案主要为文书档案，其中多数是政府公文和私人信函，这两类文书各有特点。 1.政府公文带有明显的时代印记。民国时期政府公文行文风格、用语等与现行公文差别极大，多为文白夹杂、紧写连书、竖排书写、没有断句、不分段落，特别是其中包含着大量的公文套语，如“案查”“等因”“奉此”等用以标明公文层次起讫承转。行文针对的机关等级不同则用语不同，不能混用，同时也是一种表示官署尊卑等级的符号，带有明显的时代印记。 2.私人信函注重体现传统礼仪。民国时期文人来往通信书文并重，既注重修辞、文法，更讲究中华传统礼仪。信函讲究自谦而敬人，表现在结构、格式、用语、称谓等方方面面，比如在敬称谦称的使用上，不同的身份有不同的用语，信函中涉及的人物往往讳名而使用字号称呼。信函中不能使用我、你、他的字样，而用其他词代替，提及自己时用“在下”“小弟”“晚”等，提及对方時用“仁兄”“先生”“阁下”等，提及别人时用“彼”“渠”等代替。向对方馈赠时，要用谦语，如“菲仪”“芹献”“寸志”等。 著录人员如果对上述特点不了解、不掌握，看档案便如同看天书，不可能理解其内容。 （三）概括内容难 民国档案与现行档案相比有一个突出的不同，即多数文件没有题名。著录中概括内容“难度系数”比较大的档案，大致可以分为三类。一是政府公文。公文标题形成之前，公文的内容主要通过事由揭示，但并不是所有公文都有事由。例如，上级机关向下级机关行文一般不拟事由，有的文件因涉及秘密内容而不拟事由，当时事由拟写也不规范，跟现代意义上的题名差别很大，经过概括、改造、加工才能形成文件题名。二是私人信函。私人信函用语讲究、晦涩难懂，包含众多的称谓语、提称语、思慕语、祝愿语等，理解语义、概括内容需要仔细揣摩。三是商业电报。商业电报涉及事项细碎、复杂，包含众多的行业术语、暗语，著录人员要找出其重点、总结出题名，困难可想而知。 （四）判断责任者难 形成文件内容并对其负有责任的机构或个人即为责任者。责任者项作为必要项目，不能为空。只有完整、明确的责任者，对于检索档案内容才有实际价值，但有些民国档案的责任者并非一目了然。一是责任者信息不完整。如文尾落款处仅为“第一科”“秘书室”“第五保”等内设机构名称，没有其隶属的上级机关信息。二是表格单据类，有的虽然内容完整，但没有明确的责任者信息。三是私人信函结尾落款往往是写信人的字号，当姓名不完整时，责任者需要进行考证。 （五）识别文种难 文种是按性质和用途确定的文件种类的名称，民国文书档案中文种极为丰富，基本可以分为两大类：一是公文类文书，明令颁布的如训令、指令、布告、任命状、委任令、咨、公函、通知、详、咨呈等，经常使用的杂体文，如电令、代电、通电、手谕、通告、报告、签呈、笺函、节略等。除此之外，还有其他