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如何写好会议记录
怎样写好会议纪要
会议纪要是反映会议基本情况、
重要精神和议定事项,并要求有关单位
执行的一种纪实性文体。起草各类会议
纪要是办公室的基本职能之一,也是文
秘人员的一项基础性、经常性工作。根
据笔者的经验,写好会议纪要需要做好
以下几方面的工作。
一、预测会议内容
凡事预则立,不预则废。会前对
参会人员和研究议题有一个大致的了解,
对起草会议纪要有很大的帮助。
根据参会人员预测会议内容。会
议记录人应在会前弄清楚会议研究的议
题,再根据会议召集人、主要汇报人的
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职务、哪些部门负责人参加本议题的研
究等情况,大致推测会议将做出什么样
的决策,这样就对会议有了一个整体的
把握,便于做好会议记录。特别是对没
有书面汇报材料的会议,这种推测显得
尤为重要。
根据会议材料预测讨论焦点。如
果记录人有书面汇报材料,应该在会前
快速浏览材料内容,弄清楚汇报单位提
出的具体请求或建议。一般来说,汇报
单位请求解决的具体困难和问题往往就
是会议讨论的重点,会议最后一般都会
对这些内容进行总结,即最后“拍板” 。
会前对这些内容有所了解,会中就可以
有针对性地进行重点记录。
二、做好会议记录
会议记录是会议纪要的初稿,好
的会议记录稍做加工就可以作为会议纪
要。因此,做好会议记录对于写好会议
纪要十分重要。
突出重点记录。一般情况下,每
个议题讨论到最后,会议召集人都会做
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总结性发言。这个发言是在归纳会议讨
论情况,形成一致意见基础上做出的会
议结论,也是会议纪要的主要内容,要
尽可能一字不漏地记录下来。同时,对
于某项工作,分管副职的发言往往操作
性很强,对于落实会议精神十分重要,
也要重点记录。
有针对性记录。无论什么工作,
上会研究时都会有需要解决的具体问题。
记录时要注意记清楚每个人的发言中关
于这些问题的具体表态。如:某项工作
由谁牵头,哪些单位配合;给哪个单位
或部门多少钱,什么名目,怎么使用,
等等。这些内容往往是会议纪要的核心
内容,要严格按照主要负责人的原话记
录,做到一字不差。
注重细节记录。会议讨论阶段,
大家就某个具体问题纷纷发表意见,会
议召集人可能会对某位同志的某个观点
表示明确的赞成或反对。这些意见中特
别是涉及到具体工作措施、人员分配、
经费安排等问题的,不管会议总结时是
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否再次提到,都应该把这些细节问题记
录清楚,写进会议纪要。
三、会后拟稿
会议纪要有其规范的格式,在拟
稿时,除了要抓住中心、突出重点、条
理清晰、语言精炼以外,还要注意文体
格式和语言规范。一般来说,会议纪要
包括标题和正文两部分,每一部分都有
相对固定的写作格式。
标题的写法
会议纪要的标题有“单标题”和“双
标题”两种,以“单标题”居多。
1.单标题的写法。最常用的标题写
法是由“单位+会议名称+文种类别”组成。
如“XX 市人民政府关于提高城乡居民最
低生活保障标准的会议纪要” ;有的会议
也可用会议地点作标题,如“两型社会建
设长沙会议纪要” ;有时也可把会议的主
要内容在标题里揭示出来,类似文件标
题,如“关于长、株、潭三市统一电话区
号的会议纪要”、“关于落实省委领导同
志批示做好 XX 文物保护工作的会议纪
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要” 。
2.双标题的写法。这种纪要一般有
正副两个标题,正标题概括会议主题,
副标题与单标题的写法相同,由“会议名
称+文种”组成。如:“在比较中找差距
——XX 现场会议纪要” 。
正文的写法
会议纪要正文一般分为导言和主
体两个部分。导言部分概述会议基本
况,主体部分记
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