物资、原材料采购及管理办法.pdf

物资、原材料采购及管理办法 大宗物资采购及管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强大宗物资、原材料的管理和内部控制， 规范物资采购及后期管理行为，防范物资采购及后期管理过 程中的差错和舞弊、保障生产经营活动的正常进行，以最大 限度地降低采购成本，特制定本办法。 第二条 本办法对本公司所有原辅材料、物资 （包括原 材料、辅助材料、修理用备件、机器设备及工具、办公用品、 设备、低值易耗品等）的采购及后期出入库管理均适用。 第三条 公司按照请购、审批、采购、验收、付款、出 库、帐务处理等规定的程序办理采购业务，并在各环节设置 相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度。 第四条 公司成立物资采购监查组。组长由总经理担任， 成员由分管副总经理、总经理助理、相关部门领导组成，人 员不得少于 5 人，按同届领导班子任职同步，每届任命一次。 监查组职责：参与公司供应商的选择、拟订物资采购招 投标事项，决定是否招投标，负责采购物资价格的审定，负 责公司供应商评审，最终确定供应商。 第 1 页第 1 页 物资、原材料采购及管理办法 第二章 采购流程及职责分工 第五条 生产部门应根据月、季、年度生产计划，依据 主要加工产品的原辅材料单位消耗量及材料安全库存量，提 前 5 至 10 天编制 《物资采购计划审批表》，其他物资由需求 部门申请填制，报分管副总经理、总经理审批后实施。 第六条 采购人员应根据采购计划，采取各种方法、了 解市场动态，电话或网上挂牌询价，初选三家以上供应商， 进行询价、议价、比较分析报审，货比三家。选择供应商最 低报价不得高于总部指导价。询价的内容包括品种、规格、 数量、质量、价格、报价的有效期限、交货日期、结算方式、 合同形式（长期合同或即时合同）等。 采购人员未能按既定方案完成采购进度作业时，应将异 常情况反馈给主管领导，说明异常原因及预定完成日期，以 便拟订对策处理。 为保证生产经营的正常进行，在生产急需不能按程序采 购时，可直接向总经理请示进行采购，事后向监查组反馈。 第七条 只有监查组审议批准的供应商、比价后的采购 价格才能执行物资采购，签订长期或即时购销合同。生产急 需除外。 购销合同签订时，一般情况下签订标准格式合同，如有 特殊，必须明确数量、规格型号、价格、质量标准、交货期、 第 2 页第 2 页 物资、原材料采购及管理办法 交货地点、结算方式、运费承担、包装、运输、验收方式、 经办人经济责任等需要明确的事项。 第八条 联系发货时间、发货数量及交货地点等事项， 日常由采购人员负责。 第三章 入库流程及职责分工 第九条 仓库收货、由仓管员现场验货，质量管理部负 责质量参数以及进仓货物的品质检验，对数量、质量品质合 格的物资验收入库，并填制《材料入库单》。仓管员、质量 员同时签字确认。 物资入库要按照不同的材质、规格、功能和要求，分 类、分别储存，妥善保管，保管不善造成的损失照价赔偿。 经检验不合格的材料物资需要退货时，仓库应出具红 字“材料入库单”或拒绝入库，同时口头或书面通知采购人员 并说明拒绝入库的理由，采购员应及时同供应商沟通进行后 续处理。 第四章 付款流程及职责分工 第十条 财务部门负责采购流程及购销合同、单据、发 票的审核，同时负责相关资金的落实安排，根据 《材料入库 单》做好会计帐务处理工作。 第十一条 财务部门只有在取得正式发票以后，凭合 同、正式发票、入库单填写“付款凭单”，由各责任人签字 后按会计制度的规定付款。