中物联国际物业服务文书档案管理新规制度.doc

文书档案管理制度 中物联国际物业服务（北京） 二〇一三年六月一日 中物联文书档案管理制度 第一条 总则 第二条 依据《中国档案法》，结合企业实际情况，特制订本措施。 第三条 企业档案工作基础标准是：集中管理和分散管理相结合，以集中管理为主，即企业文书档案由总经办集中统一管理，在未交给总经办档案专员前档案（已交办公室除外）分别由相关部门自行管理，方便于立即利用，维护档案完整和安全。企业各部门在各项活动中形成含有参考价值文件、材料，由承接单位、主办人负责将其中已办完文件、资料立即归档。 第四条 企业总经办设置专门档案管理专员，其任务是： 1．搜集、整理、立卷、判定、保管企业文书档案； 2．主动开展档案提供利用工作； 3．进行档案判定； 4．进行档案统计； 5．提供档案备查工作； 6．认真学习《中国档案法》相关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档基础方法，确保档案质量。 ●集团文书收发、处理、制作管理要求 第五条 为深入规范集团总企业和各子企业之间文件管理，提升文件流转速度和处理效率，落实文件督办、跟踪和实施，特制订本要求。 第六条 本要求中所称“文件”是指除带密级财务系统文书（含财务报表等财务资料）和带密级法律专用文书（如法律协议）以外全部各类文件、汇报、资料等。 第七条 总企业总经理办公室（以下简称总经办）是本要求所界定文件归口管理部门，负责总企业各部门、子企业及其它外来文件统一收文、登记、传输、领导指示文件回发及登记、整理、归档和总企业文件下发。 第八条 为深入提倡和推进无纸化办公，总企业在已建立了内部局域网基础上，正在试运行一套《公办天下》网络办公系统软件，待成熟后在集团内正式推开。在集团内还未全方面推行网络办公前，各子企业在向总企业报送文件时，可报送纸制文件，但必需同时备份电子文本（电子文档U盘拷录或是光盘刻录为宜）。 第九条 文件流转程序及具体措施 1．收文及处理 ·总企业各部门需上报董事长和总经理文书（带密级除外），子企业各类上报总企业及总企业领导文书一律送总经办（文书可附“文书说明”）；总经办在登记确定后1小时内送至指定报送对象；若报送对象因故未能亲自签收文件，送件人员需贴上相关文书说明置于报送对象办公桌上，并在网络办公系统中给予提醒，对尤其关键、紧急文件，还将立即电话通知文件接收人。文件报送对象不明确，由总经办请示分管领导或问询报送单位（或部门）后送至相关部门和人员。 ·子企业需总企业作出批复汇报、申请、请示等文件，标准上以总企业为报送对象（抄报董事长和总经理），由总企业总经办请示分管领导后按总企业文件审批程序送至相关部门和人员签批意见，并以总企业名义立即作出批复。 ·各子企业如有尤其紧急待批型文件（尤其是需要集团领导签批文件），需在文件送达时一并通知紧急程度，方便集团总经办统一安排对文件排签及催签。 2．收文承接及领导指示文件处理 ·对于汇报、申请、请示等候批文件，总经办在传输送签后，还须督促、跟踪领导指示结果，并对指示结果做具体登记备份后立即将指示后文件或总企业以文件形式所作批复送交指定部门或子企业签收办理，同时将指示结果附送一份给督办分管领导。 ·对领导指示后可直接实施非延续性文件，总经办在办理后须做具体登记备份，并将处理结果立即通知相关部门或子企业。 ·对报总企业立案性质呈阅型文件，由总经办分送董事长、总经理及其它高管人员传阅后由总经办保管（电子文件可经过内部网络直接分送）。 3．发文 ·总企业各部门需以集团企业名义下发文件，下发前由需发文部门负责会签完成后交总经办统一编号、签发。发文部门和总经办分别对文件内容和形式正确性负责。 ·文件签发后若需进行更改，发文部门应严格填写“文件更改申请单”，总经办据此填写“文件更改通知单”，然后再依据发文登记追踪到每份文件发给“文件更改通知单”。 ·文件若经二次或二次以上修改，应收回原文件，重新公布修改后文件，并视情况对相关责任人作出批评、通报批评、责令检验、罚款等处理。 ·相关外（上）报文件审定 依据总企业总经理办公会决定，为提升集团企业对外发送公文质量，对外、对上关键公文和总企业各部门基础文件须交总经办分管领导把关审定后方可外（上）报。 ·总企业各部门自行发送密级文件由各部门自行负责做好登记立案工作。 第十条 总企业总经办分管领导总体负责落实对各企业汇报、请示、汇报、申请等文件批复并予督办，各实施单位应该给予配合。 第十一条 本要求自公布之日起实施，解释和修订权归总企业。总企业原公布相关文件中有和本要求要求不一致，以本要求为准。 ●集团文书档案立卷归档制度 第四条 为加强集团文档立卷工作，特制订本制度。 第五条 需归档立卷文档包含除带密级财务系统文书（含财务报表等财务资料）和带密级法律专用文书以外全部各类文件、汇报、资料等，全部要根据本制度要