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运用 excel 电子表格对期刊现刊进行管理的方法 李岩 辽宁中医药大学图书馆 沈阳 110032 摘要 ：阐述对期刊阅览室现刊的管理办法，运用 excel 电子表格对现刊进行了科学高效 的管理，极大的提高了工作效率，也大大提高了读者对期刊资源的利用。 关键词 ：Excel 读者服务 期刊管理 纸质期刊 随着网络的普及， 数字图书馆的建立与完善， 图书馆的发展渐渐的走进了数 字化管理时期。 数字图书馆确实给读者带来非常便捷高效的采集信息的方法。 但 是传统的图书期刊在现阶段仍然发挥着独特的不可替代的作用。 自从笔者调到期 刊阅览室工作后， 发现期刊现刊的管理着实是件非常让人头痛的事情， 我想在期 刊阅览室工作过的老师们都有同感吧。 问题主要出现在， 现刊架子上的刊， 每种 只有一本，虽然是按照“中图法”或者是拼音法按顺序排列，但是其封面上五颜 六色花花绿绿的图片让读者无法把现刊准确的归位。 架位乱了，读者再找现刊就 困难了，工作人员上现刊也就不好上了， 理架也是个非常费时费力的工作。 上现 刊成了练眼神碰运气的事情。 运气不好总有几本刊找不到。 如何能找到一个既能 方便读者，又能够高效快捷的对现刊架子进行管理的好方法呢？笔者在工作中摸 索出了一些运用 excel 电子表格对现刊进行精确管理的方法，可大大提高工作效 率。 1 现看架位号的编制 原先我阅览室的现刊是按照中图法的类号排列的， 本来是有序排放的现刊在 经过读者的翻阅在归位后就显得杂乱无章了。 主要原因是， 读者并不太了解 “中 图法”的排列规则，现刊看完后无法正确的归位。造成分类排架混乱，不易管理 与利用。如何能做到读者在看完刊后能正确的把刊放回原位， 阅览室的老师在理 架的时候也能轻松把期刊归位呢？笔者想出了个简单的办法， 现刊的 “架位号”， 要与阅览架的“架位号”一致。本馆期刊阅览室工放置了 10 个上翻式斜面阅览 架，每个阅览架分成 4 列，每列又有 6 层，每层横向放置了 3 个架位，每个阅览 架可以放置 64 种期刊， 10 个阅览架可以放置 640 种期刊。每一小层的期刊架位 号是相同的。例《光明中医》 《甘肃中医》《国医论坛》这三本本中医刊它的架位 号是“ 111”那么这本刊的架位号是怎么来的呢？有何依据给的呢？。下面我给 大家解释下： 由于我校是中医院校， 关于中医方面的专业刊利用率都比较高， 所 以我们就把中医中药类现刊都放在了最前面， 也就是现刊架子的第一架也就是其 架位号“ 111”中第一个“ 1”，按照《中图法》拼音排序这本刊排在了最前面也 就是第一排的第一列的第一行，也就是最后两个“ 1”的含义。 2 快速准确的将现刊上架的方法 现刊的架位号有了， 可是上架如果还是按照原先上架的方式靠眼睛靠记忆去 找，还是很麻烦的。 如何才能快速找到现刊在架子上的具体位置呢？笔者发现随 着时代的发展，每件商品除了有自己的名称外，也有自己的“身份证号码”条形 码。咱们图书馆购买的每本图书、 期刊也有自己的条形码， 它们都是相对独立的， 很少有重复的想象。 那么什么是条形码呢？