集团有限公司档案管理制度.docx

集团有限公司档案管理制度（试行） 第一章 总则 　　第一条 为进一步加强AA集团有限公司（以下简称集团公司）档案管理工作，提高档案管理水平和工作效率，逐步实现档案管理的规范化、制度化，更好地为集团公司改革发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《山东省档案条例》及有关办法、规定，结合集团公司实际，制定本制度。 　　第二条 集团公司档案是指集团公司在项目前期、基建、生产、经营、管理以及对外合作交流活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。 　　第三条 档案管理工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是反映集团公司历史真实面貌、维护企业合法权益的一项重要工作，要坚持集中统一、分级管理、真实可靠、完整齐全、便于利用的原则。 　　第四条 集团公司及所属企业要加强对档案工作的领导和管理，增强全员的档案意识，为档案工作提供必要的条件，保障档案工作的正常开展。 第二章 档案机构及其职责任务 　　第五条 集团公司及所属公司档案实行分级管理。集团公司办公室是集团公司档案工作的主管部门，负责收集、整理、保管和提供利用集团公司层面形成的文书档案、声像档案、电子档案、实物档案，并对集团公司各部门及所属公司档案管理工作进行监督指导。 　　第六条 各所属公司档案工作由本公司办公室管理，负责本公司各类档案的收集、整理、保管和利用，并对所属项目公司（筹建处）、运营煤电铝企业档案管理工作进行监督指导。 　　各项目公司（筹建处）、运营煤电铝企业办公室负责本单位各类档案的收集、整理、保管和利用。 　　第七条 档案工作的基本任务是：负责收集、整理和保管各种门类和载体的档案，围绕企业中心工作，加强档案信息资源开发利用，为领导决策和各项业务工作提供参考和依据。 　　第八条 档案管理工作的主要职责：集团公司办公室作为集团公司层面的文书档案、电子文档、声像档案、实物档案贮存和利用中心，负责宣传和贯彻落实档案工作法律、法规和方针、政策，并结合企业实际制定规章制度；集中集团公司层面形成的文书档案、声像档案、电子档案、实物档案，并进行分类、整理和归档管理；开展档案编辑工作，为各单位提供查找利用；对集团公司各部门及所属公司档案工作进行指导、监督和检查，并对档案管理人员进行业务培训。 　　第九条 集团公司办公室配备具有一定专业知识、适应档案工作需要的专（兼）职档案管理人员，负责集团公司档案管理工作。集团公司各部门、各单位设立专（兼）职档案管理员，负责本部门、本单位文件资料的日常收集工作，并将已办理完毕的各类档案及时移交归档。 第三章 文件材料的形成和归档 　　第十条 根据国家法律法规和有关规定，制定公司文件材料形成、积累、整理和归档的制度，确保企业各项经营管理工作均有完整、准确、系统的文件材料。 　　第十一条 在公务活动中形成的集团公司层面文件材料，主办部门必须及时整理移交集团公司办公室集中归档管理。 　　第十二条 凡属应归档的文件材料是维护企业合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。 　　第十三条 工作人员调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原单位文书或专、兼职档案员，方可离开岗位，不得自行带走或销毁。 　　第十四条 文件材料归档的基本要求 　　1、归档的文件材料必须完整。 　　2、归档的文件材料必须准确地反映企业经营管理各项活动的真实内容和历史过程。 　　3、归档的文件材料应质地优良、格式统一、手稿字迹工整、图像清晰、签字手续完备、符合规范和标准等要求。 　　第十五条 文件材料的归档范围 　　1、文书类档案 　　集团公司层面的文书类档案由集团公司办公室负责整理和归档。 　　（1）集团公司历次股东会、董事会、监事会决议、纪要及相关文件材料； 　　（2）集团公司年度、年中工作会议、各类专题会议等重要会议形成的文件材料； 　　（3）集团公司历次党委会、总裁办公会、工作例会等会议记录、纪要及相关汇报材料； 　　（4）上级管理部门和有关单位制发的需要集团公司贯彻执行或涉及公司业务的来文、来函； 　　（5）以集团公司、集团公司党委、集团公司各部门等名义制发的正式文电的签发稿、印制稿； 　　（6）以集团公司名义制定的工作条例、章程、制度、办法等文件材料的定稿和印本； 　　（7）以集团公司名义向上级领导和各级党委、政府及部门的工作汇报等重要材料； 　　（8）集团公司与政府及有关单位签订的合同、协议书、会谈纪要及在谈判过程中形成的文件材料、往来传真等； 　　（9）集团公司重要公务活动中形成的领导讲话、致辞等文件材料； 　　（10）反映集团公司经营管理活动的史志、年报、大事记、重要工作简报等； 　　（11）集团公司外事外访、业