2021文件受控管理方法与流程图.ppt

文件受控管理方法及流程培训 目录 1 2 3 4 文件管理层次及要求 受控的含义及方法 受控印章的使用及授权 文件发放、回收、销毁流程 文件管理层次及要求 ? 为什文件需要分层次管理 ? 意义：大纲 ----- 概论 ----- 章节展开 ? 一个组织（企业）的运行一定是动态的，作为行 为准则的管理文件也是随之需要发生变化的，如 果不分层次管理，那么牵一发而动全身，会导致 管理文件始终在变动，不利于管理的稳定；采取 分层次管理，按照企业变化的程度，只需要对相 应层次的文件做变化即可，可以保持文件架构的 稳定性。 不分层次 —— 牵一发而动全身 分层次 —— 头痛医头，脚痛医脚 文件管理层次及要求 ? 文件层次管理模式 一层次 管理手册 程序文件 二层次 三层次管理文件 （职能部门） 三层次管理文件 （项目部） 技术文件 三层次 （文件） 三层次 （记录） 记录 受控的含义及方法 ? 为什么文件要受控？（含义） 状况一：文件发行份数不清楚，需要回收更改 / 作 废时，不知道该收多少份回来； 状况二：现场复印了一些文件，文件变更后，现 场存在新旧两个版本的文件； 状况三：文件丢失，因无法查证也无法追责，导 致无人问津； 状况四：需补发文件时，找不到原件，重新打印 时又搞错版本。 受控的含义及方法 ? 受控的方法 加盖受控印章！ 鲜章有效，复印无效！ 发放 / 借阅 / 回收均登记！ 发放采取编号管理！ 原件归存，发放时复印加章！ 受控印章的使用及授权 印章名称 图样 授权使用人员 备注 “受控”印章 办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员 日期可调 “作废”印章 办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员 办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员 “临时”印章 “技术秘密”印章 规划技术部文控员 蓝色 受控印章的使用及授权 ? 受控印章授权的几个要点： ? ? ? ? 专人注册领取使用，不得他人使用； 如管理者因故需将使用权转移时，必须进行临时 授权，签字生效； 印章遗失应及时报告，补发新印章，原印章（编 号）作废； 加盖印章 / 发放文件 / 回收文件均登记并保持记录。 文件发放、回收、销毁流程 ? 发放流程： ? ? ? ? 编制 / 发放部门持签署文件原件、需发放份数的 复印件交相应的文控管理员； 文控管理员保留原件，在需发放的复印件上加盖 “受控”印章，并填写发放号； 编制 / 发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地 点，并要求文件接收人签署发放记录； 编制 / 发放部门将文件发放记录上交给相应的文 控管理员，并保留发放记录复件。 文件发放、回收、销毁流程 ? 回收（作废）流程： ? 回收部门按照发放记录将需回收的受控文件（加 盖鲜章，且发放号正确的文件）回收，并做好回 收记录； ? 回收部门将回收的文件及回收记录交给相应的文 控管理员，文控管理员核对无误后，在回收文件 （包括归存的签字版原件）上加盖“作废”印章， 并在回收记录上登记； ? 文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。 文件发放、回收、销毁流程 ? 销毁流程： ? 文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎 的方式销毁，但必须保留一份存档件（建议保留 签字版原件），同时保持销毁记录。 ? 如需完全销毁该文件（即不保留存档件），应形 成销毁文件清单，并经管理者代表签字授权后， 方可将其完全销毁。 文件发放、回收、销毁流程 ? 一些注意事项： ? 某些文件如果只是用于临时环境，也应送文控管 理员备案并加盖“临时”印章，临时文件必须定 义有效期，如到期后需继续使用的，应办理延期 手续，在文件上再次加盖临时印章，原则上不允 许有效期超过 3 个月。 ? 受控文件遗失的，应及时通知文控管理员进行补 发，补发时，原发放号作废，文控管理员按流水 号方式赋予新的发放号。 ? 印章内容以及填写的内容，均不得随意更改，如 需更改，必须由对应的文控管理员采用划改的方 式，并签字后生效。