2021文件受控管理方法与流程图.ppt

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文件受控管理方法及流程培训 目录 1 2 3 4 文件管理层次及要求 受控的含义及方法 受控印章的使用及授权 文件发放、回收、销毁流程 文件管理层次及要求 ? 为什文件需要分层次管理 ? 意义:大纲 ----- 概论 ----- 章节展开 ? 一个组织(企业)的运行一定是动态的,作为行 为准则的管理文件也是随之需要发生变化的,如 果不分层次管理,那么牵一发而动全身,会导致 管理文件始终在变动,不利于管理的稳定;采取 分层次管理,按照企业变化的程度,只需要对相 应层次的文件做变化即可,可以保持文件架构的 稳定性。 不分层次 —— 牵一发而动全身 分层次 —— 头痛医头,脚痛医脚 文件管理层次及要求 ? 文件层次管理模式 一层次 管理手册 程序文件 二层次 三层次管理文件 (职能部门) 三层次管理文件 (项目部) 技术文件 三层次 (文件) 三层次 (记录) 记录 受控的含义及方法 ? 为什么文件要受控?(含义) 状况一:文件发行份数不清楚,需要回收更改 / 作 废时,不知道该收多少份回来; 状况二:现场复印了一些文件,文件变更后,现 场存在新旧两个版本的文件; 状况三:文件丢失,因无法查证也无法追责,导 致无人问津; 状况四:需补发文件时,找不到原件,重新打印 时又搞错版本。 受控的含义及方法 ? 受控的方法 加盖受控印章! 鲜章有效,复印无效! 发放 / 借阅 / 回收均登记! 发放采取编号管理! 原件归存,发放时复印加章! 受控印章的使用及授权 印章名称 图样 授权使用人员 备注 “受控”印章 办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员 日期可调 “作废”印章 办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员 办公室文控员 生产管理部文控员 规划技术部文控员 “临时”印章 “技术秘密”印章 规划技术部文控员 蓝色 受控印章的使用及授权 ? 受控印章授权的几个要点: ? ? ? ? 专人注册领取使用,不得他人使用; 如管理者因故需将使用权转移时,必须进行临时 授权,签字生效; 印章遗失应及时报告,补发新印章,原印章(编 号)作废; 加盖印章 / 发放文件 / 回收文件均登记并保持记录。 文件发放、回收、销毁流程 ? 发放流程: ? ? ? ? 编制 / 发放部门持签署文件原件、需发放份数的 复印件交相应的文控管理员; 文控管理员保留原件,在需发放的复印件上加盖 “受控”印章,并填写发放号; 编制 / 发放部门将加盖鲜章的文件发放至相应地 点,并要求文件接收人签署发放记录; 编制 / 发放部门将文件发放记录上交给相应的文 控管理员,并保留发放记录复件。 文件发放、回收、销毁流程 ? 回收(作废)流程: ? 回收部门按照发放记录将需回收的受控文件(加 盖鲜章,且发放号正确的文件)回收,并做好回 收记录; ? 回收部门将回收的文件及回收记录交给相应的文 控管理员,文控管理员核对无误后,在回收文件 (包括归存的签字版原件)上加盖“作废”印章, 并在回收记录上登记; ? 文控管理员应将所有的回收作废文件统一归存。 文件发放、回收、销毁流程 ? 销毁流程: ? 文控管理员应将已加盖作废印章的文件采取粉碎 的方式销毁,但必须保留一份存档件(建议保留 签字版原件),同时保持销毁记录。 ? 如需完全销毁该文件(即不保留存档件),应形 成销毁文件清单,并经管理者代表签字授权后, 方可将其完全销毁。 文件发放、回收、销毁流程 ? 一些注意事项: ? 某些文件如果只是用于临时环境,也应送文控管 理员备案并加盖“临时”印章,临时文件必须定 义有效期,如到期后需继续使用的,应办理延期 手续,在文件上再次加盖临时印章,原则上不允 许有效期超过 3 个月。 ? 受控文件遗失的,应及时通知文控管理员进行补 发,补发时,原发放号作废,文控管理员按流水 号方式赋予新的发放号。 ? 印章内容以及填写的内容,均不得随意更改,如 需更改,必须由对应的文控管理员采用划改的方 式,并签字后生效。

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