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(财务内部管控)摩托罗拉
内部控制手册
B)和证券交易委员会条例。遵循这些控制是义不容辞的。摩托罗拉
董事会审计委员会,公司审计部,以及我们各事业总部,集团和分部
的财务部门将监察我们对这些标准的遵守。
三、范围
这些标准适用于摩托罗拉在全世界各地的事业总部,集团,分部,单
位,子公司及各职能部门;适用于所有业务,无论是设备或部件制造
厂家,维修中心,抑或,如适当的话,合资企业经营,均为适用。此
标准一般性地反映控制目标,并不试图描述各组织所需的专门控制技
术。这些内部控制标准旨在就有关资源保护、经营和财务信息的可靠
性以及遵守法律和规定等事项,提供合理的、而非绝对的保证。合理
保证的概念认为,控制的成本不应超出可产生的效益。这一概念还认
识到,忠诚不渝,良好的业务判断以及一种良好的控制文化是必不可
少的。
就管理人员选择控制程序和技术而言,实施控制的程度是一个合理业
务判断问题。如果其中任何控制标准都不切实际或不可行,如在小规
模或偏远地区的业务经营或合资企业经营,管理人员必须从下列备择
方案中作出选择:
·通过加强监察和审计改善现行管理;
·制定替代或补偿性控制措施;和/或
·接受薄弱控制所固有的风险。
四.过程
此文件中的控制标准,正如内部控制盘所表明,不应被视为“孤立的”。
内部控制标准,工作程序准则,财务和人力资源政策以及摩托罗拉行
为准则均应被视为建立、维护和改进摩托罗拉内部控制制度过程的组
成部分。
内部控制的过程,如下文所述,必须以我们的六个西格玛质量和缩短
循环作业周期的创意为推动力,发布反映我们授权于员工和不断进取
的宗旨。所有各级组织必须全力支持。过程本身应包括经营分析,制
定控制程序和技术,交流及监测。经营分析要求对风险作出评估和确
定适当的控制目标。还必须对经营环境(例如自动化水平,就地授权
和资源)予以考虑并进行成本一效益分析,以确保控制成本不超过其
效益。
根据经营分析,可以选择专门的控制技术或程序。这些技术或程序可
以包括批准,授权,调整帐目,职责分工,审查以及文件记录。在整
个过程中,必须通过培训,意识和反馈的形式达到广泛的交流。内部
控制一俟就绪,应受到监测和评价。这一点可以通行自行审计,内部
审计及外部审计在一定程度上的结合来完成。得到的反馈可以用来进
一步改进内部控制制度。
五、责任
所有摩托罗拉员工都有责任遵循内部控制标准。每一事业总部,集团,
分部单位,子公司以及设施的总经理、财务经理或财务总监都要“身
先士卒”,为遵守内部控制创造合适的环境。他们必须保证本手册所
提出的控制准则在其组织内得以确立,适当地形成文件和贯彻执行。
这些标准的执行情况,将由公司审计部的定期审查以及,如果可能的
话,以自行审计来监督,并将纳入各事业总部和集团呈交公司财务管
理部门的报告书。
六、舞弊
舞弊是有意的盗窃、挪用、侵吞摩托罗拉公司的财产。摩托罗拉公司
的财产包括,但不限于;现金、产品、原料、设备、用具、废品、残
品、维修服务、软件和知识财产。公司员工,客户,供应商等其他人
员均可能有舞弊行为。调查表明,因舞弊给公司造成的损失已占年收
入的0.05%到2%,其中大多数事件或举报的舞弊行为是业务关
联单位所为。舞弊行为已发展到被认为是一种可乘之机或可以接受的
合理行为。
在登记和报告公司帐目中也会发生舞弊。财务报告全国监察委员会对
报告舞弊有如下定义:
财务报告舞弊属于有意或疏忽行为,无论是否有意或者疏忽:结果都
是产生有重大误导的财务报表。财务报告舞弊涉及许多因素,以许多
形式表现出来,可以是蓄意、严重地歪曲公司记录,例如盘存标签,
或者是虚假的业务事项,例如虚假的销售和订单数字,可以是滥用会
计原则。公司任何一级的员工,上至最高级管理人员,到中层管理人
员,下至最低层员工均有可能牵涉到舞弊事件中。”
对舞弊的威摄和预防
摩托罗拉的每一位经理都有职责创造一个控制体制和环境,它能够防
止员工、供应商、客户等其他人员所处的地位不同时具备舞弊的方法
和机会。摩托罗拉的管理当局已经建立了一种结构,通过推行内部控
制,将其作为良好的商业行为,防止公司存在舞弊的机会。这一结构
包括:摩托罗拉行为准则,内部控制标准的培训、工作程序准则,财
务准则,电子资讯安全标准和公司的其它标准和政策。
舞弊的检查和报告
摩托罗拉每一位员工都有职责协助预防舞弊的发生。如果员工发现可
能发生舞弊的情形,应向其管理部门报告。如果员工怀疑已经发生舞
弊行为,必须向当地财务总监和保安经理报告。所有实际发生的舞弊
行为,必须向总公司保安部部长报告。
对于怀疑
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