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《秘书文档管理》 丁晓昌 主编 第五章 文书管理 第 一 节 文 书 管 理 概 述 ? 文书管理的含义和意义 ? 含义：广义的文书管理也称全面管理，指对文书从生 成到变成档案或销毁的整个生命周期的所有工作环节 的全程管理，包括文件数量控制、文件拟写制作管理、 文书运转办理管理、文书传递管理、文书整理归档管 理、文书保密管理、文书清退和销毁管理、文书工作 规章制度制订、印信管理等内容。狭义的文书管理主 要指对文书的保管、利用和清退等方面的管理。具体 包括文书的保管和暂存、文书的借阅、文书的翻印和 汇编、文书的保密、文书的清退和清理几项内容。 ? 意义：有利于提高文书工作的质量和效率；有利于保 证文书的安全 ；为档案工作奠定坚实基础。 第五章 文书管理 第 一 节 文 书 管 理 概 述 ? 文书管理的原则 ? 统一管理 ? 分类管理 ? 安全保密 ? 方便利用 第五章 文书管理 第 二 节 文 书 管 理 的 内 容 ? 文书的保管 文书的保管特指文书从生成或收到开始到归档或销毁之前，在 组织内的保存和管理；由于文书最终要归档或销毁，在组织内的保 存只是暂时的，也称作文书的暂存。 方法 分类保存：暂存文件的分类要与组织文件（档案）分类方案相一 致。把应该归档和不应该归档的文件区分开来。 平时归卷：平时在文件办理完毕后，按照事先编制好的分类方案 分门别类地将文件归入相应的类目或案卷中。 装入文件盒（夹）：把不同的文件分门别类地放入不同的文件 盒（夹）中。 存放有序：文件盒（夹）中的文件用目录固定顺序，文件盒 （夹）和文件盒（夹）之间、文件柜和文件柜之间、保管室和保管 室之间通过编号的方式使其顺序固定下来。 严格借阅制度：严格制定和执行文件借阅制度，归还及时，对 借出的文件实施有效的监控 。 第五章 文书管理 第 二 节 文 书 管 理 的 内 容 ? 文书的借用和阅读 ? 借阅制度 借阅范围，凡属发文单位规定可以阅读该件范围的 人，都可以借阅；不属于应阅范围的人须经有关领导批 准才可借阅。 借阅登记，借阅登记簿一般包括借阅时间、文件标 题、文件字号、借阅人、批准人、退回时间等项目。 借阅后的退还。 第五章 文书管理 第 二 节 文 书 管 理 的 内 容 ? 文书的借用和阅读 ? 阅文室的建设和管理 阅文室的作用：便于领导和相关人员安排阅读时 间；提高文件周转速度；有利于文件的安全和保密； 有利于提高文书工作效率。 阅文室的建设： 阅文室地点的选择，阅文室的环境，阅文的设备 阅文室的管理： 阅文室要选派政治可靠、业务过硬、严守机密的 人员来管理，最好选用共产党员管理。 要对阅文室的文件进行合理的分类。 阅文室还要建立严格的阅文制度。 第五章 文书管理 第 二 节 文 书 管 理 的 内 容 三、文书的翻印、转发和汇编 ? 文书的翻印和转发 文件的复印和翻印要严格按照有关规定进行。 翻印和复印文件要记录备案。 下级组织转发上级组织的文件，可参照翻印、复印的 规定办理。但不提倡过多转发上级组织文件，而应根据 上级文件精神结合本地实际情况制定出贯彻上级文件精 神的本级文件，下发执行。 ? 文书的汇编 为了使用方便，提高文件的使用率，可以把那些重 要的、使用频率高的、参考价值大的文件分类汇编成册， 发给有关部门或人员，这就是文件汇编。现行文件汇编 主要有法规文件汇编、重要文件汇编、发文汇编、会议 文件汇编、公报和政报、统计数字汇集几种形式。 第五章 文书管理 第 二 节 文 书 管 理 的 内 容 ? 文书的保密 ? 保密范围 一切标有密级的文件，无论是绝密、机密还是秘 密不论哪个级别，都在保密范围之内 , 不得随意扩大阅 读范围，要加强对这些文件的管理，制定严格的保密 制度，确保国家机密的安全。 ? 保密措施 文件制作阶段的保密措施 文件传递阶段的保密措施 文件办理阶段的保密措施 文件保管阶段的保密措施 ? 奖惩严明 应制定严格的保密奖惩措施，对丢失或毁损机要文 件的工作人员要给予党纪、政纪处分，并追究领导人 的责任。对导致保密内容扩散、造成严重后果的责任 人要依法追究法律责任。 第五章 文书管理 第 二 节 文 书 管 理 的 内 容 五、文书的清退和清理 ? 文书的清退 清退就是文书部门根据有关制度和规定，对办理完毕 的文件进行清理，退回原发文组织或本组织的文书部门的 工作。 清退范围 ：机密文件、发现有重大错误的文件 、送 领导传阅的文件 、注明“清退”字样的文件 、征求意见的 文件 。 清退方法 ：需要清退的文件，发文组织在发送文件上 注明“清退”字样。将上一年需要清退的文件编写目录， 附在文件清退通知之后，在每年第一季度向收文单位发出。 收文单位应该按照通知要求将目录中规定的文件按时退回。 传阅的文件，如果需要退回，要在文