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前台岗位说明书 岗位名称 前台文员 所属部门 人力资源部 直接上级 行政主管 职 系 执行系统 岗位编码 0305 定员标准 1 直接下级 编写日期 20111-07-12 工 做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提升公司形象。 作 概 要 主要职责与任务 职责一 规范公司的资产管理 工 ⑴公司固定资产、低值易耗品的管理，建立科学的管理账册，固定资产账册的定期追踪、 作 登记核查和协助管理，并做好存档更新，调拨及相关管理工作 任 ⑵管理办公用品，办公用品的寻价及采购，对公司人员申请领用办公用品进行登记，发 务 放 职责 二 规范总机工作 ⑴负责电话的转接工作，要求电话三声铃响之内接听，语言热情、礼貌、清晰，确保电 话转接准确不掉线，留言记录完整，转告及时 ⑵熟练掌握公司内部电话号码，快捷、准确、妥善接驳所有往来电话、传递信息、记录 工 与传达留言，并应追踪电话接听情况（包括内外线） 作 ⑷电话应对须用礼貌用语，尊重上司和同事，语音柔和 ⑸了解电话中继线的位置和基本功能以及连接服务器的网线，如遇故障，须立即报告网 任 络管理员并及时通知维修人员，以保证电话通讯通畅 务 ⑹严格依照公司规定程序收发传真，并做好登记，确保正确无误 ⑺保持前台区域及接待区域的周边环境整洁、卫生 ⑻保持前台接待处的安静，特别在员工下班时加以提醒，不得与其他人员在接待处大声 喧哗或闲聊 ⑼熟记市内紧急电话号码，如遇警报或紧急情况，除立即知会行政主管外，应立即根据 规定报警 职责 三 规范接待工作 ⑴接待来访客人，要面带微笑，态度诚恳保持笑容，做好公司形象和个人形象的宣传 ⑵有来访者时，必须主动打招呼；送客时若有必要，应主动打招呼送行 ⑶询问来访人所访部门后，及时通知及向被访部门求证，否则不得让闲杂人员进入办公 工 区内 作 ⑷做好来访留言登记 任 ⑸协助业务部门客户见面的接待与支持工作 务 ⑹组织各类会议接待、娱乐等各项活动 ⑺协助面试人员接待工作，指导应聘者填写《应聘登记表》及其他试卷，完成后指引对 方到会议室并知会招聘主管面试 职责 四 规范日常行政事务性工作 ⑴更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式，发放员工通讯录，并转发公司各同 工 事邮箱，确保员工通讯录的准确性 作 ⑵承办员工考勤和外出登记，对员工考勤有监督责任，进行每月考勤统计，维护考勤纪 任 律，发现问题及时如实地向上级反映情况 务 ⑶保持办公环境的照明、空调、饮水机的使用状况正常，确保公司饮用水供水充足不浪 费，对于异常情况应及时解决 ⑷收发全公司的信函、包裹、报刊、邮件、传真、传送函件，收发市内、国内、国际快 递，并记录完整、清楚，将公司所发出邮件及托运登记在册，并每月提交统计费用 ⑸安排饮用水的订购及管理、每天 10:30 统计午餐订餐情况 ⑹公司文件的分发、登记与张贴，打印、复印文件和管理各种表格文件 ⑺公司门禁、监控系统、办公用品，报修打印机、传真机、复印机等办公器材的管理 ⑻公司所属机构及本部，公司所需的物品入库，办公用品、办公设备、办公物资的保管、 发放 ⑼组织公司办公费用的计划、办公用品的购买计划、管理和发放以及使用管理等工作， 每月 25 日进行办公文具、耗材的盘点，并提交报表 ⑽长途电话和传真打单、核对 ⑾办公环境整洁情况检查及督促维护 ⑿公司信箱 订阅报纸的收取管理 ⒀按照公司要求制作员