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2021年山东广播电视大学开放教育办公室管理课1 办公室管理课程教导资料（1） 邮件收发、接待实务(一) 第四章 邮件收发 案例五：某年3月5日，新欣化工企业总经理出差了，这次期限是从3月5日至3月12日，预定12日早晨回来。文员小王负责处理企业各类邮件。小王从收发室取回了邮件，其中上司亲启信一封，一个邮包，总经理办公室收件三封，其中有一封寄自河南分企业信总经理曾关照过让销售科科优点理。恰好销售科小李走过办公室，小王说：“小李，把这封信交给你们科长”，小李把信带走了。 　　 小王把总经理亲启件放在总经理办公桌抽屉里，又拆开总经理办公室收件，一封是邀请总经理参与定于3月12日下午研讨会，小王想，总经理前几天还谈到准备参与这次研讨会，12日她恰好回来，一定会参与。于是小王打印了接收邀请回信，明确通知对方总经理将参与会议，并替总经理签了名。拆开第二封信，拿出信纸，里面还有两张产品样品照片，小王看了信内容，附件里说明有三张照片，小王不知道怎样处理，她把照片又放回了信封中。 　　 小王拆开邮包，发觉是产品研发中心为了开发新产品，在前几天订购新型材料，一共有五个品种，小王凭印象认为订购是三种，多了两种。心想，是供给商主动送来，不拿白不拿，于是她打电话让研发中心人取走了。 　　 小王处理邮件做法是否正确?假如不正确，正确做法应该是怎样? 一．邮件收取P64 假如从外部送达邮件是由单位收发部门负责，当邮件抵达文秘人员室时，文秘人员应从其中挑选出必需交给上司邮件，并统计在收件单（簿）上，如：P65 二．邮件分拣P65 文秘人员收到邮件后应该根据一定标准进行分拣： （1）根据收件人姓名分拣。这是最轻易操作一个标准，但实际分类时很不方便，只适合于人数较少企业或部门。 　　（2）根据收件部门名称分拣。按一个部门一类方法进行分类，假如邮件上写部门本组织没有设置，则把它归入和此相近部门，如写明“教育处”收，能够归入本企业“培训中心”。这种方法还能够和第一个方法结合起来用，先按收件部门名称分拣，然后依据姓名归类。 　　（3）根据邮件关键性分拣。文秘人员能够在两个方面判定出邮件关键性：一是关键来信人姓名或关键来信单位名称；二是邮件上出现挂号邮件（Registered Mail）、保价邮件（Insured Mail）、快递邮件（Expressed Mail）、机要邮件（Confidential Mail）、和带回执邮件（Certified Mail）等特殊邮寄标识。另外，电报、电传和传真等邮件也是比较关键。各个单位能够依据自己情况设置关键性分类标准，如美国根据关键性分类标准： ·全部电报、电传、传真、计算机自动打印输出文件，和多种付费特殊邮件（挂号邮件、保价邮件等）； ·多种一般邮件，其中包含一般信件和发票、帐单、货单等单据和支票； ·本企业设在其它地方分企业、办事处、工厂或部门寄来多种邮件； ·私人邮件和机要邮件； ·报纸、杂志等定时出版印刷品； ·商品目录册、商业宣传用小册子和其它多种广告资料； ·多种邮包。 但各行各业邮件分拣标准应有自己特点，如私人邮件和机要邮件就不能并为一类。按关键性分拣标准能够和按收件人、部门名称分拣标准相结合方法，先依据关键性分拣，然后再按其它标准分拣。 三．邮件拆封P67 有些邮件需要文秘人员拆封后交给上司或相关部门处理，到底哪些邮件能够由文秘人员拆封，哪些不许可，应事先和上司达成协议或要求。通常来说，机要邮件和私人邮件文秘人员不应拆封，除非上司尤其授权。写明上司亲启信件应直接交给上司处理，假如文秘人员无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己名字，封上信口，把信件交给上司时候向她（她）道歉。 邮件拆封要注意几点： 　　（1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面信纸和其它东西沉落在信封一边，以免在拆封时遭到损坏。通常见剪刀拆信封，公务信件是不许可用手撕，假如需要拆封信件很多，最好用手动或自动拆信机，以提升拆封效率。 　　（2）正确拆封位置在信封右边侧，信封不能丢掉，也不能损坏信封上文字、邮戳和其它标志。应该用回形针把它和信纸或附件等附在一起，以供以后查阅、佐证之需，这也是归档要求。 　　（3）信件拆封后，首先要取出里面全部东西，然后检验信封、信纸上地址、电话是否一致。假如不一致，应打电话问询正确，再把错误划去，这么才能确保寄信人立即收到回信。 　　（4）信封里有时会附有货单、发票、支票等，检验这些附件时，应该一一对照信纸上提到部分（英文信在正文下标有“Enc.”——enclosure缩写）。如发觉名称或数量不附，应该在信封上写上缺乏附件名称和数量，接着应立即打电话或写信和寄信人联络，争取事情妥善处理。信件里证件、现金等要专题登记和保管。 　　（5）有些邮包是依据企业订购信寄来，文秘人员应找出当初订购信副本，拆