环境监测站文件控制程序.docx

环境监测站文件控制程序 1　目的 对与管理体系运行有关的文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。 2　适用范围 适用于本站管理体系文件、本站和外来的与监测工作有关的法规性文件、技术文件、技术标准、技术规范和技术资料的控制。 3　职责 3.1　站长负责质量手册和程序文件的批准； 3.2　技术负责人负责组织技术性文件的编制和批准； 3.3　质量负责人负责组织质量手册、程序文件的编制及审核； 3.4　各科室负责本部门技术性文件的编制和审核； 3.5　办公室负责文件的日常管理和控制。 4　程序 4.1　文件分类 4.1.1　文件资料按其性质分为三类： (1)管理体系文件：包括质量手册、程序文件、作业指导书； (2)与监测工作有关的技术文件：包括监测方法标准、环境质量标准、污染源排放控制标准、监测技术规范、技术文件和技术资料等。 (3)本站制定的或来自外部的与监测工作有关的法规性文件、技术文件和规章制度等。 文件可以承载在各种媒体上，无论是硬拷贝或是电子媒体。 4.1.2　文件资料按其管理方式分为受控类和非受控类。本站的管理体系文件和技术文件是受控文件，外来技术文件和法规性文件是否受控由办公室确定。 4.2　文件的编制、批准 4.2.1　质量手册和程序文件由质量负责人根据《浙江省检验机构计量认证/审查认可（验收）评审准则》和ISO/IEC 17025:2005《检测和校准实验室能力的通用要求》的要求组织编制，站长批准。 4.2.2　作业指导书等技术性文件由相关监测业务科室人员编写、室主任审核、技术负责人批准。 4.2.3　其它文件由站长指定人员编写，站长批准。 4.2.4　经批准的文件由办公室档案管理员编号登记。 4.3 管理体系文件编号方式 ×××× / ×× □□ — □□□□ 文件批准实施年份 文件批准实施年份(需要时) 文件序号 文件类别 ×××环境监测(中心)站 文件类别：ZS—质量手册 CW—程序文件 Z J—质量记录 J J—监测原始记录 CG—操作规程 ZG—自校规程 J F—监测方法 QT—其它 4.4　文件的发放 4.4.1　由档案管理员填写《文件发放（领用）审批表》，经批准后按规定的发放范围发放文件。保证对管理体系运行起重要作用的各个场所，都能得到并使用现行有效的文件。 4.4.2　文件发放时要注明分发号和文件受控状态，由领用人签收。受控文件应加盖“受控文件”印章。 4.4.3　受控文件不得私自外借或随意复印。 4.4.4　文件破损严重影响使用时，文件使用人可到档案室更换，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号与原文件相同，破损文件按本程序4.5条款处理。 4.4.5　文件丢失后文件使用人须重新办理申领手续，但必须在领用原因中作出说明，档案管理员在补发文件中应给新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。 4.5　文件的评审和更改 4.5.1 技术负责人、质量负责人应定期分别组织对现有技术文件和管理体系文件 进行评审，必要时进行更改，以保证持续适用和满足使用的要求。 4.5.2　文件需要更改时，一般应由原编制部门负责填写《文件更改申请表》，说明更改原因，对重大更改还应附有充分的证据。 4.5.3　文件更改的审核、批准由原文件的审核、批准人负责，当原审批人不在岗时，可由接替其岗位的人员审批。 4.5.4　文件更改申请批准后，由原编制部门实施更改(文件修改单页不超过30字的，可由文件持有人根据批准后的《文件更改申请表》用碳素墨水划改相应部分)。文件更改时应注明更改人标识和更改生效时间，并按原《文件发放（领用）审批表》的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。 4.6　文件的换版与作废 4.6.1　文件经多次更改或需大幅度修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。 4.6.2　作废的文件由档案管理员按原《文件发放（领用）审批表》收回并记录，对需保留的作废文件应加盖“作废”印章，防止误用；对要销毁的作废文件，由档案管理员填写《文件档案销毁记录表》，经质量负责人批准后，方可销毁。 4.7　文件的管理 4.7.1　审批后的原版文件由档案管理员登记归档，存入磁盘的文件均应有备份，备份文件也应标识归档。 4.7.2　借阅与管理体系有关的文件，应向办公室提出申请，办理借阅手续。 4.7.3　复制管理体系文件须经质量负责人批准，由档案管理员办理，并登记编号。 4.7.4　内部审核前，档案管理员应全面检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。 4.8　资料的收集与管理 监测业务科室负责有关技术标准、外来文件、技术文件和技术资料及其信息的收集，并及时将收集到的信息或资料提供档案室，由档案管理员登记编号造册，或进行跟踪收集，以保证技术标准及各类文件现行有效。 4.9 保存在计算机系统内电子文件或在网络上发放传输的文件