某学校档案规范化与信息化管理.docxVIP

PAGE 29 摘 要 现如今全球在不断发展，计算机的出现与普及给人类社会带来了巨大的变革。尤其是随着计算机与网络技术的结合发展，全球的工作、生活逐渐向现代化的方向改变，发生了天翻地覆的变化，与信息化管理相比，纸质档案的管理非常复杂，管理者的负担会逐渐加重。而学校加强档案的信息化建设，完善档案管理标准，开发一个技术水平先进，功能构建完善的档案管理系统是学校信息化建设的重要组成部分。 以档案管理为研究对象，采用B/S 模式，运用asp.net开发构建学校档案管理系统，实现了档案管理系统的实现。减少管理人员的工作难度，提高工作效率，依据国内外发展状况，结合高校的档案管理的实际需求开发了一个网上档案信息化平台，将教师管理、档案管理、公告管理等模块有机结合，区别于传统的手工录入方式，使得档案的管理操作方式更加多元与便捷。最后通过系统的测试，验证了系统是否满足最初的设计需求。 关键词：档案管理；信息管理；信息化平台 第1章 引言 1.1 研究背景及意义 高校档案是高校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的，归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是高校宝贵的信息财富之一,档案既是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，又是总结经验、制订计划、处理问题、改进管理的依据，档案管理在高校各项工作中具有重要价值和意义 REF _Re\r \h [1]。 信息化普遍化时期前，档案的管理主要有人工来操作，而人工进行的操作必然会受到人为因素的影响，这种陈旧的管理方式不仅需要耗费大量的人力、物力和财力，而且工作效率低，已经不能适应高校档案管理和利用的需求，应尽早实现高校档案的信息化、现代化管理方式，以充分发挥出高校档案应有的价值与功能。首先，高校日常的运转会产生大量数据，这些数据将分门别类的进行归档整理，如果高校缺少积极有效的管理，档案的归档整理检索等方面会变得十分繁琐困难，又因为繁琐困难，人工操作出错的几率也会变大，从而导致恶性循环，另一方面，当档案进行调动审阅时，传统的档案原件极有可能受到损坏，给后期的管理调取造成不便。 最近几年以来，国家积极倡导推行大众化改革，尤其是对高等教育方面，随着各个省份高等院校规模上逐渐增大，高等院校的档案材料日益增加，档案的存储检索变得十分困难，部分分工不同的差异化结构造成了档案的复杂化与多样化，直接导致了高等院校在规范化与信息化的道路上困难重重 REF _Re\r \h [2]。随着信息系统开发技术的快速发展和普及，利用计算机网络进行管理的相关技术已经逐渐成熟，而计算机网络技术也是管理系统完成档案信息化的最重要一步。由上面叙述可知，传统的信息管理方法会被逐步替代，计算机网络系统的出现给人们日常的生活带来了巨大变化，学校档案管理系统的出现给传统的学校档案管理带来了非常重要的变革，利用计算机进行档案管理会给使用方提供了极大的便利。 1.2 国内外研究现状 发达国家在上世纪七八十年代就已经开始了以信息化档案管理为重要中心的电子文件中心论的开发与深入探索。 REF _Re\r \h [3]，国外对于计算机档案管理的方法技术已经逐步趋于完善化、系统化。20世纪80年代美国对档案材料分类，有效地将繁杂的档案进行信息化管理，使得美国的档案管理系统完全一体化 REF _Re\r \h [2]。而在一些发达国家中，电子文件已经记入法律，法律规定电子文件可以作为证据使用，拥有法律效应。 REF _Re\r \h [3]。 在教育方面，以欧美为首的部分发达国家在上个世纪八十年代后，其大部分高校已经逐渐建成了信息化档案管理平台，其中包括了行政、教学、学生、教师等不同类别的档案。美国的Archive Online平台，对学校的学生所有档案还有后勤。教务、教师等多种类型的档案文件进行信息化处理，上传到管理系统上面进行管理使用，Archive Online平台是美国普林斯顿大学在档案管理方面进行的一项重大举措 REF _Re\r \h [4]。与此同时，柏林工业大学、剑桥牛津等世界上知名学校也都建立了档案信息化的管理系统，将高校的各类档案文件不同的权限来进行访问检索功能，为不同人员提供服务 REF _Re\r \h [5]。 国内研究关于档案管理信息化平台的时间比较短暂，不过发展的却十分迅速。近几年计算机档案管理平台呈现爆发式的发展，而科研与高校对于这一方面关注较多，并且也有了一定的研究成果 REF _Re\r \h [6]。 从上个世纪末开始到现在，国内的档案信息化平台实现了从无到有的转变，数量上日益增加在计算机网络中，