展会管理标准规范.docVIP

四川省数字证书认证管理中心 参展管理规范 一、总则 为了规范企业参展操作步骤，确保参展效果,经过参展提升企业著名度,连续改善和完善企业展会组织、参展和管理工作,特制订本规范。 二、适用范围 本规范适适用于展会组织、信息搜集和参展程序管理。市场策划部为参展工作牵头部门，总经办为最高决议机构。 三、展会操作规程 （一）参展操作规程 第一步：搜集资料。市场策划部负责搜集和本企业业务相关专业展会信息，并和展会组委会取得联络，向其索要参展指南和参展注意事项； 第二步：确展。市场策划部对展会资料评定后，以汇报形式报战略总监，确定参展计划。 第三步:筹备。确定参展后,市场策划部确定展会责任人，制订参展计划、选择展位及人员分工； 第四步：签署协议。商务公关部和展会组委会联络、洽谈协议签署事宜； 第五步：签署广告协议。如需广告宣传，和展会组委会联络，经战略总监同意同意后，和其联络并签署协议，办理相关事宜； 第六步：办理参展商证、参观证。展位确定后，市场策划部向组委会问询参展商证和参观证办理相关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员证件； 第七步：预订房间。展位确定后，如需预订房间，市场策划部负责预定，房间尽可能订在展区周围或交通便利、价格适中酒店，做到既节省费用又方便和用户洽谈； 第八步：展会筹备。在展前筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成； 第九步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失； 第十步：参展总结。参展结束后，参展人员均需撰写汇报材料，展会责任人将各人汇报材料归纳，整理并撰写参展汇报，并将全部带回用户名单输入企业用户名单，全部影像资料，在电脑中存档； 第十一步：存档。根据企业档案工作要求完成存档； 第十二步：落实政策补助。商务公关部依据国家、省、市相关要求办理相关手续，主动申报各项扶持政策。 四、展会管理实施细则 （一）参展目标 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息搜集。 （二）参展标准 1）参与展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略标准，避免盲目、冲动及铺张浪费参展行为； 2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作； 3）参与展会应做具体周密策划，包含展位选择、部署方案、广告公布、目标用户邀请等； 4）除布展工作外，应强调参展人员作用，做好明确职责分工和展前培训，展示企业团结、专业良好形象； 5）展会应和市场拓展紧密集合，展会后应立即、主动跟进，做好后续宣传和用户开发工作； 6）展会结束后应做效果分析并提交总结汇报，积累参展活动经验。 （三）年度展会计划 市场策划部应在每十二个月12月份对下十二个月度展会信息进行搜集，并整理为《展会信息汇报》，呈报战略总监。 1）信息调研 市场策划部应对目标展会做详尽信息调查，包含：主办方、承接单位、举行时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。 2）价格及优惠政策落实 商务公关部在参展前应和主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面各项优惠政策。对我企业拟长久参展展会，应和主办方或组展单位建立良好关系，以取得优惠参展价格，好展位和相关待遇。 3）参展财务预算 在提交参展计划提案时应做好财务预算，包含：参展费用、展示部署费用、广告费用、宣传物料及赠品费用、人员差旅费用等其它可预见费用； 参展投资规模应参考展会对市场战略支持作用、对区域市场销售现实作用、品牌宣传和企业宣传影响力。 （四）参展筹备工作 1）签订协议 决定参展后应和主办方或组展单位签订协议。 2）展会策划 市场策划部针对每一展会制订具体参展方案并负责落实。 ①展位选择 展位应选择有利位置，关键考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间周围等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位； 展位大小可依据具体需要选择标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略； 选择展位前，应了解周围展位厂商信息和展示方法，并作出必需设计调整。 ②展台部署和展品陈列 展台部署基础标准： 远观效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调； 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向； 不管标准展位还是特装展示，全部必需增加照明灯光； 展品和图片展示高度应符合人体身高和视角； 展区微观细节结构应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质。 ③广告信息公布 依据需要可考虑在会刊公布广告，能够封面和页内文章形式发表。 可依据需要选择条幅、彩球等展会外设广告。 ④目标用户邀请 参展前应经过微信、网站、电话等方法通知相关领导、用户、用户。 （五）参展人员 依据展会规模，应配置对应参展和筹备人员，并做明确职责分配和展前培训。人员关键包含：展会责任人、实施人员、接待人员、专业