展会管理详细规定.docVIP

展会管理要求 一、总则 明确企业参展标准和操作步骤，掌握中国外大型专业展会行情，连续改善和完善企业展会组织、开展和管理工作。 二、适用范围 本制度适适用于展会组织、信息搜集和参展程序管理。综合办行政管理员为展会统一责任人，原展会责任人赵业水和刘建开应和综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参与过展会相关资料。 三、展会操作规程 （一）中国展会参展操作规程 第一步：搜集资料。搜集和本企业业务相关专业展会信息，并和展会组委会取得联络，向其索要参展指南和参展注意事项； 第二步：确展。经企业研究后确定参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工； 第三步：签署协议。和展会组委会联络、洽谈协议签署事宜，协议签署后，催促对方立即确定展位； 第四步：签署广告协议。和展会组委会联络，确定此次会议广告代理商，如需广告宣传，经企业领导同意同意后，和其联络并签署协议，办理相关事宜； 第五步：办理参展商证、参观证。摊位确定后，向组委会问询参展商证和参观证办理相关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员证件； 第六步：预订房间。展位确定后，立即预订房间，房间尽可能订在展区周围或交通便利、价格适中酒店，做到既节省费用又方便和用户洽谈； 第七步：展会筹备。在展前筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成； 第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失； 第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将全部带回用户名单输入企业用户名单，全部影像资料，在电脑中存档； 第十步：存档。将全部展会资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保留一份； 第十一步：落实政策补助。依据国家、省、市相关要求办理相关手续，主动申报各项扶持政策。 （二）国外展会参展操作规程 第一步：搜集资料。经过因特网和各类信息刊物搜集和本企业相关专业展览会，尤其是国际专业展览会；和展会组委会或中国承接方联络，向其索要参展指南及注意事项； 第二步：确展。经企业研究后确定参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工； 第三步：签署协议。和展会主办单位或组展方联络洽谈签署协议事宜，协议签署后，催促主办单位或组展方立即确定展位； 第四步：签署广告协议。和展会组委会联络，确定此次会议广告代理商，如需广告宣传，经企业领导同意同意后，和其联络并签署协议，办理相关事宜； 第五步：展会筹备。在展前筹备时间内，各人按展会方案分工实施完成；尤其注意如参展形式为特装展，应做好展台设计、搭建工作； 第六步：签证办理。摊位确定后，向主办机构问询签证相关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随即安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理，应主动配合提供相关证件； 第八步：预订房间及往返机票。展位确定后，应立即预订往返机票及房间，房间应尽可能订在展区周围或交通便利、价格适中酒店，做到既节省费用又方便和用户洽谈； 第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失； 第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将全部带回用户名单输入企业用户名单，全部影像资料，在电脑中存档； 第十一步：存档。将全部展会资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保留一份； 第十二步：落实政策补助。依据国家、省、市相关要求办理相关手续，主动申报各项扶持政策。 四、展会管理实施细则 （一）参展目标 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息搜集。 （二）参展标准 1）参与展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略标准，避免盲目、冲动及铺张浪费参展行为； 2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作； 3）参与展会应做具体周密策划，包含展位选择、展台部署方案、广告公布、目标用户邀请等； 4）除布展工作外，应强调参展人员作用，做好明确职责分工和展前培训，展示企业团结、专业良好形象，把握商机； 5）展会应和市场拓展紧密集合，国外展会是我企业拓展市场区域接触用户关键路径之一，展会后应立即、主动跟进，做好后续宣传和用户开发工作； 6）展会结束后应做效果分析并提交总结汇报，积累参展活动经验。 （三）年度展会计划 组织展会责任人应在每十二个月12月份对下十二个月度展会信息进行搜集，并整理为《展会信息汇报》，发给国际项目部，国外展会具体市场调研由国际项目部负责，国际项目部对搜集后展会信息应做初步评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；综合办行政管理员负责在每十二个月1月份依据各项目部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报企业领导研究确定，企划法务室赵业水和采购履约部刘建开负责帮助综合办整理《展会信息机参提案》。 1）信息调研 综合办行政管理员应对目标展会做详尽信息调查，包含：主办方、承接单位、举行时间、展馆位置、