接待工作实施专项方案.docVIP

投资开发接待工作实施方案 接待工作是外部联络“窗口”，内部沟通“桥梁”。对于企业而言，接待工作就是企业门面、喉舌，是企业形象缩影，更关键是，接待工作对企业业务拓展，加强横、纵向经济、技术合作等全部有着关键意义和深远影响。 为深入完善和规范企业接待工作，合理调配接待资源，使企业接待工作有章可偱、有度可依，提升接待工作效率，树立企业和职员良好形象，提升企业著名度和影响力，现依据企业发展需要，特制订了本实施方案。 一、组织机构 接待工作由接待主管部门、接待组织部门和接待帮助部门组成。 （一） 接待主管部门，指负责企业接待体系建设和管理部门，总经办为接待主管部门。 （二） 接待组织部，指依据来访对象及业务相关性实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责部门，总经办、行政部、账务部和人事部为接待组织部门。 （三） 接待帮助部门，指拥有企业公共资源且可提供用于接待服务部门，招商部、策划部、营销部、网络部等其它部门为接待帮助部门。 二、职 责 （一）接待主管部门 1. 负责企业接待体系建设及管理，包含接待制度制订、变更、解释及提供接待知识培训和咨询服务等。 2、负责确定接待方案（含接待计划、日程安排、费用安排和预算等），报总经理同意，并组织相关部门具体实施。 3、负责组织相关部门及人员开展接待礼仪培训。 4、负责核实、调查、处理企业各部门接待过程中出现违规现象。 5. 负责接待档案管理。 （二）接待组织部门 标准上各职能部门负责组织和其业务相关通常接待活动。但包含关键人物、关键业务企业和行政部门重大接待活动，必需由接待主管部门统一组织实施。 1. 确定具体来访信息。掌握来访目标、时间、时长、地点、人数、人员名单、行车路线、具体要求等，提前一天将相关信息立即、有效传输给接待帮助部门，同时通知参与接待人员。 2. 依据企业要求，依据需要联络摄影、摄像及宣传报道等事宜。 3. 依据需要提前按相关要求安排或预订会议室，并对所需画册、饮料、果点、投影仪等提前提出申请。 4. 负责准备会谈中需要使用到电脑、会谈资料、礼品、铭牌等。 5. 依据用车需要，按车辆管理部门要求提前提交用车申请。 6. 组织相关接待人员迎接、陪同、送行。 7. 依据需要安排住宿，尽可能引导或安排客人就近入住企业协议酒店，如有特殊情况或其它要求，可依据领导指示另行安排。 8. 依据需要安排用餐。用餐标准依据预案和具体情况确定。 9. 负责对接待实施过程中客方人员衔接、督导及包含信息安全监控。 10. 负责接待实施中包含相关后续事务组织、跟进、协调、落实。 （三） 接待帮助部门 依据接待组织部门最终协调确定要求，接待帮助部门安排具体相关工作并对接待效果负责，为促进接待工作顺利进行，可向接待组织部门提出有效提议。 三、具体分工 编号 项 目 具体内容 责任部门 责任人 1 制订接待方案、预案，对日程进行安排。 依据实际情况和要求修改接待制度，拟写接待活动方案和每次预案，做好接待预算。对接待工作进行布署。跟进、协调、落实接待后续相关事务。 总经办 2 来访信息确定 和接待对象对接，确定来访意图、目标、时间、时长、人数、来访人员名单、姓名、单位、职务等信息。 总经办 行政部 3 会议室、举行活动场所部署和预订 视情况提前摆放会议包、纸杯、水、水果、纸巾、企业宣传资料、统计簿、签到册、投影仪、翻页笔、电脑，准备烟灰缸、茶、咖啡；制作欢迎牌、指示牌；摆放铭牌； 会前检验会议室物品配置；和会期间做好饮品添加、台面清洁等服务；依据方案要求摆放花卉及盆栽。 行政部 4 会议所需器材 准备电脑、投影仪、音响、麦克风等设备。 策划部 5 和贵宾联络沟通 和客方沟通，了解对方要求和需要和行程改变立即向我方接待人员作出工作调整。 总经办 行政办 6 摄影、摄像及宣传报道 视需要安排摄影摄像、制作相册或相框、进行内部和外部宣传报道。 策划部 7 迎 送 接机：值机（代客人办理登机、行李托运）（仅限贵阳机场中国航班）；贵宾厅休息；视情况准备鲜花、接站牌等。 总经办 行政办 8 餐 饮 确定用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其它相关安排等工作。依据需要和客人喜好安排对应招待场所， 总经办 行政部 9 住 宿 依据贵宾等级联络住宿地点；接待人员需在客人入住前复查房间设施； 接待人员提前按客人喜好安排房间，确定房间号，并代办入住、退房手续； 总经办 10 景点游览 提前购票尽可能避免排队等候。 招商部 行政部 11 车 辆 提前安排和调度车辆，4人内可安排轿车；5-6人可安排商务车；6-15人可安排中巴车；30-50人可安排大巴车；依据人数、路线、天气在车上准备瓶装水。检验车况、确保车辆清洁、车况良好。 行政部 招商部 12 礼 品 依据企业领导指示购置