新版OA系统简易操作基础手册机关部门公务适用.docVIP

新版OA系统简易操作手册 （部门公务适用） 一、新版OA系统总体情况说明 新版OA系统是由省企业统一计划、从全省统一企业门户网站进入综合办公自动化系统。在用户端采取IE浏览器方法登陆使用。和旧版OA系统相比，除了因为技术上优异性便于维护管理外，深入提升了公文处理规范性和严谨性，并作为广东电信企业门户一部分、实现了和MSS系统等全省各个管理系统综合统一。 二、系统登陆使用方法： 打开IE浏览器输入广东电信企业门户网址 进入登陆界面（以下图）。 登陆方法：用英文名登陆（通常为姓全拼+名字第一个字母+数字），如“zhaoqjgw”。大家能够查看分企业统一印制名片上Email邮箱名称（@前面部分）找到这个英文名。。 这里有一点要注意是因全省范围内有部分同名同姓职员（会单独通知），这类职员只能用英文名才能登陆。 三、操作主界面说明： 新版OA系统公文处理步骤和机制和旧版基础相同。主界面以下： 待阅待办新系统中，原来待办文档将被分为“待办文档”和“待阅文档”，其中，待办文档是目前办理人必需要办理文档，对部门公务帐号而言关键是分企业领导指示给你部门主办或协办省企业发文，或是需要成文封发部门发文，系统对该办理步骤进行效率监督，并作超时统计，用户必需立即处理；待阅文档是原来收文管理中阅知类文件，只需要用户阅知，无须具体“操作”办理，能够一次处理多个文件，不作时限要求，处理是否不影响文件归档，这类文件能够直接转给部门内职员阅知，也可提交给部门领导指示。 待阅 待办 “待办事宜”和“待阅文档”这两个栏目中，步骤名称右边括号里数字表示现在该步骤中有多少个需要您处理公文，如“收文管理（2项）”，表示现在有2份收文需要您处理，全部处理完成后步骤名称会自动消失。 四、处理文件举例： 作为公务帐号管理员，除了处理公务邮箱中一般邮件外，关键是将待办事宜省企业文件（“分企业收文”）提交给部门领导指示，和处理需要成文封发部门发文。所谓 “分企业收文”是指分企业公务邮箱中收到省企业红头文件，由分企业公务帐号管理员（在综合办公室）进行登记，提交给分企业领导指示，分企业领导指示给相关部门主办、协办和阅知，相关部门公务再提交给本部门领导指示，由本部门领导提交相关人员阅办。 以上黑体部分就是部门公务帐号管理员需要做工作。 （一）将本部门主办、协办文件提交给部门领导指示 假设在“待办事宜”中有一个需要本部门主办或协办收文，单击这个待办事项打开这个文件，以下图。 “提交”按钮填写完成后，在文件内容页面最上方点击提交 “提交”按钮 （二）成文封发 含有成文封发权限用户登录进入系统主界面后，在待办区域找到需要自己进行成文封发处理文件，点击文件标题链接打开该文件，进入成文封发处理页面。 和上述全部步骤不一样之处于于正文处理，成文封发之前必需把正文生成PDF文件，正文内容编辑框上侧其中三个按钮是生成PDF文件辅助按钮，分别为：使用模板、盖章、生成PDF，而且三个按钮分别依次根据生成PDF文件功效次序来排列。以下图示。 具体操作以下：先点击“使用模板”，然后点击“盖章”，最终点击“生成PDF”。完成后会出现以下对话框： 确定后再重新回到成文封发步骤界面。点击页面上侧工具栏上“成文封发”按钮，系统会提醒提交确定，确定提交以后，出现以下对话框： 确定后再重新回到成文封发步骤界面。 在本步骤里，步骤设置区域无须进行设置，采取默认即可。 点击页面上侧工具栏上“提交”按钮，系统会提醒提交确定，确定提交以后，目前步骤结束。 （三）处理待阅文件 待阅文件关键是旧版OA系统中阅知类收文，放在“待阅文档”中。这类文件处理是否不影响文件流转和归档。公务帐号管理员在这里能够提交给部门领导阅知（指示），也能够直接提交给部门内其它职员阅知。关键操作界面以下： 提交给部门领导阅知（指示）或直接提交给内部人员阅知。若无需提交阅知点击“已阅” 提交给部门领导阅知（指示）或直接提交给内部人员阅知。 若无需提交阅知点击“已阅”。