iso22301：2019程序文件信息交流沟通控制程序.pdfVIP

文件编号 版本号 修改号 信息交流沟通控制程序 BCM7.4-01 A 0 1　 目的 规范 BCM管理体系信息的收集、传递、交流、反馈、处理，对内促进各部门、各单位之 间的业务沟通内容、沟通时机、对象，对外促进与相关方之间的信息交流和协调沟通，促进 体系的持续改进。 2　 范围 适用于组织内部信息传递与处理、与外部各方信息的交流和处理。 3　 术语和定义 管理体系： BCMS管理体系等 相关方：包括顾客、供方或合作伙伴、股东、员工、社会团体等。 4　 职责 4.1 　 综合部负责管理体系的方针、目标、要求及实施、贯彻状况的沟通及内部审查、管理 评审、外部审查信息的发布、交流，重要的过程以及与外界进行信息交流、沟通，并负责及 时向总经理汇报体系运行中的重要事项。收集存档和回应来着相关方的信息。 4.2 　 业务部负责公司业务的信息管理、内部外部沟通、联络等。负责采用和纳入国家或地 区的威胁预警体系，供规划和预警使用。 4.3 其它部门配合实施沟通过程。 5　 内容及要求 5.1 　 沟通内容信息的分类： 5.1.1 　 外部信息 —— 工信部、安监局、部门、认证机构等监测或检查结果反馈的信息。 —— 政策、法律法规、标准类信息，如信息安全等。 —— 相关方的信息及投诉等 —— 其他外部信息，如各部门直接从外部获取有关 BCM安全等方面的信息 5.1.2 　 内部信息 —— 正常信息，如方针、目标、指标、检查记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运 行时的其它记录等。 —— 不符合信息（含潜在的） ，如管理体系内部审查的不符合等。 —— 紧急信息，如发生环境事件、安全事件、火灾、洪涝灾害等情况下的信息记录。 —— 其它内部信息，如培训记录、职工建议、管理层对管理体系的各项批示等。 5.2 　 信息的收集时机 5.2.1 　 外部信息的收集与沟通 1）综合部负责负责汇总登记各类政策、法律法规、标准类信息，具体按《法律法规相 关方要求控制程序》 执行。 在合适的情况下， 促成与政府机构进行沟通， 在中断事件发生时， 确保多个响应机制和人员之间的能够共同协作。 1 / 3 2) 业务部负责汇总内外部业务、检查方面的信息，发生中断事件时，并及时反馈有关 部门进行处理；确保沟通手段的可用性。 3）各归口职能部门进行沟通，相关方反馈的信息，由对应主管部门按运行控制程序， 填写《信息交流沟通记录》传递给相关部门处理。 5.2.2 　 内部信息的收集 1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，品管部按 响应程序规定传递组织的方针、目标、指标、管理方案、内部审查结果、管理评审结果、法 律法规等信息。 2 ）不符合信息（含潜在信息）的处理详见《不合格控制规范》 。 3）紧急的环境、安全方面的信息处理，详见《应急准备与响应控制规范》 。 4 ）其它内部信息，提供者可填写《信息交流沟通记录》反馈给有关部门分析、传递、跟踪、 验证 5.2.3 　 当信息反馈部门收集的信息涉及到中断时，应及时向总经理报告。 5.3 　 沟通方式 方式一般有职工代表大会、体系管理评审及内部审查、业务系统工作会、协调会、安全 例会；方针目标宣传、人员培训、各类文件的发布实施；各类业务数据统计报表；合理化建 议改善、与组织有关的选型手册、报刊、信息简报、看板、 OA系统等内部信息媒体；组织 内部局域网及外部网络传输 ；各部门各单位与相关方的沟通、满意度调查评估分析以及其它 各种相关交流活动。在正常通信中断时，采用以上的备选方式进行操作和演练测试。 5.4 　 存档信息资料保管 归口部门需将所有信息资料存档并保存三年。 5.5 　 有关中断事件信息的具体原因调查分析、纠正措施、预防措施，按《持续改