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管理规范系列 | Specification Template 编号：SMP-WJ01-22 页码PAGE 外商提供的文件、资料控制程序正式版 外商提供的文件、资料控制程序正式版 Different positions have their own specific rules of doing things, in order to make the work achieve the expected goal according to the plan and requirements. 外商提供的文件、资料控制程序正式版 下载提示：此管理规范资料适用于团体或社会组织中，需共同遵守的办事规程或行动准则并要求其成员共同遵守，不同的行业不同的部门不同的岗位都有其具体的做事规则，目的是使各项工作按计划按要求达到预计目标。文档可以直接使用，也可根据实际需要修订后使用。 　　文 件 名:外商投资服务中心程序文件范例　　外商提供的文件、资料控制程序　　1.0目的　　为确保外商提供的文件、资料办理审批过程中不损坏、不遗失，特制订本程序。　　2.0适用范围　　中心各科室收到的所有外商申报文件与资料均依本程序管制。　　3.0职责　　略　　4.0工作程序　　●中心各科室在受理相关审批业务时，各收文窗口应在收到申报人的文件资料时，如营业执照、批准证书、合同、章程等，依相关服务过程程序的要求作收文登记。　　●申报人提交的文件与资料不齐，各收文窗口应及时要求申报人补齐相关材料后再行申报。　　●申报人提交的文件与资料齐全，各收文窗口应依据相关服务过程控制程序，作适当的收文登记，并填写“收文回执”交申报人，以备申报人的查询。　　●各科室对外商提交的文件与材料在审批与移交过程中应保存在本部门未用档案袋内，以避免损坏与遗失。　　●如果一旦发生外商提交的文件与资料损坏或遗失时，当事人应立即向室负责人和协调办报告并电话通知申报人，向申报人表达歉意后，十分客气地要求申报人补交文件与资料。　　●如果以上条款中报送文件与资料属外商之原件的，则各室负责人与中心协调办负责人应立即电话通知外商负责人，向其表达万分歉意，并与其一道协商处理办法以使外商满意，这样的事情发生后，协调办依《纠正和预防措施程序》进行必要的内部改进控制。　　5.0支持性文件　　●《各室服务过程控制程序》　　6.0相关记录　　无　　篇2：粘合剂实业质量手册:文件资料及质量记录控制　　HS 文件类别 XX粘合剂实业有限公司　　文件资料及质量记录控制 文件编号 HS1—HR—01　　质量手册 版本A.0　　1、目的　　对与质量体系有关的文件资料及质量记录进行控制，确保各相关场所使用文件的有效版本。　　2、适用范围　　适用于与质量管理体系相关的文件资料及各阶段检验记录、内部品质稽核报告、生产报表等。　　3、职责　　3.1各部门负责编制与本部门有关的文件及质量记录。　　3.2管理者代表负责组织相关部门主管编制质量手册及审核。　　3.3董事长批准质量手册。　　3.4人资部负责对文件和资料进行控制。　　3.5各部门负责各自的质量记录保管维护及控制。　　4、定义及分类　　4.1文件: 规范工作要求(标准)或规范工作进行时的职责与步骤的书面材料。　　4.2公司文件分为三级:　　①质量手册及控制程序(一级文件): 叙述公司方针与品质政策、及与ISO9001系列条款相关之所需程序、管理办法。　　②指导性文件(二级文件): 作业标准、QC工程表、检验规范等。　　③表单、表格(三级文件)：与本公司的质量体系运行相关的表单、表格、质量记录等。　　4.3外部文件: 凡公司以外的相关文件均属外部文件。　　5、作业程序　　5.1文件的编号：　　文件的编号由4个英文字母和3个阿拉伯数字组成，如HS1-XS-01，各字母含义为:　　口 □ □ - □ □ - □ □　　文件的顺序号　　表示部门　　表示文件级别　　表示公司　　① HS：表示丁氏公司 1：表示一级文件 2：表示二级文件 3：表示三级文件　　E：表示外部文件　　② MT：管理层 SH：审核组 RD：产品开发部 MS：市场营销部 WX：维修部　　PU：采购部 PD：生产部 FD：财务部 HR：人资部 QM：质量管理部　　例: 如果是公司人资部第11份指导性文件则编号为HS2-HR-11。　　5.2文件的版本规定：　　①文件的版本用A、B、C、D…Z表示。　　②文件的版次用0、1、2、3…9表示。　　③版本与版次的使用规定：文件进行了小修改后，必须更改文件的版次，如A.0→A.1或A.5→A