会议筹备阶段的会务操作讲解.ppt

一、会议证件的概念 ? 会议证件是表明与会议直接有关人员身 份权利和义务的证据。 ? 一般来说，制发证件只限于大型会议或 重要会议，而通常的小型会议，不必制 发证件。 二、会议证件的作用 （ 1 ）表明会议期间各种人员 的身份，便于接待和会场的管理 。 （ 2 ）便于代表之间的相互辨 认和联系、交流。 （ 3 ）凭证出入会场，保证会 议安全。 （ 4 ）便于统计出席人数。 （ 5 ）给与会者留作纪念。 ? 会议证件是会议举行期间供与会人员与 工作人员以及其他相关人员佩戴使用的 证件。 ? 包括出席证、列席证、旁听证、来宾证 （或嘉宾证）、记者证、工作证、随从 证、保安证、配偶证、签到证等。 三、会议证件的种类 ? 1 ．会议名称，必须写全称 ? 2 ．会徽 ? 3 ．姓名 ? 4 ．照片 ? 5 ．证件种类 ? 6 ．组别或代表团名称 ? 7 ．证件编号 ? 8 ．会议日期 四、会议证件上的内容 第三章 会议筹备阶段的会务操作 第一节 拟定会议计划 第二节 拟定会议议程、日程与程序 第三节 制发会议通知 第四节 准备会议材料 第五节 制发会议证件 第六节 布置会场 本章要点与要求 ? ( 一 ) 本章要点 ? 拟定会议计划 ? 拟定会议议程、日程 与程序 ? 制发会议通知 ? 准备会议材料 ? 制作会议证件 ? 布置会场 ? ( 二 ) 本章要求 ? 了解会议计划的制作 ? 掌握制定会议议程、日 程与程序 ? 掌握会议通知的基本写 法 ? 能够给领导写发言稿 ? 了解会议证件的种类与 基本制作方法 ? 能够熟练布置中小型会 议的会场 第一节 拟定会议计划 ? 一、制订会议计划的意义 ? “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种 类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。 二、会议计划的主要内容 ? （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。 ? （二）成立会务工作机构，如有必要可 对工作人员进行分组。 ? （三）制订会议预算 （一）成立会务工作机构 ? 会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等 会议的组织、协调工作。 ? 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资 料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。 ? 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。 ? 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务 和对外宣传报道。 ? 财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。 ? 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保 密工作。 （二）制订会议预算 ? 1 ．会议经费的的构成 ? （ 1 ）交通费用 ? （ 2 ）会议室费用 ? （ 3 ）住宿费用 ? （ 4 ）餐饮费用 ? （ 5 ）旅游费用 ? （ 6 ）设备视听费用 ? （ 7 ）宴请及演出费用 ? （ 8 ）培训费或讲演费 ? （ 9 ）预计外支出 2 ．会议经费预算的原则 ? （ 1 ）科学合理 ? （ 2 ）总量控制 ? （ 3 ）确保重点 ? （ 4 ）精打细算 ? （ 5 ）留有余地 3 ．会议经费的筹措途径 ? （ 1 ）行政事业经费划拨 ? （ 2 ）主办者分担 ? （ 3 ）与会者分担个人费用 ? （ 4 ）社会赞助 ? （ 5 ）转让无形资产使用权 案例分析 ? 1. 引入案例： “汇丰冠军杯高尔夫赛”上海新 闻发布会 ? 2. 课堂练习示例： ? （ 1 ） 2005 年度全国热作信息工作会议预算 ? （ 2 ）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘 书处各组工作职责 第二节 拟定会议议程、日程、程序 ? 一、会议议程 ? 二、会议日程 ? 三、会议程序 ? 四、会议议程、日程和程序的联系与区别 一、会议议程 ? 会议议程是会议主要活动的安排 顺序，即将会议的议题按讨论、 审议和表决的次序编排起来并固 定下来，反映议题的主次、轻重、 先后。 二、会议日程 ? 会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按 单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议 题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活 动，如聚餐、参观、考察、娱乐等等。 ? 日程是表明会议