如何做好领导出差前的准备.docx

PAGE PAGE # 如何做好领导出差前的准备 课程描述： 行政人员作为领导的参谋和助手，工作的主动性和能力的高低直 接影响着领导的工作效率。尤其在出差这样的准备工作上，细致严谨 的准备工作可以有助于领导顺利、 高效的完成出差任务。而一旦准备 工作有所疏漏，则有可能产生严重的不良影响。俗话说： “行政工作 无小事”，行政准备工作的细致严谨在一定意义上也决定了领导出差 的顺畅和舒适程度。 通过本课程的学习，您会清晰地了解到行政人员在领导出差前的 准备在行政管理工作中的重要性。同时，我们将通过案例，为您提供 做好领导出差前准备工作的实用技巧与方法。 解决方案： 他山之石，可以攻玉。 虽然各行各业在进行领导出差前的准备工作时， 都有自己的方法 与技巧，但万变不离其宗！下面我们从实战经验中给大家总结一些方 法流程，以便大家参考，帮助我们少走弯路，直达成功。 要做好领导出差前的准备工作，我们一般要做好四方面的工作。 一是了解出差的相关事项； 二是替领导安排好出差行程； 三是准备好文件物品； 四是要协调好领导出差后遗留的工作。 在领导出差前，我们一定要了解领导出差的相关事项， 替领导做 好前期的了解、安排、沟通 宣怯单页 拜访客户f 一额导名片 、、、_相应的礼品 考赛项目心_鯉 杲点介鋁 招待旅游/帀晒用品 太阳鏡 芍卞事项二需办理事项的文件资料 芍卞事项二 周边事项的行程协调￡話露需篤 H了解相关事项4衣物根据风俗民族凤俗慕古族恶黑 H了解相关事项4 衣物 根据风俗民族凤俗慕古族恶黑 各国习惯注重若裝的正式 吃的满意饮食特 吃的满意 饮食特您口买的省出 宗教 风鱼习惯汩行贿 奁通地戛,避免耽误行程 應遊貓二怀闲参考 在此之后，我们要安排好领导的出差行程 我们先要了解出差事项。同时，我们要做好酒店的预订，查询公 司合约酒店，或依据上司喜好预定，一般会预订五星级、风景好、交 通方便、离目的地较近的酒店。 当然，我们要了解入住酒店的情况 是否提供早餐？ 是否有健身房？ 是否有娱乐设施? 周边环境如何？ 将这些反馈给领导，方便他出差休息。 此外，我们也要做好联系接待工作。告知目的地接待方相应的信 息，如行程、到达目的地时间、乘坐工具、领导喜好、饮食忌口等， 并询问接待事项，了解接站、住宿情况。我们也要获得接待人的联系 电话，以防万一 岀差流程审％出差事现 岀差流程审％ _~一 — 1」三 1「~S- L~ 三 十竺3 - 预截J公司司机亠厂『二4 查询公司■约酒店 安排出差行程卜依据上司喜好预定 安排出差行程卜 依据上司喜好预定 了解入住酒店情况 吿知对方领导信見』乏工二負 联系接处 询间接待事项./ 询间接待事项./ 接待人联系电话 随后，我们要帮助领导准备好出差的必备物品。 我们要准备好出 差资料，如公司介绍资料、相关文件、领导名片、会议资料、宣传册 等。同时，我们要准备好一些必须物品。 此外，我们要做好资料包的交付工作。 车票要放在信封里以免遗 失，并在封皮注明出发时间。同时，我们要准备目的地地图、目的地 公司地址、接待人联系方式、目的地公司联系方式等，一并交给领导 公司介绍 待渎文件 岀差资料d领导名片 会谏资料 宣传册 审批手续广- 审批手续 广-=■ 财务借款 准备文件物品P 菲評讨吉必须物品4 菲評讨吉 可选―—— 交付资料包二车票放信封里 封皮注明出发时间 目的地地图 丽丽再也址 接待人联系方式 目的地公司联系方式 交付资料包二 当然，我们也要协调好领导的现有工作安排。行政人员的这些铺 垫性工作的效率和效果，会直接影响领导工作的进程及其效率和效 果。 首先，我们要提醒领导安排好出差期间自己主管的部门工作， 避 免出差期间部门工作因无人领导而陷入停滞。 其次，我们要请领导与相关部门工作协调，请他告知相关部门负 责人自己出差的时间段，这里的相关部门主要指的是业务相关部门及 与自己工作往来密切的部门。避免因为领导出差，而使其他部门需要 本部门协调的工作受到影响。 最后，我们要提醒领导出差前将自己手头的工作安排好， 不是特 别紧急的事务可以选择暂停处理，待出差回来后再行处理解决。紧急 事务能转交给他人的就转交，不能交给他人处理的需要随身携带，出 差期间靠手机、电脑进行回复处理的需要做好相关工具的准备。 主管咅二厂工 主管咅二厂工化安爭 领导手头工作安耗 业务相关詡J 工作往来翔 暂停 转交 工貝准备 最后，我们把这几个方面结合起来，就形成了“领导出差前准备 工作”的整套方法流程。 或许文字的话大家并不是很清楚，我们可以看下面的思维导图， 能让你更加形象的理解和明白该 如何做好领导出差前准备工作。 拜访客户/尊与■若片 卞? Jtf皎的札話 斷盘议总盂* 常寮项目厂曲孤 ^PEtfi:a点価 ^PEtfi 「了解相关