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第五章办公室信息管理 信息”一词源于拉丁语，意为“陈述、解释”。办公室信息工作就是接受、交换和传输信息的过程。 信息的特征：客观性、时效性、传递性、共享性、开发性、依附性、可塑性、可伪性 信息表现形态分为：文字形态信息、声像形态信息、记忆形态信息 信息所涉及的社会领域分为：政治信息、经济信息、文化信息、教育信息、军事信息、科技 信息体育信息 信息来源性质分为：自然信息、社会信息 信息传递的范围分为：公开信息、内部信息、机密信息 办公室信息工作内容：日常工作的信息工作、操办会务的信息工作、文书处理的信息工作 办公人员进行信息工作的程序包括：收集、整理、传递、存储、利用和反馈等环节，各环节相互连接，密不可分。 办公室信息工作的特点：服务性、广泛性、综合性、时效性、准确性 办公室信息工作的原则：真实性原则、准确性原则、针对性原则、时效性原则、全面系统原 则、超前性原则 信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息，是信息利用的第一步，也是关键的一步。 信息收集的范围：上级信息、内部信息、平行信息、社会信息、国际信息 信息收集的渠道：大众传播媒介渠道、图书馆信息查阅渠道、练级信息检索渠道、关系渠道、 贸易交流渠道、调查渠道、信息机构渠道 信息收集的方法：收存、复印、记录、录音、录像、剪贴、网络查找 信息的整理是对收集到的大量原始信息，在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，使之便于传递、利用和储存。它包括信息的分类、筛选和校对。 信息分类的步骤：辨类、归类 信息分类的方法：时间分类法、字母分类法、数字分类法、十进制数学编制法、地区分类法 信息筛选的步骤：看来源、看标题、看正文、决定取舍 信息筛选的方法：查重法、时序法、类比法、专家评估法、老化规律法 信息校核的方法：溯源法、比较法、核对法、逻辑法、调查法、数理统计法 信息的综合分析：充实内容、综合分析、提出意见 信息传递的要素：信源、信道、信宿 信息传递的方向：内向传递、外向传递 信息传递的形式：信件、备忘录、通知、组织内部刊物、传阅单、新闻稿、新闻发布会、声明、直接邮件、 信息传递方法：语音传递、书面传递、电信传递、可视化辅助物传递 信息传递：全面审核、显示传递、安全保障 课后习题 1、从信息处理的角度看，办公室管理活动就是（ ） A.办公信息采集 B.办公信息加工 C.办公信息传输 D.办公室工作的信息化 2、办公室工作的基本任务是（ ） A.信息处理 B.文件整理 C.文件汇编 D.教据统计 3、一个完整的办公室管理工作程序网络图包括的内容（ ） A.工作 B.事项 C.线路 D.工作、事项、线路 4、在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（ ）。 A．“顷悉”、“际此” B．“谨启”、“钧启” C．“台鉴”、“惠鉴” D．“台安”、“钧安” 5、文员接受和领会上司意图时，应该（ ）。 A．用大脑用心记住 B．随时借助录音机记录 C．只需接受和领会、并贯彻执行即可，不要提问 D、注意倾听，用心判断指示的用意 6、邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，（ ）与文员的工作要求不一致。 A．每天开箱次数与邮局投递次数一致 B．取出邮件立即返回办公室 C．事先带上包袋返回办公室 D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办 7．文员分拣邮件不应该遵守（ ）标准。 A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣 C．按私人公务标准分拣 D．换邮件重要性分拣 8、文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ ）。 A．国名、地址、部门、姓名 B．姓名、地址、部门、国名 C．姓名、部门、地址、国名 D．姓名、国名、部门、地址 9．邮件的寄发不要考虑（ ）因素。 A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好 10、在写会议通知时，下列选项中，不一定要有（ ）。 A．会议经费 B．会议名称 C．会议的议事日程 D、会议时间和地点 1D、2A、3D、4D、5D、6D、7C、8C、9D、10A