第三章办公室时间管理.docVIP

办公室时间管理 办公室人员时间管理的目的——科学合理的安排和使用时间，提高工作效率 时间管理理论经历了四个发展阶段： 第一代时间管理理论、 备忘录型管理，一面顺其自然，另一面追踪时间的安排 优点：应变力强，管理上压力小，便于追踪待办事项 缺点：无严整的组织架构，忽略整体规划，疲于应付 第二代时间管理理论、 强调“计划与准备”，特色是记事簿 强调效率、个人责任感、确立目标、规划、时间表、期限 优点：追踪约会及该做的事，事情达成率比较高 缺点：易产生凡事都要安排的习惯，无思考空间 第三代时间管理理论、 主旨“计划、排序、控制”，强调价值观 特色是将每天的活动写在纸上或者输入计算机，详细制定计划表或组织表 优点：强调价值观，发挥目标效果，提高效率，井然有序 缺点：忽略自然法则，缺乏远见 第四代时间管理理论、 强调“一切以自然法则为中心”的罗盘理论，为人们提供了朝未来目标接近的方向，超越了传统上追求更快、更好、更有效率的观念 强调方向而非速度的重要性，也叫正北理论 有效时间管理的基本要求：强烈的时间管理意识、清晰的时间成本观念、时间的系统管理能 力、时间的合理运筹能力、灵活的时间运用技巧 史密斯法则中办公室的时间运筹主要分为：第一阶段，确定工作的重要性和必要性， 三个问题（我需要做什么？那件事能给我最高额回报？什么能给我最大的满足感？） 第二阶段，运用ABCD工作法来确定工作的优先顺序（紧急任务、重要任务、A：应该在第一时间去做，并值得为它花费大量的时间； B：计划好什么时候开始做，应该花费大量的时间； C：马上就做，但应在尽可能短的时间内完成； D：尽量控制做这类工作的时间，应该在完成了所有重要的、紧急的工作之后，花一点时间去做，甚至根本不去做。 时间运筹的基本原则：二八原则（20%的目标具有80%的价值，而剩余的80%的目标只有20%的价值） 时间表管理法：年度、季度、月、周、每日时间安排表 目标时间管理法前提：目标必须选准，否则南辕北辙 课后习题 1．在办公室的布置方面，（ ）的位置是上座。 A．离入口最远 B．离入口最近 C．靠近门口 　D．靠近窗口 2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜？（ ） A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条 B．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方 C．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理 D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密 3．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ ） A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来 B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做 C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力 D．对每一项工作作出安排，定好最后期限 4．为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进？（ ） A．工作人员工作尽可能专门化、单一化 B、尽可能定量控制办公室工作 C、重复性的工作尽量由机器完成 D、合理设计办公室的工作流程 5．文员制作日程安排计划表时，应避免（ ）。 A．上司没有经过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上 B．如果表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己能够了解的简单符号 C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间 D．日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃 6、文员根据上司指示，向对方要求约会时，（ ）是错误的。 A．如果用写信的方式，在估计对方收到信后，再打电话确认 B．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即通知 C．对方越忙越必须早一点联络 D．如果上司出差，可以在他回来的当天安排约会 7．以下关于预订工作的行为中，不适宜的是（ ）。 A．与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名），需再打电话弄清疑点应找同一人 B．首先要了解火车运行时间，上司对铺位的要求 C．如果预订需要有保证，应事先申明，如果想取消预订，也要在结帐之前打电话 D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其