工程公司档案管理制度.pdfVIP

档案管理制度 档 案 管 理 制 度 - 1 - 档案管理制度 第一章 总 则 第一条 为规范工程项目档案的形成、积累和归档行为，提 高档案管理水平和服务质量 ,更好地维护企业合法权益。 根据建设 部《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328 — 2001) 的要求， 结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所指的工程项目档案是指在工程经营管理、 工程施工管理及工程竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像 等不同形式的反映工程全过程的纸质和电子文件的统称。 第三条 本办法适用于公司承建的所有工程项目。 第二章 管理与职责 第四条 公司档案部负责公司所有项目工程档案的总归档与 保管工作。 第六条 项目部负责工程施工文件、声像荣誉实物资料的积 累、整理组卷、移交。 第七条 施工过程中的工程项目档案管理应设专职工程资料 员负责工程项目档案的收集、保管和移交归档工作，保证工程项 目实施全过程各种文件的完整、准确和真实有效。 第八条 实行总承包的工程项目，总承包单位负责收集、汇 总各分包单位形成的工程档案。 第九条 项目部负责按照要求将本工程项目档案移交城建档 案馆、建设单位，交公司的一份由商务部检查验收合格后交公司 - 2 - 档案管理制度 档案室。 第十条工程施工档案在工程结算后一个月内移交公司档案 第十一条 工程项目档案做到“三同步”，即：签订工程项 目合同与提出工程项目档案收集整理同步，工程建设进度与项目 档案形成积累同步，工程竣工验收与项目档案验收同步，使项目 档案管理工作始终贯穿于施工全过程。 第三章 工程项目档案的归档范围 第十二条 凡与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主 要过程和现状、具有保存和查考价值的各种载体的文件，均应收 集齐全进行汇总、整理和编目，并按档案管理要求进行分类组卷 装订后移交公司档案室，归档的工程项目档案必须达到完整、准 确、系统。 第十三条 工程项目档案归档的内容包括：工程经营文件、 工程施工文件、工程声像荣誉实物等。具体归档范围按照《建设 工程文件归档整理规范》（ GB/T50328 — 2001 ）执行。 （一）工程经营文件 工程招投标文件、 工程合同 （协议）、中标通知书、 工程 （预） 结算书、施工许可证等。项目备案文件、项目班子文件、项目管 理人员花名册、成本测算 (核算 )、成本分析、往来函件、变更指 令、各种签证、索赔文件、谈判记录、会议纪要、审计报告等。 （二）工程施工文件 - 3 -