文件及档案管理制度.pdf

文件及档案管理制度 为加强公司档案管理，更好地为公司的经济活动服务，特制定本规定。 一、管理体制：公司行政部设专职档案管理员，负责本公司档案的收集、管理、利用及 装订（装盒） 。各部门设兼职档案管理人员，负责本部门档案材料的收集、整理、使用及送 存 ,形成档案管理网络，便于查阅与归集，保证档案的准确、完整、保密、安全。 二、档案的分类： 1、须归档管理的外来文件包括： ⑴适用的法律法规、 国家标准、 行业标准、地方标准和国际标准、 国外标准以及需执行 的上级组织或业务主管部门的有关文件； ⑵政府、上级主管部门、建设行政管理部门等与工程建设有关的文件和中介机构信息。 ⑶政府、行业主管部门、建设行政管理部门、工程所在地方的与建设有关批文。 ⑷勘察设计资料，含图纸、设计修改通知单，设计变更通知单及签证图纸会审记录； ⑸监理单位（施工单位）交来的函件、会议纪要、各种计划报表、监理周报、月报、签 证等； ⑹工程专题报告，包括开工报告、停工、复工报告；工程预验收申请报告、工程验收申 请报告、工程竣工报告； ⑺经确认的质量检查验收记录、 供货单位提交的产品合格证书、 使用维护说明书和图样 资料； ⑻作为工作依据的其它外来文件和资料； 2、须管理的对外发文和内部文件包括： ⑴向政府、 上级主管部门、 建设行政管理部门等与工程建设有关的其他单位发出的申请、 请示、报告、联系函件。 ⑵对重要问题提出见解和处理办法。 ⑶招标投标有关资料及合同文件，包括可行性研究、勘察、设计、监理、施工等发包合 同和补充合同、及合同履行中发包人与承包人对有关工程的洽商、变更等书面协议或文件。 ⑷设计任务联系单、监理工作联系单及对外联系函件； ⑸人事录用档案；用工合同； ⑹公司内部文件、会议记录纪要、工作计划、考评鉴定、管理制度等。 ⑺工地现场检查记录、施工日志和大事记、公司阶段工作总结。 ⑻销售过程中与客户、外协单位交往中形成的文字资料、图纸、图表、计算材料、声像 资料等。 三、职责划分： 公司各部门负责各自职责范围内有关文件资料的具体管理工作， 各部门 应建立本部门文件清单或文件目录，掌握文件分布和更改记录。 1、计划部负责与设计单位沟通， 收集工程各阶段勘测设计文件、 科研报告及批复文件、 设计图纸及设计修改通知书和设计总结等资料， 按项目整理、 移交。 并负责提交本项目施工 图纸总目录、 设计修改总目录和技术要求总目录。 编写卷内目录及光盘 （或电子文件）一份。 2、工程部负责与施工及监理单位沟通，收集、整理、编制、移交工程监理业务范围内 形成的各项监理工作（工程质量、工期、投资等）的全部文件材料和监理工作总结；负责监 督检查及审核工程项目的承建单位在竣工档案的编制、 移交， 对竣工档案在形成中是否收集 完整、准确，负责竣工档案和竣工图的审核并签署意见。负责收集、整理、编制、移交各承 建总包单位的竣工档案，还责汇总整理各分包单位编制的竣工档案。 3、销售部负责在策划、推广、销售过程中与客户及外单位交往中形成的有关档案文件 的管理。 4、行政部负责有关合同、招标、人事及公司日常管理档案的统一管理，并就档案管理 工作对各部门的具体工作进行指导监督。 四、文件及档案管理办法 1、自编文件的处理程序步骤按如下执行： 拟稿人（拟文） 拟稿人部门负责人（审核） 如合同等需法律顾问审核时 公司法律顾问（审核） 总经理（批准、签发）