文件盒档案管理制度.pdf

20 文件盒档案管理制度 1 档案管理制度 第一章总则 第一条为加强公司文书档案、 声像资料的管理工作， 保证文 书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，特制定本制度。 第二条公司档案管理部门负责档案资料的归档督促和日常 管理工作。 第三条公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的 档案资料， 都要按照本制度的规定及时归档， 部分资料须在安全 管理部门和消防管理部门备份。 第二章文件资料的收集管理 第四条归档范围 …… 第五条……应及时将办理完毕或经批准的文件资料， 收集齐 全，加以整理、归档。 第六条一项工作由几个部门参与办理， 在工作活动中形成的 重要文件资料， 由此项工作的负责人收集， 并交档案管理部门归 档保管。 第七条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活 动，必须将重要文件资料向档案管理部门办理归档。 第八条各部门须有一名……，认真执行定期归档制度。 第三章归档管理 第九条……应根据业务及工作现状，编制“案卷类目” 。“案 卷类目”的条款必须简明确切，并编上明细名称。 第十条……应及时将文件资料按照 “案卷类目”放入文件夹 内，对号入座。 第十一条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附 件、请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。 第十二条对于重要的声像类资料， ……应在卷首附上文字说 明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄像者） 。 第四章附则 第十三条本制度由……负责解释。 第十四条本制度自颁布之日起施行。 20 文件控制管理制度 1 本公司编制并实施《文件控制管理制度》 ，对标准化管理体 系所要求的文件进行控制，包括适当范围的外来文件，以确保： （1）所有文件在发布前都得到授权审批人的批准，手册、 管理制度和各种台帐、记录、表格由总经理批准，操作类文件由 生产副总批准，操作规程、应急预案等则由总经理批准，以确保 其内容的充分性、准确性和适宜性。 （2 ）当公司的组织结构、产品、活动流程及法律法规等发 生改变时，由生产副总组织相关部门对所涉及的文件进行评审， 确定是否需要更新。 如因法律法规需要或质量改进的需要进行文 件修改时，由相关部门提出更改申请，生产副总进行审核。所有 文件的修改必须经过授权审批人的批准。 (3)文件发放部门对受控文件的发放进行控制， 记录文件的名 称、编号、版本、发放日期、回收日期等内容，以识别文件的现 行修订状态。 (4)受控文件发放前由发放部门负责人对发放范围进行审批， 以确保所有文件使用场所都可以获得所需文件的有效版本。 (5)文件的发放采用电子版通过网络或拷贝的形式， 以节省资 源，防止浪费。 (6)各部门使用的文件， 均应确保完整齐全， 不得随意删除和 修改，以利于识别和检索。 (7)与安全生产有关的法律法规、 管理标准、 技术标准等外来 文件在使用前均由原药行政部识别其适宜性和有效性，