文书档案的整理方法.pdf

文书档案的整理方法 文书档案的整理方法 一、概念 文书档案主要是指各单位从事社会管理活动中形成的具有 保存价值的文件材料，即法规性文件和行政性文件。法规性 文件是本单位制定和颁发的。具有法律性和强制性的文件。 行政性文件是本单位为贯彻执行法规、在日常政务活动中形 成的文件材料。目前我国党政军机关、部门使用和形成的文 件主要由：命令（令） 、指令、决议、决定、指示、布告、 公告、通知、通告、通报、报告、请示、批复、函、会议纪 要等。简单地说，就是各单位制发的 #8220; 红头文件 #8221; 和 #8220; 白头文件 #8221; （如总结、领导讲话、 情况汇报、合同、协议等等） 。 归档文件材料： 立档单位在其职能活动中形成的、 办理完毕、 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 二、归档文件规范整理的基本要求和基本步骤 1、归档文件规范整理基本要求 归档文件规范整理是档案管理工作的核心和基础，是一项重 要的、承上启下的工作，整理工作的质量直接关系到档案的 保管和利用。归档文件的收集范围应按国家档案局第 8 号令 公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 和经区档案局审批的 #8220; 三合一 #8221; 制度执行。整理 方法应符合《归档文件整理规则》 （DA/T 22 ）和《湖北省归 档文件整理实施细则》 （鄂档[2001]45 号）的规定，在计算 机和专用档案管理软件辅助归档的前提下，遵循文件的形成 规律，保持文件之间的有关联系， 区分不同价值， 便于保管、 利用和移交进国家综合档案馆。文件归档工作应按照国家 #8220; 双轨制 #8221; 管理的业务要求， 将纸质归档文件与 电子归档文件同步规范整理。 2 、归档文件规范整理基本步骤 归档文件规范整理按《归档文件整理规则》 、《湖北省归档文 件整理实施细则》 的规定进行。 以#8220; 件 #8221; 为单位 进行规范整理。基本步骤为：收集、装订、分类、排列、编 号、编目、装盒等七个环节。 三、归档文件的整理方法 1、收集。即是对本单位应归档的文件材料的接收。如何确 保文件材料的收集齐全完整？概括为十句话： 一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收； 五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收； 六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收； 八是结合年终检查，集中收； 九是年末立卷需要全面收； 十是在立卷过程中，发现不全要反复收。 那么，是不是所有收集起来的材料都要归档呢？回答是否定 的。国家档案局 8 号令《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》明确界定了机关应归档的文件材料和不应归 档的文件材料的范围。 机关应归档的文件材料： （1 ）上级文件材料。需要贯彻执行的政策法规性文件；代 上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印件；文件中涉及 到本单位的文件材料等。 （2 ）本机关的文件材料。这是重点，也更加符合 8 号令关 于收集的核心是 #8220; 以我为主 #8221; 的要求。包括各类 红头文件和白头文件等。主要是指反映本机关主要职能活动 和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具 有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国 家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料等。 （3 ）同级机关和非隶属机关的文件材料。主要包括虽不是 本单位主管业务但需要贯彻执行的法规文件；对本单位检查 的重要文件；重要的来往文件等