文件与档案管理办法.pdfVIP

***** 宗字【 2013】1号 文件与档案管理办法 第一条 总 则 公司文件与档案实行统一管理。为实现文档管理的程序化、规 范化，明确其分类、制定、审批、管理、保密等标准及要求，使文件 的管理既高效又安全，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于公司财务部、人力资源管理部、行政部、市场部、 销售部等部门在工作中形成或使用的、 办理完毕、 具有查考利用价值 的文件、传真、各种记录、出版物以及各种图表薄册、影像照片等。 第三条 文档管理部门 （一）公司行政部负责档案管理，各部门根据需要可设兼职的档 案管理员， 负责管理各部门的档案， 公司档案原则上均交由行政部保 管。文件处理完成后，原稿由行政部归档，文件的经办部门视实际需 要存留复印件， 如因业务处理特殊需要， 原稿需由文件经办部门保管 者，应经行政部档案管理员同意后妥为保存， 行政专员以复印件归档， 并在备注中注明。各部门使用原件完毕后应将原件交行政部保存。 （二）人事档案、财务档案、科技类档案等，由其职能部门负责 管理。 第四条 公司的发文 1、公司的发文，包括以公司的名义发文和以部门的名义发文两种。 2 、发文种类，包括制度、规范、决定、规定、办法、通知、通 报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。 3 、发文格式。以下格式不包含红头文件和传真文件，红头文件 须按照法定格式发文，传真文件另作规定。 1 ）字体设置。文件总题目采用黑体 2号；发文文号采用宋体四 号；文件正文采用仿宋 GB2312 小三（详见附件 1 ）；页眉与页脚 采用 11号楷体 -GB2312 ；主题词、 主送及抄报用黑体三号； 主送及抄 报的内容采用仿宋 GB2312 小三；共印几份及印刷日期采用仿宋 GB2312 小三。 2 ）页眉。除首页外的页眉要与正文用横线隔开，在横线左上方 标示公司 LOGO 及公司名称。 3 ）页脚及页码。页脚右下方标示文档的名称，页码位于文件底 端居中，采用“-1- ”的形式。 4 ）页边距及行距。上下边距为 2.8 ，左边距为 2.8 ，右边距为 2.5 ， 行距 1.5倍。 5 ）成文日期。成文日期右空 4 字，如“2013 年 5 月10 日”标为“二0 一三年五月十日”。 6 ）加盖印章。加盖印章应上距正文不到一行的空白，端正、居 中下压成文日期，当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧 压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心 线压在成文时间上。印章须与正文处同一面。 4 、文号的管理：发文文号规范如下： 1 ）以公司名义发文，用“宗字 [年] ×号”，此文号用于公布公司的重 大事项及向董事会、政府机构及相关企事业单位的发文。 2 ）有关行政部工作事务的发文：用“宗办字 [年] ×号”。 3 ）有关人力资源部工作事务的发文，用“宗人字 [年] ×号”。 4 ）有关财务部工作事务的发文，用“宗财字 [年] ×号”。 5 ）有关市场部工作事务的发文，用“宗市字 [年] ×号”。 6 ）有关销售部工作事务的发文，用“宗售字 [年] ×号”。 7 ）有关工厂工作事务的发文，用“宗厂字 [年] ×号”。 8 ）公司的