文件记录和档案管理制度范本.pdf

精品文档 文件、记录和档案管理制度 1 目的 对记录进行控制以及文件、档案的有效管理。 2 范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规 定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 3 职责 3.1 各过程管理部门职责： 3.1.1 负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2 负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3 负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4 负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记 录。 3.1.5 负责文件更改内容等。 3.2 各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.3 各部门负责本部门记录的建立与管理。 4 程序内容 4.1 确定文件种类 4.1.1 为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外 来文件、综合管理体系文件。 4.1.2 外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、 条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、 规定和办法；相关方的期望和要求。 . 精品文档 4.1.3 综合管理体系文件 a. 方针、目标和指标； b. 实现方针、目标和指标的策划； c. 控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4 资料和记录 相关的资料包括但不限于： a. 各类分析 / 评价 / 统计数据； b. 特种设备及其附件的安全技术监察（检测）资料； c. 图纸、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d. 各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e. 专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f. 危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） ; g. 技术资料； h. 供应商和承包商档案； i. 作业许可证等； h. 其他资料。 4.2 提出文件的编制和修改需求 4.2.1 所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人 提出申请。 4.2.2 过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3 指定编写人 4.3.1 如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。 . 精品文档 4.3.2 管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的 程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制； 安全管理内部文件：安全管理制度、安全操作规程、作业文件、记录和档 案等。 4.4 进行编写 4.4.1 按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容： a. 目的：明确编制本文件要达到的目的； b. 范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围； c. 定义：需要对使用人解释的术语或词汇 ； d. 职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门； e. 程序 / 规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限； f. 相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件； g. 相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录 ； h. 修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录； i. 文件概要 / 流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图； 4.4.2 文件的编号 文件的编号由各部门负责统一编号，文件类型加流水号。 4.5 评审和审批 4.5.1 文件评审，文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管 审核同意，再送交相关部门主管审阅会签。 4.5.2 文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如 果不同意将文件返回文件编写人（或部