文书档案整理归档验收标准.pdf

附件： 1 文书档案整理归档验收标准 ( 一 ) 保证归档文件数量与内容的完整性。任何单位或 个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的 文件材料。文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保 发文和应归档的收文收集齐全。 ( 二 ) 装订应整齐、 安全、 美观。 归档文件按“件”装订。 5 页以上的以“三孔一线 的方式缝订， 须将文件左、 下边对 齐； 5 页及以下的以“包边角 的方式缝订，须将文件左、下 边对齐。确保不压字、无金属物，超过 A4 纸张的 应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。 ( 三 ) 文件保管期限划分应科学、准确。以《省担保集团 文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实 际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料 内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划 分文件保管期限 ( 永久、 30 年、 10 年 ) ，以便于保管和利用。 ( 四) 归档文件排列应正确、有序。应首先遵循“事由原 则”，同一事由的文件应相邻排列。不同事由的文件，依次 按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条 件进行排列。每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末 页外边上角标注。 ( 五 ) 档案排列应体现其特征与逻辑联系。归档文件依 据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件， 永久、 30 年、 10 年各一个流水号，分别从 1 号起编。 ( 六 ) 加盖、填写归档章应清晰无误。在文件首页上端的 空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。归档章式 样如下图： ┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓ ┃ 全宗号 ┃ 文件年度 ┃ 件号 ┃ ┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫ ┃处室名称 ┃ 保管期限 ┃ ┃ ┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛ 例：担保办 [2011]98 号文件总经办 2011 年度永久 保存第 26 件文书档案，则该文件归档章应为： ┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓ ┃ 6 6 ┃ 2 011 ┃ 2 6 ┃ ┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫ ┃ 总经办┃ 永久 ┃ ┃ ┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛ ( 七 ) 档案著录应做到真实、完整。文件机读目录各项应 照实录入， 不得简化或缩写。 发文可使用“文件管理” 内“文 件归档”功能直接转入并补齐著录项。对没有题名或题名含 义不清的文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并用 “[ ] ”号填写在目录中，力求清楚、规范、准确、便于查 找。 ( 八 ) 配套目录应报送齐全。归档文件移交档案室时，每 盒内应有该盒归档文件目录一份，放于该盒内文件上方，并 另交本部门全部归档文件目录打印件一式两份。 ( 九) 纸质公文应与电子公文并行存档。文书人员应将电 子公文 ( 包括定稿的 WORD文档、电子附件等 ) 与纸质公文一 并收集完整，录入计算机档案管理系统，并保证其原始性和 真实性。电子文档与电子附件在文件生成时未存入档案管理 系统的，各处室应在移交档案前及时补齐。转发公文时，若 被转发文无电子文档，文书人员应同时扫描被转发公文，一 并作为电子公文上传至档案管理软件。 ( 十 ) 文书人员应根据移交前检查情况及时纠错。对移交 的文书档案，档案人员检查后发现不符合归档要求的，文书 人员应立即收回纠