文书工作与档案管理.pdf

1、文书的概念 ;一是指文字材料，二是指文字书写，三指从事文书工作的人。文书是人们在 社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料， 是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。 2 、文书包括公务文书和私人文书。 3 、公务文书，简称公文，是指机关在公务活动中形成和使用的具有特定格式的文书，如请 示、批复、报告、通知等。 4 、文书的作用：主要在于它可以作为传达和贯彻执行党和国家的各种路线方针、政策、管 理实务，处理事务，沟通机关、单位之间联系的一种工具。具体变现：领导指导作用；行为 规范作用；公务联系和知照作用；凭据记载作用；传递信息和宣传教育作用。 5 、档案的概念； 档案是机关、 组织、 和个人在社会活动中形成的， 保存备查的文字、 图表、 音像以及其各种方式好载体的历史记录。档案是最原始的历史记录。 6 、档案的特性 （1）来源的广泛性。 （2 ）形成的条件性。 其一，处理完毕的文件才能作为档案。 其二， 对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件， 才有必要作为 7 、档案保存。 其三，按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 （3）记录方式和载体形式的多样性。 （4 ）原始的记录性。 8 、档案的类别；文书档案、科技档案、专门档案 9 、档案的作用 （1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用。 （2 ）历史凭据作用。 （3）科学研究的基础和条件作用。 10、文书与档案的关系： 1）、文书与档案的联系 （1）两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。 （2 ）在内容格式上完全一致。 （3）两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归结。 2 ）、文书与档案的区别 （1）两者的性质和形式不同。 （2 ）两者的目的和作用不同。 （3 ）两者存在和发挥效用的时间不同。 11、文书工作的组织机构：一种设立专门的文书工作机构；一种不需要专门文书工作部门， 只在办公室、秘书室、内设一两个专职或兼职负责文书工作的人员。 12、档案管理的工作机构类型： （1）档案室； （2 ）档案馆； （3）档案事业管理机构； 第二章 1、公务文书，简称公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式 的公务文书。 2 、文书种类的划分 １）按公文种类名称是否法定划分 （1）法定公文（ 2 ）事务文书 2 ）按公文的来源去向划分 （1）发文（ 2 ）收文 3 ）按公文的行文方向划分 （1）上行文 （2 ）下行文（ 3）平行文 4 ）按公文阅读范围和机密程度划分 （1）公布的公文（ 2 ）内部公文 5 ）按公文的使用范围划分 （1）通用公文 （2 ）专用公文 （3 ）技术公文 3 、党政文书类别：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意 见、函、会议纪要。 4 、公告和通告有哪些区别：公告的事项应该是国家大事，非重要非法定事项不宜用公告， 公告的发布权限有严格规定。 通告往往针对实际业务活动而发布， 可用来公布社会生活中的 一些具体事务，制发单位十分广泛。 5 、文书的格式：组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。 6、眉首一般由公文份数序号、 密级和保密期限 （“绝密”、“机密”和 “秘密”）、紧急程度 （“特 急”、“急件”）、发文机关标志（发文机关标志由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组 成。）、发文字号、签发人等部分组成。 7 、主体：主体一般由标题（发文机关、事由、文种三部分组成） 、主送机关（又称送达机关 和行文对象， 是指发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关和单位。 ）、正文 （正文是 文件的主体部分，用来表述公文的具体内容， 体现发文机关的意图，是公文的核心。 ）、附件 (用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的