文书及档案管理制度及办法.pdf

文书及档案管理制度及办法 一、工作制度 （一）文书处理制度 1、根据《国家行政机关公文处理办法》 ，结合委内实际切实做好文书处理工作， 加强科 学管理，使之规范化、制度化、科学化，提高文书处理工作的效率和公文的质量。 2、坚持及时、准确、安全的文书处理原则，行文要规范，要注意效用，要少而精。 3、收文。每天的收支由内收发负责签收、拆封、登记后、交办公室负责处理文件的主 任或副主任，按委领导分工，科室职责及时提出拟办意见，做到不积压、不漏办，不错办。 领导和各科室收到的文件，报告、会议材料，要主动交办公室统一按规定登记处理。 拟办和批办文件要坚持做到，如何办理有意见，领导阅后有批示， 阅者有签名，办理结 果有记载，做到件件有交代，事事有着落，急件急办，文件送各科室承办后，文秘人员要根 据领导的批示，按要求及时检查、督促办理。承办人员应在规定时间内办完，如不能办完， 需说明情况对重要文件和急件，领导应亲自督查。 建立健全催办、 督办制度。 根据文件的时限要求和轻重缓急， 办公室负责同志和文秘人 员要进行督办， 催办，急件要及时催办， 防止积压漏办。 一时不能答复的文件应向来文单位 说明理由。 文件的传阅。需传阅的文件按传阅范围经登记后，由文秘人员直接传递，避免漏传、误 传和延误， 并严格履行签收和注销手续， 阅者签名，以示负责。凡传阅的文件一般应在三天 之内退还收发室， 确因工作需要要延长时间的， 应及时办理借阅手续， 任何人都不得抽留或 横传文件。 4、发文。公文一般由发文机关、秘密等级、急缓程度、发文字号、签发人、标题、主 送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注主题词、抄送机关、印发机关和时间等组成。 （1）拟稿。文件的起草要做到全面，准确地反映客观实际情况。符合国家的法律、法 规，符合党的路线、方针、政策，能完整准确地体现本机关领导的意图。语言要通顺，文字 要规范、精炼，书写工整，标点准确。 （2 ）公文标题民。文件标题一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。标题一定 要新颖、简炼、突出主题。 （3）核稿和审签。凡是以委的名义上报、下发的文件，各科室拟稿并由科室负责人审 查后，送综合科立，最后送交委办公室负责人核稿，由办公室按领导分工送批。 （4 ）草拟公文应用拟稿头页，必须有拟稿人、核 稿人、审签人签名并注明时间。文件 主签人要签署自己的意见，以示负责。 （5）拟制文件时，除综合性的计划、报告、总结和指示外，应严格执行“一文一事” 制度，避免“一文数事”和“报告”中夹带请示事项。任何文件均应写明发文机关的全称和 发文的年月日。 （6）罔以委名义发出的文件，统计报表、资料、简报等，应统一由办公室分别编叫、 登记。 几个部门联合行文，应将主办机关排列在前，标明主办机关的发文字号。有关科室应 认真审核并签名，以示负责。 （7）打印文件要清晰、整齐、美观，要求规范化。校对文件要一丝不苟，认真负责， 保证文件质量。文件的校对装订、分发由拟搞科室负责。行署大院各部门文件由科室送达， 其它各部门和各县文件交办公室收发人员统一寄送。 （8）印间和用印， 印章要妥善保管， 保障安全。 用印要坚持原则， 除正常工作用印外， 其他方面的用印需经办公室主任同意或请示委领导批准。 印章要端正、 清晰地盖在发文机关 名称上，印间昨落款的机关名称要一致，否由文件无效。对外用印须有登记和签名。 5、建立健全会议纪录制度。会议纪录可以反映机关活动的历史面貌，必须认真坚持做 好各种会议纪录。 6、建立健全文书立卷归档制度 （1）为了搞好一年一度的文书立卷归档工作，必须收集齐全反映本机关职能的各种载 体的具有考查利用价值的文件材料（文字、图表、照片、录音、录像、电报等均属于归档范 围）。 （2 ）健全平时的归档制度。由办公室按所制定的案卷类别，指导各科室做好平时的归 档工作，以保证文件材料的齐全完整、安全，便 于查找利用，为年终